De omvang en complexiteit van it-systemen neemt toe. Net als de uitdaging voor it-afdelingen om waarde te blijven leveren. Naar schatting wordt twee derde van het it-budget uitgegeven aan het onderhoud van bestaande systemen en deze kosten laten duidelijk een stijgende lijn zien. Ook is het helder dat de traditionele benaderingen al deze ontwikkelingen maar moeilijk bij kunnen benen.
Applicatiemanagement is een spel van grote cijfers geworden. Een behoorlijk uitdagend spel. Om het simpel te zeggen moeten metingen vanuit de gehele applicatieomgeving geconsolideerd en geanalyseerd worden. Dit moet ook steeds vaker realtime gebeuren om te zorgen dat de bedrijfskritische processen voldoende beschermd zijn. Hoe meer mobiel en webbased de tools zijn in de applicatiemix, hoe complexer het wordt om het it-landschap goed te managen en te monitoren.
Deze complexiteit leidt tot een aantal belangrijke vragen: Interne structuren creëren of outsourcen? Alle applicaties aanpakken of prioriteren? Welke cijfers geven ons het beste inzicht in hoe de systemen het bedrijf daadwerkelijk ondersteunen?
Erp-applicatiemanagement
Binnen het it-landschap is erp een van de belangrijkste bedrijfsapplicaties. Ik deel hier daarom mijn visie, op hoe bedrijven het beste om kunnen gaan met erp binnen hun applicatiemanagement.
Erp gaat over veel meer dan ‘alleen maar software’. Het is een platform dat de verschillende bedrijfsentiteiten met elkaar verbindt en dat zich constant uitbreidt. Bijna elk bedrijfsonderdeel is afhankelijk van dit systeem. En het is de toenemende complexiteit die het zo moeilijk maakt voor dit soort systemen om te voldoen aan de managementverwachtingen. Zeker in een tijd waarin maximale waarde uit elke geïnvesteerde euro geperst moet worden.
Volgens Panorama Consulting voldoet maar liefst 75 procent van de erp-implementaties (afgerond sinds 1995) niet aan de vereisten op het gebied van tijd, budget of waargenomen waarde. ZWorden deze producten dan niet goed verkocht? Of zijn de verwachtingen van bedrijven niet realistisch als het gaat om de resultaten van hun initiële it-investering?
Een erp-systeem heeft continu onderhoud nodig om voldoende bedrijfsrelevant te blijven. Vaak onderschatten bedrijven dit. Niet alleen in termen van belangrijke leveranciersupdates, maar ook als het gaat om de ontwikkelingen van het bedrijf en de processen zelf. Zelfs een kleiner mkb-bedrijf zou rekening moeten houden met honderden kleine aanpassingen en updates per jaar.
Expertise
In sommige gevallen kunnen de onderhoudskosten de initiële investeringen binnen de korte tot middellange termijn overschrijden. En dat is wanneer het allemaal goed gaat. Fouten in verandermanagement kunnen nog veel meer tijd en geld kosten. Daarnaast heeft het een negatieve impact op het vertrouwen van de gebruikers en de inspanningen van de organisatie om de best practices van het systeem toe te passen.
Veel bedrijven investeren behoorlijk veel in implementatieconsultancy, maar helaas wordt de continue investering daarna vaak verwaarloosd. Om return on investment (roi) op de lange termijn te bereiken, moet je de juiste mensen paraat hebben om het systeem in lijn te houden met de vereisten. De combinatie van sterk geïntegreerde systemen en de moderne bedrijfscultuur van continue verandering (denk ‘lean’) zet een enorme druk op de effectiviteit van it. Zelfs kleine veranderingen kunnen een flink domino-effect hebben. En het enthousiasme om bedrijfsprocessen continu te verbeteren gaat niet altijd gepaard met hetzelfde soort enthousiasme om te zorgen dat de ondersteunende it dit bij kan benen. Als een organisatie er niet in slaagt om alles goed af te dekken, dan kan dat een kostbare én onnodige fout zijn.
Blijf in control
Voor continue controle en maximale roi is een structurele benadering voor application lifecycle management (alm) noodzakelijk. Hierbij komen gestandaardiseerde structuren en processen kijken. Hierin ligt vast hoe de verandering wordt geïdentificeerd, gedefinieerd, geïmplementeerd en gereviewed.
Het is echter erg moeilijk om de juiste mensen te vinden – en te behouden – om ervoor te zorgen dat het erp-systeem effectief meebeweegt met de groeiende business. Daarom is het outsourcen van deze uitdaging voor veel bedrijven de beste optie. Zij zetten externe partijen in voor het management en support van hun erp-systemen. Of ze gaan nog een stap verder en kijken naar de cloud, in de hoop dat SaaS een stuk van de complexiteit wegneemt. In sommige gevallen leidt dat tot de gewenste resultaten, maar het is niet een vaststaand gegeven.
In de cloud een ander spel
Wanneer bedrijven in de positie zijn om de complete it-omgeving in de cloud te runnen, kunnen ze ook succesvol zijn in het effectief outsourcen van de gehele applicatie-uitdaging. Maar dit is vaak nog een stap te ver voor veel bedrijven door de complexiteit van het applicatielandschap, een groot aantal legacy-applicaties of puur door de kosten. Veel bedrijven kiezen daarom voor de hybride benadering: een mix van applicaties in de cloud met on-premise software-installaties. Dit kan echter ook leiden tot een extra laag van complexiteit. Vooral als bedrijven SaaS-oplossingen van verschillende leveranciers proberen te integreren.
Veel applicaties ondersteunen vaak wel dertig of veertig bedrijfscomponenten. Wil je tijdig kunnen inzoomen op de oorzaken van performanceproblemen, dan is het noodzakelijk om een goed en gedetailleerd overzicht te hebben van hoe alles zich tot elkaar verhoudt. En dit is een grote uitdaging. Steeds meer mkb-bedrijven realiseren zich dat ze dit overzicht niet hebben. Ze sporen problemen vaak ook nog handmatig op. Hierdoor verloopt de diagnose langzaam en het vergt enorm veel resources.
Redding nabij
Om deze nieuwe uitdagingen aan te pakken is een nieuwe reeks apm-oplossingen op de markt gekomen: Cloud application management for platforms (Camp). Deze SaaS-tools stellen kleine, middelgrote en zelfs grote bedrijven in staat om hun webbased en on-premise applicaties binnen één oplossing te monitoren en te managen.
Maar deze discipline is nog wel in ontwikkeling. Veel public cloud-leveranciers moeten nog ‘capabilities management’ inbouwen in hun oplossing. Ondanks het groeiend aantal standalone oplossingen die zijn ontstaan om de toenemende complexiteit te managen. Aan de andere kant belooft Camp-innovatie ook snel te groeien. Het creatief toepassen van netwerkanalyse maakt daarbij meer automatisering mogelijk. Ook zorgt het ervoor dat systemen het volledige applicatielandschap effectief kunnen bekijken, traceren en vormgeven.
Conclusie
Applicatiemanagement verandert snel. Onder druk van steeds complexere oplossingen, nieuwe technologieën en organisaties die software nog steeds zien als een eenmalige investering. Die complexiteit betekent helaas dat er geen simpele oplossing of formule is die wonderen verricht in alle situaties. Maar de nieuwe SaaS-technologie is wel goed op weg, vooral met hybride omgevingen. Het is daarbij cruciaal dat organisaties eerst goed grip krijgen op alle bedrijfsprocessen. Daarna is het belangrijk om goed te onthouden dat een succesvolle implementatie slechts het beginpunt is van een langetermijnrelatie. Een relatie die vraagt om continue investering, want dat is dé manier om te zorgen voor een acceptabele roi.
