De integratie uitdaging tussen ERP en ECM

Organisaties gaan er steeds meer toe over om de output van de in erp-systeem uitgevoerde processen te archiveren in één ecm-systeem. Het in stand houden van verschillende opslagmogelijkheden (erp-systemen en diverse ecm-systemen) biedt de nodige uitdagingen voor gebruikers en beheerders.

Gebruikers moeten in verschillende systemen zoeken. Ze worden ook geconfronteerd met verschillende interfaces, de hantering van verschillende zoekmethoden en de verschillen in wel of geen mobiele toegang tot de gearchiveerde content. Behalve dat gebruikers last ondervinden van de diffuse situatie blijkt uit eigen ervaring, dat de meeste erp-systemen, de nodige recordmanagement functionaliteiten missen. In de meeste erp-systemen kan de content niet volgens wet- en regelgeving beheert en vernietigd worden.  

Volgens het artikel ‘Ecm hurdles a barrier: Managing document processes within erp business suites’ van AIIM ondervinden de onderzochte organisaties een aantal belemmeringen bij het gebruik van niet ecm-systemen voor archivering. De drie grootste belemmeringen die de organisaties ondervinden hebben te maken met het zoeken en vinden van gearchiveerde content in de niet ecm-systemen (meer dan 60 procent), het niet kunnen beheren en vernietigen van content op basis van wettelijke regels voor recordmanagement (meer dan 50 procent) en dat het erg moeilijk is om taxonomieën en classificaties tussen de verschillende systemen te matchen (meer dan 40 procent).

Behalve de genoemde uitdagingen hebben veel organisaties ook meerdere ecm-systemen in gebruik. Volgens AIIM hebben 43 procent van de organisaties, met meer dan vijfduizend medewerkers, vier of meer ecm-systemen in gebruik.

Door al deze uitdagingen geeft volgens AIIM meer dan 54 procent van de organisaties aan dat ze voordelen zien in de archivering van ongestructureerde content in één ecm-systeem. Meer dan 50 procent van de organisaties willen de aanwezige content in hun verschillende systemen overbrengen naar één ecm-suite. Daarnaast willen het liefst 20 procent van de organisaties ertoe overgaan om rondom de verschillende opslagsystemen één nieuwe ‘suite’ te bouwen.

Ik zie ook steeds meer dat organisaties de mogelijkheden op de markt bestuderen om de archivering en beheersing van waardevolle en wettelijk vereiste content zoveel mogelijk in één ecm-systeem te laten plaatsvinden. Een positief streven, maar niet zonder uitdagingen.

Uitdagingen en tips

Uit eigen ervaring heb ik een aantal uitdagingen meegemaakt bij het realiseren van één ecm voor de archivering en beheersing van content uit diverse erp-systemen. Enkele uitdagingen breng ik graag onder de aandacht.

1.    Analyseren van de soort content in de ERP systemen.
Organisaties weten niet altijd wat voor soort content er gecreëerd en gearchiveerd wordt in hun erp-systemen. Ook is er vaak geen beeld van de content die als waardevol geclassificeerd moet worden voor de organisatie. Het is van belang om deze zaken te verhelderen.

In de analyse is het van belang, de inhoudelijke context (bijvoorbeeld het gaat over buitengewoon verlof), de vorm (bijvoorbeeld een registratieformulier, document, webpagina, database, e-mail, audio, et cetera) en de waardering (waardevol en/of wettelijk vereist) van de content in kaart te brengen. Deze analyse moet de nodige inzichten geven, waarna je als organisatie kan beslissen welke content wel en niet gearchiveerd dient te worden in het ecm-systeem.

2.    Aanbrengen van koppelingen tussen erp en ecm.
Het koppelen van systemen kan makkelijker lijken dan het is. Het is van belang om zowel technisch als functioneel de nodige aandacht te besteden aan het ontwerpen van de koppeling. Een aantal elementen die aandacht verdienen zijn:

• Welke gegevens (persoonsgegevens, leveranciersgegevens et cetera) uit het erp moeten beschikbaar zijn in het ecm?
• Welke content moet vanuit het erp automatisch in het ecm-systeem worden gearchiveerd door gebruik te maken van de koppeling?
• Moet het alleen een koppeling zijn van gegevens en content vanuit het erp naar het ecm-systeem of moet de gearchiveerde informatie ook weer op te halen zijn en/of via push berichten automatisch getoond worden binnen het erp-systeem?  
• Wanneer heeft de content in het erp-systeem een definitieve status bereikt en op welke wijze wordt deze definitieve status duidelijk gemarkeerd binnen de processen?
• Hoe ga je om met wijzigingen van gegevens in het erp-systeem en wanneer worden deze gegevens bijgewerkt in het ecm-systeem?

3.    De betrouwbaarheid van de gegevens in het erp-systeem.
Het is niet efficiënt om dezelfde gegevens (bijvoorbeeld persoonsgegevens, klantgegevens, adresgegevens, contactgegevens et cetera) in meerdere systemen (erp en ecm) te registreren en te onderhouden. Het is ook effectiever om reeds aanwezige gegevens meermaals te gebruiken. Om dit mogelijk te maken moeten de gegevens volledig, juist, betrouwbaar en actueel zijn. 

De praktijk wijst uit dat dit een behoorlijke uitdaging voor organisaties om de gegevens in hun erp volledig, juist, betrouwbaar en actueel te houden. Het koppelen brengt vaak met zich mee dat organisaties serieus de gegevens in erp-systemen moeten controleren en actualiseren. Gebeurt dit niet dan is de kans groot dat content aan verkeerde en verouderde gegevens wordt gekoppeld/geregistreerd. Dit met als gevolg dat content verkeerd en/of dubbel wordt gearchiveerd en dat medewerkers toegang krijgen tot content waartoe ze geen toegang mogen hebben.

4.    De metadata schema’s in het erp- en ecm-systeem.
Een andere uitdaging is het gebruik van verschillende metadata schema’s in het erp- en ecm- systeem. Deze schema’s verschillen niet alleen in de vorm van inrichting, maar veel meer, in de naamgeving en definitie van de gebruikte metadata velden. Dit vraagt om een grondige analyse en het vervolgens één op één matchen van de verschillende metadata velden.

5.    De inrichting van het ecm-systeem.
De inrichting van het ecm-systeem is een uitdaging die veel organisaties nog parten speelt. De inrichting verdient de nodige aandacht. Gebeurt dit niet dan wordt het een systeem zonder toegevoegde waarde. Als organisatie kan je tenslotte het doel hebben bereikt dat alle content wat van waarde is wordt opgeslagen in één ecm-systeem, maar als de benodigde informatie niet eenvoudig terug vindbaar is, dan heb je als organisatie er weinig tot niets aan. Voor meer informatie over de inrichting van een ecm-systeem verwijs ik naar mijn voorgaande artikelen.

6.    Migratieplan.
En last but not least het belang van het opstellen van een migratieplan. Content die na de koppeling gecreëerd wordt zal vervolgens automatisch worden gearchiveerd in het ecm-systeem. Reeds gearchiveerde content in het erp-systeem moet na analyse alsnog worden gemigreerd naar het ecm-systeem. In dit migratieplan beschrijf je op welke wijze je de migratie van de content uitvoert, welke content er gemigreerd wordt, vanuit welk systeem naar welk systeem de content gemigreerd wordt en een beschrijving van de archiveringsplek en archiveringsvorm in het ecm-systeem.

Succes met het verkrijgen van grip op je waardevolle content!