Veiligheidsregio IJsselland is verhuisd en is nu gehuisvest in vier clusterkazernes. Op de vestiging in Zwolle is bovendien een nieuwe serverruimte ingericht. 'Een project waar een flinke tijdsdruk op stond', zo oordeelt vakteamleider I&A Robert Steenbergen, 'maar we kregen nu wel de gelegenheid om alles strak en netjes neer te zetten. De serverruimte is nu zeer geordend en goed gedocumenteerd.'
Binnen de Veiligheidsregio IJsselland werken elf gemeenten samen op het gebied van brandweerzorg, crisisbeheersing, geneeskundige hulpverlening bij ongevallen en rampen en rampenbestrijding. Door samen te werken, kunnen zij bij rampen en crises slagvaardiger en professioneler optreden.
De Veiligheidsregio is sinds kort gehuisvest in grondig verbouwde ‘clusterkazernes’ in Hardenberg, Kampen, Deventer en Zwolle. In Zwolle betekende deze reorganisatie dat het aantal werkplekken binnen de brandweerkazerne moest worden uitgebreid van vijftig naar honderd. Maar ook de ICT-voorzieningen, waar de in totaal zevenhonderd medewerkers van zowel de Veiligheidsregio IJsselland als de GGD van afhankelijk zijn, moesten op de nieuwe locatie in Zwolle worden ondergebracht.
‘Op dit punt kregen we te maken met twee grote uitdagingen: de nieuwe serverruimte moest in een kleine ruimte worden gerealiseerd, en dat in een kort tijdsbestek’, vertelt Jan-Anne ter Horst, systeem- en netwerkbeheerder bij de Veiligheidsregio IJsselland.
Deadline
‘We wisten al eerder over de verhuizing, maar pas zes maanden van tevoren kregen we meer duidelijkheid over veel aspecten’, legt Ter Horst uit. ‘Zo was nog niet duidelijk wie de hoofdaannemer van de verbouwing werd, en in welke ruimte we de servers gingen huisvesten. Toen die duidelijkheid er wel was, moesten we echt direct aan de slag. Anders konden we de deadline niet halen.’
De toegewezen locatie, een voormalige opslagruimte compleet met luchtconditioneringsbuizen en een sprinklerinstallatie, was verre van ideaal. ‘De ruimte was te klein om al onze servers in te huisvesten, en die moet je dan gaan inrichten met het oog op groei’, zo schetst Ter Horst de uitdaging waar de Veiligheidsregio IJsselland voor stond. ‘Dan is het fijn om samen te werken met een partij als X-ICT die met je meedenkt hoe je dit probleem slim kunt oplossen en gewoon zegt: ‘we gaan het doen’.’
Eerst opruimen
De eerste stap in het ‘slim oplossen’ van het ruimteprobleem was het opruimen van de twee oude serverruimtes. Ter Horst: ‘We hebben gekeken hoeveel servers we mee gingen nemen, hoeveel servers we daarvan konden migreren naar een kleiner formaat en of we het aantal servers met behulp van virtualisatie nog konden terugbrengen. Uiteindelijk kwamen we tot de conclusie dat we vier serverkasten, een infrastructuurkast, een netwerkkast en een telefoniekast nodig hadden.’
‘Maar voordat je een kast hebt gevuld met servers, heb je een deel van de ruimte al weggegeven aan zaken als stroomvoorziening, bekabeling en koeling’, vervolgt Ter Horst. ‘Voor ons was het dan ook belangrijk om op zoek te gaan naar oplossingen die geschikt zijn voor toepassing in kleine ruimtes. De voorzieningen in de nieuwe serverruimte moesten bovendien volledig redundant worden uitgevoerd.’
Ruimtebesparende apparatuur
De zoektocht naar apparatuur die zo min mogelijk ruimte in beslag neemt maar wel verdere groei mogelijk maakt, leidde onder andere naar een Symmetra PX UPS-systeem en vier InRow Direct Expansion-koelingunits van Schneider Electric. ‘Ons uitgangspunt is altijd dat een serverruimte niet de beperkende factor mag worden’, zo stelt Erwin van ’t Ende, senior adviseur bij X-ICT dat zorgde voor het advies, ontwerp en de bouw van de nieuwe serverruimte. ‘De apparatuur van Schneider Electric sluit goed aan op dat uitgangspunt. Zo is de koeling toerengeregeld, waardoor de koeling heel eenvoudig met de load meegroeit. Maar ook de ups groeit met je mee.’
Daarnaast koos Veiligheidsregio IJsselland onder andere voor een verhoogde vloer, een blusgasinstallatie van Ansul en Schneider Electric’s StruxureWare dcim-oplossing voor remote beheer en monitoring van de ruimte. ‘Het goed kunnen beheren en monitoren was een belangrijke eis die we stelden aan de nieuwe serverruimte’, aldus Ter Horst. ‘We willen alles centraal monitoren zonder zelf in de ruimte te komen en we willen een alarm krijgen als er iets aan de hand is. Door regelmatig in de rapportages te kijken, komen we bovendien te weten wat er allemaal nog meer speelt.’
Big bang
Toen de ruimte eenmaal helemaal was ingericht, koos Veiligheidsregio IJsselland voor een ‘big bang-verhuizing’. ‘De serverruimte was helemaal klaar; dan moet het lukken om in één keer vier serverkasten in te regelen’, oordeelt Ter Horst. ‘Als je kiest voor een stapsgewijze verhuizing, dan moet je je serverpark heel goed uittekenen om te weten te komen wat precies de consequenties zijn van het verhuizen van één server. Ook loop je het risico dat een verhuizing langer duurt dan noodzakelijk is. En je moet zorgen voor een tijdelijke verbinding met je oude locatie. Dat brengt echter extra kosten met zich mee.’
Op basis van een tweedimensionaal voorontwerp van de serverkasten tekende Veiligheidsregio IJsselland tot in detail uit welke patchkabels met welke kleurcodering in welke poort moesten worden gestoken. Om in het geval van een crisis ook tijdens de verhuizing te kunnen opschalen, was er een uitwijk geregeld bij de politie waar ook het telefonieverkeer binnenkwam. ‘Ook hebben we hiervoor veel data tijdelijk gekopieerd naar usb-devices’, aldus teamvakleider I&A Robert Steenbergen.
‘Het belangrijkste moment was het schakelen van de providers’, blikt Steenbergen terug. ‘Op het moment dat je verbinding hebt op je nieuwe locatie kun je verder met de verhuizing. Uiteindelijk hebben we alles in ongeveer vijftien uur verhuisd. Het lastigste was nog het uitbouwen van de servers op de oude locatie. Daar hadden we te maken met slecht toegankelijke kasten, onduidelijke bekabeling en schroeven die we moeilijk los kregen.’
Spic en span
‘Het was alles bij elkaar best een behoorlijke klus’, zo concludeert Steenbergen. ‘Maar het grote voordeel is dat we nu wel een nieuwe serverruimte hebben gebouwd die helemaal spic en span is. De ruimte is nu zeer geordend en goed gedocumenteerd. En wat netjes is, is ook leuker om netjes te houden.’
‘Het uitgangspunt bij de Veiligheidsregio IJsselland is dat een medewerker na het opstarten van zijn computer binnen een minuut zijn werkblad te zien krijgt. Die doelstelling wordt nu gehaald; het draait allemaal erg stabiel’, vult Ter Horst aan. Ook het aantal storingen is tot een minimum teruggebracht, wat voor een organisatie als Veiligheidsregio IJsselland zeker geen onbelangrijk gegeven is, zo begrijpen we van Steenbergen. ‘Als er in de regio een grote stroomstoring is, dan zijn wij de organisatie waar iedereen naar kijkt. Dan maak je geen goede beurt als je zelf ook niet bij je informatie kunt.’
