Bij het selecteren van een nieuwe leverancier wordt voornamelijk gefocust op de harde waarden, oftewel criteria als prijs en kwaliteit. Volgens Bart Oomen, algemeen directeur bij SAP-dienstverlener en -kennispartner myBrand, moet er tijdens het selectieproces meer aandacht zijn voor de zachte waarden, zoals een klik en de werkwijze. Waarom en hoe een organisatie het beste kan selecteren op basis van zachte waarden, legt hij uit.
Wanneer organisaties besluiten van leverancier te wisselen, heeft dit doorgaans te maken met één van twee type oorzaken, legt Oomen uit. ‘Ten eerste kan het zijn dat door bepaalde regels er wel móet worden gewisseld van leverancier. Een tweede oorzaak is dat de organisatie behoefte heeft aan verandering, maar dat de huidige leverancier hier niet meer bij past.’ Wanneer hier sprake van is, dan is het volgens Oomen verstandig meer aandacht te geven aan zachte waarden. ‘Maar dit gebeurt nog vaak niet.’
Organisaties beginnen met een marktverkenning, zegt Oomen. ‘Hier zijn vaak bureaus bij betrokken met lange vragenlijsten, waarbij aan elk criterium een cijfer wordt gegeven.’ Op basis van harde waarden wordt dan bepaald of organisaties bij elkaar passen, maar dat is eigenlijk heel gek, meent hij. ‘Bij het selecteren van een nieuwe leverancier ga je namelijk wel een relatie met een organisatie aan en bij persoonlijke relaties begin je ook niet met het vragen naar bijvoorbeeld het IQ of het uithoudingsvermogen van de ander.’
Bij een selectieproces van een leverancier komen de zachte waarden, zoals vertrouwen, werkwijze en een klik, volgens Oomen eigenlijk te laat in beeld en deze worden daardoor onderbelicht. ‘Mensen vinden het ook niet gemakkelijk om deze zachte waarden te bepalen en daarom laten ze deze liever links liggen. Dit terwijl zachte waarden een belangrijke rol spelen bij het opbouwen van lange termijn relaties.’
De klik tussen de twee organisaties is van groot belang, maar uiteraard ga je niet in het wilde weg om je heen zoeken naar een organisatie waarbij het ‘gevoel goed zit’, zegt Oomen. ‘Het is belangrijk om eerst te bepalen welke partijen vermoedelijk kunnen leveren wat de organisatie wenst. Vanuit die selectie ga je verder kijken naar welke leverancier het beste bij de organisatie past op basis van de zachte waarden.’ Maar hoe pak je dit goed aan? Oomen heeft hier verschillende tips voor.
Ga met elkaar om de tafel zitten
Het is voor het bepalen van de zachte waarden erg belangrijk dat beide partijen letterlijk met elkaar om de tafel gaan zitten. Bespreek dan de toekomstvisie en werkwijze die de andere partij heeft. Hieruit zal blijken of zij bijvoorbeeld flexibel zijn en welke doelen zij hebben. Op basis daarvan kom je er snel genoeg achter of de partijen bij elkaar passen.
De reden dat het zo belangrijk is dat de partijen fysiek met elkaar aan tafel zitten, is dat dit je ervan verzekerd dat iedereen elkaar echt snapt. Als deze gesprekken telefonisch worden gevoerd, zal er miscommunicatie kunnen ontstaan.
Het bepalen of er een klik is tussen de partijen is voornamelijk een onderbuik gevoel. Zo’n beslissing moet je dan ook niet van één persoon af laten hangen. Neem daarom meerdere mensen uit verschillende afdelingen binnen de organisatie mee naar deze gesprekken.
Accepteer dat de beslissing niet volledig aantoonbaar is
Het blijft natuurlijk wel een andere manier om beslissingen te nemen en dat is dan ook wat veel organisaties beangstigd. Het zit in ons dat we de ‘veilige keuze’ willen maken, zodat het beslissingsproces opnieuw ingezien kan worden, wanneer er bijvoorbeeld iets fout is gegaan. Toch moeten organisaties meer afstand nemen van de harde criteria en er moet geaccepteerd worden dat de selectie van een nieuwe leverancier niet 100 procent aantoonbaar is.
Bepaal of mensen er ook in de toekomst nog zijn
Ook is het belangrijk om te bedenken of de medewerkers waar je in het selectieproces een band mee opbouwt, ook betrokken zijn bij de uitvoering van de opdracht. Naast de persoonlijke klik, kunnen er namelijk ook misverstanden ontstaan als er een grote afstand is tussen degene met wie je afspraken maakt en degene die de uitvoering doet. Kijk dus ook naar hoe de zaken bij de andere partij zijn georganiseerd. Dan zie je gelijk of de betrokken personen er over een aantal jaren ook nog steeds zijn. Zo niet, dan is een dergelijke aanpak voor niets geweest.
Stel de harde waarden vast
Tot slot is het niet zo dat de harde waarden helemaal vergeten moeten worden. Later in het selectieproces moeten de harde waarden wel degelijk aan bod komen. Je moet er namelijk wel verzekerd van zijn dat het project daadwerkelijk gerealiseerd kan worden. Maar op dit inhoudelijke gebied zal het verschil niet zitten.
Dit artikel is eerder verschenen in Computable magazine jaargang 48, nummer 6, zomer 2015.
Wie is Bart Oomen
Bart Oomen is directeur en mede-oprichter myBrand. In die rol is hij gefocust op lange termijn relaties met opdrachtgevers én medewerkers waarbij het nemen van verantwoordelijkheid centraal staat, omdat hij gelooft dat dit een voorwaarde is voor een succesvolle samenwerking. Vanaf de start van myBrand, tien jaar geleden, heeft Oomen de ambitie om de best gewaarde SAP-dienstverlener in de Nederlandse markt te worden. De visie die hij deelt in dit artikel brengt myBrand in de praktijk.
