Veel bedrijven worstelen met het maken van software-keuzes. Moet je kiezen voor software op maat of is standaardsoftware goed genoeg? Ik denk dat je in je overwegingen, de volgende zaken moet meenemen.
Maatwerk heeft altijd een forse prijs. Aan de ene kant biedt het flexibiliteit omdat je het kunt laten aanpassen zoals je wilt, maar het betekent wel dat iedere aanpassing geld kost. Zeker als het aansluit op stukken standaard software van andere partijen, heb je doorlopend extra onderhoud nodig om te zorgen dat alles ook op elkaar afgestemd blijft. De voordelen moeten dus wel dusdanig groot zijn dat die extra kosten daar tegenop wegen.
Heb je het echt nodig?
Je moet, kort gezegd, weten hoeveel winst het je oplevert. Niet alleen in geld, maar ook in tijd, efficiency en professionaliteit. En wil je dat alles in het maatwerk wordt meegenomen? Of kun je ook genoegen nemen met minder? Soms kan het zijn dat maatwerk voor 80 procent van je proces essentieel is. Maar dat betekent ook dat je die 20 procent anders kunt invullen, bijvoorbeeld door handmatig werk. Dat kan goedkoper zijn; voor veel bedrijven geen onbelangrijke overweging.
Wat je ook kunt doen, is standaardsoftware als basis nemen en die combineren met maatwerk. Vaak voldoet standaardsoftware al voor een groot gedeelte en hoe minder maatwerk er nodig is, hoe minder (onderhouds-)kosten. Dan kan een derde partij er nog een klein stukje maatwerk tegenaan bouwen. Toch moeten de updates goed in de gaten worden gehouden. Want als de business-software wordt geüpdatet, moet het maatwerk ook op tijd worden aangepast. Anders werkt het niet meer goed samen.
In een dergelijk geval zijn goede afspraken onontbeerlijk. Bij de Sepa-overgang bijvoorbeeld moesten we met bedrijven die maatwerk hebben, veel eerder een planning afspreken over het tijdstip van de transities. Zo kon er worden gezorgd dat het maatwerk zou zijn aangepast aan de nieuwe situatie. Zo is te voorkomen dat een bedrijf wordt gehinderd, omdat het systeem niet meer functioneert.
Oude versies
Toch worden updates vaak genegeerd. In de praktijk zien we vaak dat bedrijven, vooral met on premise software, in een oudere versie blijven werken. En dat komt niet alleen omdat de maatwerkleverancier niet op tijd kan leveren. Het heeft vaak te maken met kosten. Sommige bedrijven draaien op software van drie versies geleden, omdat hun maatwerk daarop geschreven is en ze anders misschien tien- tot vijftigduizend euro kwijt zijn om hun maatwerk te laten upgraden. Een te grote investering wanneer alles naar wenst draait. Als je erover denkt om met een combinatie van standaardsoftware en maatwerk aan de slag te gaan, is het dus handig om ook over dit scenario na te denken.
Een andere optie die steeds meer bedrijven gebruiken is de combinatie standaard bedrijfssoftware met applicaties. Dat zie je veelal bij online software. Vaak verzamelt een softwareleverancier allemaal partners om zich heen die apps maken. Op die manier kun je een centraal systeem dat het grootste gedeelte van al jouw wensen invult, met standaard blokjes uitbreiden. Het voordeel daarvan is dat een groot softwarehuis meestal zorgt dat die apps goed aansluiten en aan een bepaalde standaard voldoen, die kwaliteit reflecteert tenslotte ook op hen.
Zeker voor kleinere bedrijven betekent deze ontwikkeling, dat ook zij voortaan toegang hebben tot functionaliteit die voorheen alleen voor grote bedrijven was weggelegd. Maar werkt het ook? Je zult soms je wensen iets bij moeten stellen, maar dan heb je wel het grote voordeel dat je op veel lagere onderhoudskosten zit. Je hebt dus geen maatwerk, maar het komt er wel steeds meer in de buurt.
Prioriteiten stellen
Dergelijke build-it-yourself pakketten met apps worden ook snel beter door het rap groeiende aanbod. Kijk eens naar alle scanoplossingen die er tegenwoordig zijn; die zijn allemaal net iets anders dan de ander. De keuze is ruim, dus als je het ene punt wat zwaarder vindt wegen dan het andere punt – bij de een is dat de prijs, bij de ander is dat de functionaliteit – dan heb je al een soort maatwerk.
Bijkomend voordeel: je weet van tevoren waar je financieel aan toe bent. Je betaalt voor die app een x bedrag per maand, je betaalt voor je standaardoplossing een x bedrag per maand en dat ben je kwijt. Als je voor een dergelijke constructie kiest, zijn er wel wat factoren waar je rekening mee moet houden.
Let op kwaliteit van apps
Het is bijvoorbeeld handig om te weten of je potentiële softwareleverancier een solide ecosysteem om zich heen heeft. Is er bijvoorbeeld een gedefinieerd netwerk van partners die aansluitende apps maken? Kijk ook even naar wat voor eisen het softwarebedrijf hieraan stelt. Worden er kwaliteitseisen gesteld?
Schaf je standaardsoftware nog niet aan voordat je hebt gecheckt welke apps aansluiten. Zo weet je zeker dat die handige kassa-app ook echt samenwerkt met je bedrijfssoftware.
Thijs Sauer, senior product marketing manager bij Exact Software
