B2B-betaalproces gaat veranderen

Laten we eerlijk zijn: B2B-betalingen zijn ingewikkeld, veel ingewikkelder dan betalingen van de consument. Je hebt te maken met timing issues veroorzaakt door wisselende betalingstermijnen. Terwijl in een betalingsrun vaak meerdere facturen worden verwerkt. Die verwerking duurt uren, omdat informatie over de overschrijving slecht te vinden is.

Toch hoeven zakelijke financiële transacties niet ingewikkeld meer te zijn. De kracht van de hedendaagse businessnetwerken spelen hierin een belangrijke rol.

Transacties vinden in de business vaak nog op traditionele wijze plaats. Partij A maakt een factuur op voor partij B en stuurt deze vervolgens uit. Partij B ontvangt de factuur die op basis daarvan bij de bank een betaling inboekt. Vervolgens vindt de transactie plaats tussen twee bankrekeningen, op zijn best zo’n dertig dagen nadat de dienst geleverd is. In deze digital economy is dat hopeloos ouderwets, onnodig traag en risicovol. Gelukkig kan het ook anders.

Het traditionele factuurproces heeft vier aandachtspunten:

1. Traag.
Er bestaat in de zakelijke wereld nog altijd een groot, gapend gat tussen de verleende dienst en het moment van afrekenen. De gebruikelijke betalingstermijn van dertig dagen is eigenlijk een vreemd verschijnsel. In de consumentenwereld is het ondenkbaar dat iemand boodschappen doet en bij de kassa vrolijk roept dat hij volgende maand waarschijnlijk wel even terugkomt om zijn volle boodschappenkar af te rekenen. Dit fenomeen houdt zich vooral in stand om cashflowredenen: doordat ieder bedrijf zijn eigen vertraging in inkomsten compenseert door de betalingen ook een x aantal dagen uit te stellen.

2. Arbeidsintensief en foutgevoelig.
Het gaat gepaard met handwerk en is (dus) gevoelig voor fouten. Denk aan dubbele betalingen, ‘zoekgeraakte’ facturen en verkeerde bankrekeningnummers.

3. Ondoorzichtig.
De status van de factuur is niet direct inzichtelijk. Het enige dat partij A kan doen ter informatie-inwinning is het plegen van een telefoontje naar de administratieafdeling van partij B.

4. Fraudegevoelig.
Zeker voor grotere organisaties die tientallen facturen per dag verwerken, is het overzicht al snel zoek. Facturen worden soms klakkeloos geaccordeerd en dat werkt fraude in de hand. Spookfacturen kunnen bedrijven veel geld kosten.

De belangrijkste oorzaak van de populariteit van papieren facturen is de grote hoeveelheid informatie die je er letterlijk aan kan vastnieten. En die informatie hebben bedrijven nodig, zeker omdat er een flink tijdsverschil zit tussen de betaling en de dienstverlening.

E-invoicing: een eerste stap

De laatste jaren zijn grote stappen gezet rondom de digitalisering van dit omslachtige facturatieproces. Maar al die losse e-invoicing diensten missen een laatste schakel: een voorziening voor het doen van de financiële transacties zelf. Een halfslachtige koppeling met de bank is nog vaak de enige optie. Bovendien zijn deze platformen in veel gevallen lastig bruikbaar voor externe partijen en door een wildgroei aan diensten maakt het de verwarring alsmaar groter.

Digitaal netwerk

De oplossing is de integratie van e-invoicing in een digitaal bedrijfsnetwerk, inclusief een digitaal betalingssysteem. Met een digitaal betalingssysteem kunnen binnenkomende facturen direct verwerkt en betaald worden, zonder menselijke interventie. Een aangesloten bankmaatschappij verwerkt op de achtergrond de betalingen.

Dit is een enorme efficiencyslag op het gebied van arbeidsintensiviteit en foutgevoeligheid. Namen en rekeningnummers kloppen altijd, want deze komen rechtstreeks uit de profielen van de bij het netwerk aangesloten bedrijven. En handwerk is tot een minimum gereduceerd. Informatie en status van transacties zijn altijd en overal opvraagbaar, in realtime. Bovendien zijn de betaalopdrachten automatisch gekoppeld aan de bijbehorende facturen, die weer gekoppeld zijn aan de geleverde dienst. Volledig ‘procure-to-pay’ dus. En spookfacturen zijn vanwege die transparantie niet aan de orde.

In deze digital, hyperconnected economy zijn papieren facturen echt niet meer van deze tijd. In businessnetwerken geïntegreerde digitale betaalsystemen brengen het gemak van diensten als Paypal naar de businesswereld.