In 2014 stond De Clercq Advocaten Notarissen in Leiden voor de vraag hoe verder te gaan met de telefonieomgeving. De bestaande centrale en toestellen raakten verouderd en waren aan vervanging toe. De Clercq stapte na een grondige oriëntatie over op het NFON-cloudtelefonieplatform dat door system integrator Zetacom werd geïmplementeerd. 'We zijn nu veel flexibeler', zegt facilitair manager Shirley Groen.
De Clercq Advocaten Notarissen biedt al 160 jaar juridisch advies en juridische diensten vanuit vestigingen in Leiden en Den Haag. Het bedrijf heeft expertise in nagenoeg ieder juridisch gebied, van aanbestedingsrecht en aansprakelijkheid tot aan intellectueel eigendomsrecht en vennootschapsrecht. In 2014 bleek de bestaande telefonieomgeving aan vervanging toe te zijn. ‘We maakten gebruik van een traditionele telefooncentrale en verouderde toestellen die regelmatig uitvielen. Het systeem vereiste ook relatief veel beheer, zegt ‘facilitair manager Shirley Groen. ‘Een wijziging aanbrengen was bijvoorbeeld niet heel eenvoudig.’
De Clercq besloot een aantal system integrators uit te nodigen een voorstel te doen voor een nieuwe omgeving op basis van voice over ip (VoIP). Belangrijke eisen die het bedrijf stelde, waren gebruiksgemak en gebruiksvriendelijkheid, brede functionaliteit, integratiemogelijkheden met mobiel en flexibiliteit. ‘Hoewel we niet direct van allerlei nieuwe mogelijkheden gebruik wilden maken, vonden we het wel belangrijk voorbereid te zijn op de toekomst.’
Keuze
Groen sprak met vijf mogelijke leveranciers en nodigde daarna drie partijen uit om een concreet voorstel te doen. Zetacom was er daar een van en stelde voor om het cloudtelefonieplatform van NFON in te zetten. Jasper den Hartog, manager cloud solutions bij Zetacom: ‘Dit platform biedt klanten verschillende voordelen, waaronder hoge betrouwbaarheid en beschikbaarheid. De hardware van NFON is niet afhankelijk van één specifiek datacenter, maar staat verspreid over verschillende locaties in Duitsland. Zo’n redundante cloudoplossing biedt daardoor maximale beschikbaarheid en veiligheid, zelfs bij stroomuitval. De veiligheid is gewaarborgd doordat alle spraakverkeer versleuteld wordt op basis van SRTP-encryptie.’
Na het evalueren van de verschillende aanbiedingen koos De Clercq Advocaten Notarissen voor het voorstel van Zetacom. Volgens Groen bood het NFON-platform niet alleen een aantrekkelijke prijs/kwaliteitverhouding, maar leverde het ook de gewenste flexibiliteit. ‘Daarnaast sprak de flexibele contractvorm van NFON ons erg aan. In veel gevallen vragen leveranciers om minimaal voor een jaar te tekenen. Bij NFON is vanaf het begin maandelijks op te zeggen. Zo heb je maximale keuzevrijheid, mocht je om wat voor reden dan ook willen overstappen. Verder was er vanaf het begin een goed contact met Zetacom, wat ons vertrouwen gaf.’
Ingebruikneming
Om de overgang naar de nieuwe omgeving zo soepel mogelijk te laten verlopen, formeerde De Clercq een kleine projectgroep die onder meer de gewenste functionaliteiten in kaart bracht en nadacht over de verschillende aspecten van de feitelijke implementatie. Bij dat laatste kreeg het bedrijf ondersteuning vanuit Zetacom die een projectleider leverde. Groen: ‘We hadden ons netwerk al eerder opgewaardeerd, zodat het technisch volledig voorbereid was op VoIP. We hebben wel een extra internetaansluiting laten aanleggen, zodat we spraak en data gescheiden konden houden.’
Mede door een grondige voorbereiding verliep de feitelijke ingebruikneming onder de circa zeventig gebruikers bij De Clercq soepel. ‘We hebben op een gewone werkdag tijdens de lunchpauze de nieuwe toestellen op de bureaus gezet en alle collega’s laten weten dat deze op een bepaald moment actief zouden zijn en dat de oude toestellen niet meer te gebruiken zouden zijn. Die zijn in de loop van de middag opgehaald. Dit alles is probleemloos verlopen.’
Omdat de nieuwe ip-toestellen van Yealink erg intuïtief zijn, hoefde De Clercq weinig aandacht te besteden aan opleiding en training. De receptionistes en secretaresses – die beschikken over eigen toestellen met bredere functionaliteit – kregen een training. Daarnaast volgde een geselecteerd aantal medewerkers een korte training. Zij waren na de installatie het eerste aanspreekpunt voor anderen. Volgens Groen zijn de nieuwe toestellen snel geaccepteerd door de medewerkers, ook omdat ze qua bediening niet heel veel afwijken van de vorige telefoons.
Voordelen
Groen noemt als belangrijke voordelen van de nieuwe omgeving het toegenomen gebruiksgemak en het vereenvoudigd beheer. ‘We zijn nu veel flexibeler als het gaat om het aansluiten van nieuwe medewerkers of het aanpassen van een nummer. Daarnaast beschikken we over alle benodigde functionaliteit die we in de toekomst kunnen inzetten. Verder is de hele omgeving kostenefficiënter, doordat we niet langer hoeven te investeren in hardware en onderhoud. We betalen per gebruiker per maand. Dat maakt het systeem erg overzichtelijk.’
De Clercq kan volgens Groen terugkijken op een uitstekend migratieproject. ‘Dat is vooral te danken aan een goede voorbereiding in samenwerking met de leverancier, waarbij we de gebruikers al in een vroeg stadium hebben betrokken. Door goed in kaart te brengen wat je wilt en wat gebruikers nodig hebben, gecombineerd met duidelijke communicatie naar de eindgebruikers, is de overstap naar het NFON-platform heel soepel verlopen.’
