Bespaar met ‘hands free’-ERP

Een finance manager gaf in een gesprek aan dat de kosten van it onder druk staan door de vele geïnvesteerde miljoenen in het erp-systeem. De tco van een erp-systeem wordt veelal gemeten aan de hand van de it-kosten. De meeste kosten gaan echter gepaard met de vele honderden gebruikers van het Eerp-. Door het automatiseren van processen die door gebruikers worden uitgevoerd kun je significant besparen op de échte tco van een erp-systeem.

Ongeveer een maand geleden sprak ik met een finance manager van een internationaal bedrijf op het gebied van verzekeringen. We hadden het over het automatiseren van een aantal processen op de finance-afdeling. Volledig overtuigd van de mogelijkheden van automatisering werd ik gevraagd naar de kosten van een dergelijke oplossing. De it-budgetten stonden namelijk onder druk. Er waren de afgelopen jaren miljoenen uitgegeven aan het erp-systeem en een verhoging van de Ttco zou niet in goede aarde vallen. Het moest dus vooral goedkoop zijn!

De Ttcovan een erp-systeem wordt dan ook in de regel gemeten aan de hand van licentiekosten, onderhoud, it-operations en ontwikkeling. Maar wie heeft er wel eens gekeken naar de kosten van de mensen die het systeem gebruiken? Vaak hebben erp-systemen honderden zo niet duizenden gebruikers die, naast extra licentiekosten, ook salaris, sociale lasten en pensioen kosten. Terwijl uit onze ervaring blijkt dat meer dan 50 procent van de dagelijkse activiteiten handmatige, repetitieve handelingen zijn. Door deze handelingen te automatiseren kun je significant besparen op de échte tco van het erp-systeem.

De opkomst van erp

Bang gemaakt door de belofte van y2k dat onze systemen er massaal mee stopten op 1 januari 2000 hebben organisaties met grote spoed vele miljoenen geïnvesteerd om standaard erp-applicaties te implementeren. Achteraf bleek dat het uitvallen van bestaande systemen niet gebeurde. De nieuwe erp-systemen hebben wel een grote afhankelijkheid gecreëerd. Het overgrote deel van onze core business processen is geborgd in deze erp-systemen.

Legacy systemen kunnen niet altijd worden uitgefaseerd. Tegelijk voeren we innovatie door met cloudoplossingen. Hierdoor ontstaat een hybride landschap van verschillende systemen, on-premise en in de cloud, maatwerk en standaard, waarbij de business processen over het algemeen meerdere systemen raken.

De industriële revolutie

In 1910 wist Henry Ford een geweldige prijsverlaging te realiseren voor zijn T-ford. Door gebruik te maken van een gestandaardiseerd proces (de lopende band) kon de prijs van een T-ford met bijna 30 procent worden verlaagd.

Als we vandaag de dag een kijkje nemen in een autofabriek dan zien we voornamelijk robots die de auto’s in elkaar zetten. Hierdoor is de consistentie van het werk nog verder verhoogd en daarmee ook de kwaliteit van de auto’s. De efficiëntie en de effectiviteit zijn enorm toegenomen.

In de backoffice van organisaties zien we ook dat er een standaardisatie heeft plaatsgevonden. Door het slim organiseren van bedrijfs- en it-processen zijn kosten bespaard. De stap naar het geautomatiseerd uitvoeren van activiteiten heeft echter nog niet plaatsgevonden. Daardoor hebben we vandaag de dag relatief veel mensen op it nodig om de verschillende (erp-)systemen te onderhouden en hebben we relatief veel business users nodig om de systemen te bedienen.

De backoffice revolutie

Op de site van het UWV is te lezen dat er naar verwachting een twee tot drie miljoen banen op de tocht staan door robotisering en automatisering. Beroepen zoals  accountants, taxateurs postsorteerders en andere administratieve banen van vooral lager opgeleiden komen te vervallen.

Je kunt er voor kiezen om het te negeren. Dat heeft tot gevolg dat je als organisatie het niet redt in een wereld waarin concurrentie en globalisering de overhand hebben. Je kunt er ook de vruchten van plukken. In een organisatie die bevrijd is van saaie repetitieve werkzaamheden en waar processen efficiënt, effectief en in hoge mate geautomatiseerd plaatsvinden, is plaats voor creativiteit en innovatie. Organisaties kunnen niet langer hooggeschoold personeel vervelen met handmatige taken die ook door een geautomatiseerd systeem kunnen worden uitgevoerd.

Het geautomatiseerd uitvoeren van end-to-end processen brengt een organisatie een directe verlaging van de kosten, verbeteringen van de consistentie en de kwaliteit van het werk. De productiviteit wordt verhoogd terwijl doorlooptijden worden verkort. Service naar klanten kan worden verbeterd doordat de klant krijgt wat hij verwacht, binnen de tijd die daarvoor gesteld is. Hierdoor versterkt de concurrentiepositie van de organisatie.

Klinkt het revolutionair? Dat is het ook!

Hands free erp

Binnen de huidige erp-omgevingen is er een enorm potentieel om processen verder te automatiseren. Hiervoor is het niet nodig om nieuwe systemen te implementeren. Door gebruik te maken van enterprise process automation kunnen end-to-end business processen over verschillende systemen worden aangestuurd vanuit een geautomatiseerd proces. Mensen blijven nodig en behandelen alleen de uitzonderingen of die taken die menselijke intelligentie vereisen.

Door te investeren in it en de erp-systemen verregaand te automatiseren gaat de tco van het erp naar beneden. Niet omdat er wordt bezuinigd op it, maar omdat onnodige handmatige handelingen niet meer nodig zijn en op die manier gemiddeld 50 procent van het administratieve personeel over alle afdelingen heen wordt bespaard.