Workday helpt ServiceSource aan cloud-ERP

Het beursgenoteerde ServiceSource levert managed services en cloud software De diensten die het bedrijf uit San Francisco levert vallen onder de kapstok van Revenue Lifecycle Services. Gemiddeld elke 47 seconden wordt er ergens ter wereld een klantcontract vernieuwd door een medewerker van ServiceSource. De unified oplossingen voor financial management en human capital management van Workday spelen hierbij een cruciale rol.

Mike Lemberg, vice president Finance bij ServiceSource, vertelt enthousiast over zijn ervaringen met Workday: ‘We hebben nu een consistent overzicht en kunnen onze data multidimensionaal bekijken. Met traditionele erp-pakketten waarmee ik in mijn vorige functies werkte, kon dat niet’, aldus Lemberg, die bij zijn indiensttreding bij ServiceSource een jaar geleden voor het eerst kennismaakte met Workday.

ServiceSource realiseerde in 2014 met 3200 medewerkers 272 miljoen dollar aan omzet en beheert in totaal 14,5 miljard dollar aan vaste en periodiek terugkerende inkomstenstromen van ondernemingen, zoals bijvoorbeeld softwarelicentieopbrengsten of abonnee-inkomsten. Technologiebedrijven zoals Adobe, BT, IBM, VMware, EMC en uitgever Wolters Kluwer behoren tot de klantenkring. Onder het motto ‘Growth where you need it most’ levert het beursgenoteerde ServiceSource managed services en cloud software die technologiebedrijven en multinationals ondersteunen bij klantenwerving en klantbehoud. Doel is zoveel mogelijk nieuwe klanten te werven, de mogelijkheden voor up-selling en cross-selling bij bestaande klanten optimaal te benutten en de churn rates aanzienlijk te verlagen.

Fast closing

‘Sinds onze beursgang in 2011 moesten we voldoen aan de financiële rapportagerichtlijnen van de SEC en de Amerikaanse Sarbanes-Oxley wetgeving. Hoewel ik toen nog niet bij ServiceSource werkte, weet ik dat de fast closing functionaliteit in Workday’s financiële software in 2012 destijds een belangrijke aanleiding was om uiteindelijk voor Workday Finance te kiezen’, zo licht Lemberg toe.

Fast closing stroomlijnt het financiële afsluitproces, waardoor betrouwbare informatie tijdig beschikbaar komt. Fast closing ondersteunt het besluitvormingsproces optimaal en verbetert bovendien de slagkracht van de organisatie. De winst voor de organisatie in de vorm van snelle en betrouwbare informatie is aanzienlijk. Ook het updaten van software gaat vergeleken met traditionele erp-spelers razendsnel bij Workday. In vier uur en drie minuten is de klus geklaard. Dankzij deze automatische update via de cloud beschikken alle klanten van Workday altijd over dezelfde bijgewerkte softwareversies.

Eén versie van de waarheid

‘Vroeger ging 80 procent van de tijd van onze financiële medewerkers op aan het verzamelen, bewerken en de afstemming van boekhoudkundige gegevens. En dan nog bleven we zitten met verschillende versies van de waarheid. Dankzij Workday Financial Management hebben we het tij kunnen keren en hebben we voortaan één versie van de waarheid.’ ServiceSource is ook een van de eerste ondernemingen die Workday Financial Management en Workday Human Capital Management daadwerkelijk heeft geïntegreerd.

ServiceSource implementeerde Workday in 2012 in een recordtijd van 4,5 maand. Hoewel Workday inmiddels beschikt over een uitgebreid netwerk van gespecialiseerde implementatiepartners, werd toen nog rechtstreeks geschakeld met consultants van Workday. ‘Vanwege de stormachtige groei waren we op zoek naar een geïntegreerde oplossing om niet alleen de disciplines payroll, Finance en HR te beheren, maar ook om onze klanten en medewerkers beter te ondersteunen.’ Workday biedt die oplossing, een unified suite aan applicaties, sinds de oprichting in 2005. De software is helemaal opnieuw vanaf de tekentafel ontwikkeld. Lemberg en zijn collega’s zijn ook actief lid van de officiële Workday Users Group, een ontmoetingsplaats voor de klanten en individuen die als implementatiepartner oplossingen van Workday leveren. Het is volgens hem een mooie plek om ideeën en informatie te delen met financiële collega’s, vragen te stellen en meer te leren over productnieuws en functionaliteiten van Workday.

Excel-hel

‘Voordat we Workday ontdekten, hielden we meerdere financiële – en hr-systemen in de lucht. Hierdoor hadden we geen eenduidig managementinformatiesysteem. Simpele vragen, zoals hoeveel werknemers hebben we wereldwijd in dienst en in welke functiegroepen en vestigingen zijn ze actief, konden we allemaal niet beantwoorden, hoewel we beschikten over meer dan tien legacy systemen die we hadden aangeschaft voor allemaal verschillende doeleinden.’

Er werd volgens Lemberg op de werkvloer eindeloos gediscussieerd over de juistheid van de data die als input zou moeten dienen voor de financiële prognoses. Medewerkers bestookten elkaar voortdurend met Excel-sheets We zaten opgesloten in een ware Excel-hel. ‘Voor een kersvers beursgenoteerd bedrijf was die situatie onacceptabel.’ Het doel was dan ook om binnen een jaar volledig te voldoen aan de eisen van Sarbanes-Oxley.

Reconciliation

De software van Workday is volgens Lemberg gebruiksvriendelijk en intuïtief. Binnen dertig dagen was 99 procent van alle ServiceSource-medewerkers wereldwijd ingelogd. Met Workday kwamen het inzicht, het overzicht en de transparantie weer terug in de onderneming. ‘Vroeger waren we 80 procent van onze tijd bezig met het verzamelen van de financiële data, de personeelsgegevens en het onderling afstemmen. ‘Reconciliation’ kostte ons gigantisch veel tijd. Nu is de situatie omgekeerd en spenderen we 80 procent van de beschikbare tijd aan rapportages en analyses die ons waardevolle inzichten opleveren.’

Het grootste winstpunt volgens Lemberg is misschien nog wel dat financiële medewerkers niet meer alleen cijfertjes opleveren. ‘Dankzij de talrijke visuele en intuïtieve metrics in de Workday applicaties begrijpen financiële medewerkers nu ook in één oogopslag de context, waardoor ze de business beter en sneller kunnen adviseren over de juiste koers. Personeelsleden kunnen hun zaken grotendeels zelf regelen dankzij de self-service functionaliteit in de applicatie Expense binnen Workday Financial Management. Dat bespaart niet alleen kosten, werknemers waarderen het als ze zelf aan de knoppen mogen zitten. Workday is namelijk niet alleen ontworpen voor financiële- en hr-medewerkers, maar eigenlijk voor iedere medewerker.’

Antieke erp-applicaties

ServiceSource heeft met de keuze voor Workday in 2012 definitief afscheid genomen van de verouderde, antieke erp-applicaties. Door Workday Financieel Management te integreren met Workday Human Capital Management ontstond synergie en is de financiële functie bij ServiceSource in sneltreinvaart opgewaardeerd. Het accent is verschoven van tactische naar strategische besluitvorming. Discussies gaan niet meer over de vraag of transacties juist en volledig zijn ingevoerd en in welk financieel systeem dat is gebeurd. Microsoft Excel wordt voortaan alleen nog maar gebruikt voor ad-hoc analyses, tenminste als het aan Lemberg ligt.