De nieuwe wetgeving in de zorg vereist dat zorginstellingen flexibel kunnen reageren op veranderingen in de markt. RIBW Brabant speelt daarop in door op een andere en flexibele manier te gaan werken. Dit doen zij onder andere door cliëntgerichte administratie uitvoeren bij de cliënt thuis in plaats van op kantoor. RIBW creëert hiermee meer betrokkenheid bij de cliënten door hen inzicht te geven in de voortgang van hun herstel.
Begin dit jaar verdween de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ) grotendeels. Langdurige zorg is overgedragen aan de gemeenten. Voor de Regionale Instelling voor Beschermd Wonen (RIBW) Brabant is de impact van deze systeemverandering groot. RIBW Brabant heeft te maken met negen gemeenten die elk afzonderlijk hun zorg aanbesteden. Er werd verwacht dat er in de nieuwe situatie minder geld beschikbaar zou zijn, maar dit zou pas na de aanbestedingen duidelijk worden.
Microsoft-cloud
Om te kunnen inspelen op de nieuwe situatie én de best mogelijke zorg aan de cliënten te bieden, besloot RIBW Brabant op een andere manier te gaan werken. De grootste verandering is dat medewerkers alle cliëntgerichte administratie nu uitvoeren bij de cliënt thuis. Om de nieuwe werkwijze succesvol toe te passen, werkt RIBW Brabant met een mobiele oplossing. Ruim driehonderd medewerkers in de directe cliëntenzorg beschikken over een tablet. Deze omslag liep parallel met het bouwen van een nieuw intranet op basis van Microsoft Sharepoint. Het nieuwe platform maakt de communicatie tussen medewerkers eenvoudiger en zorgt ervoor dat cliëntgegevens op elke plek benaderbaar zijn.
Flexibiliteit om de organisatie aan te kunnen passen aan veranderende marktomstandigheden was het uitgangspunt om een nieuw platform voor communicatie te ontwikkelen. Hiervoor heeft partner Wortell de Microsoft cloud-technieken en -diensten ingezet. ‘Bij RIBW Brabant hebben we de allernieuwste cloud-technieken en -diensten uit het Microsoft-portfolio ingezet, op het gebied van de werkplek en het beheer van de mobiele apparaten. Het gaat hier om de nieuwste versies van Office, Windows Server, System Center en Intune’, aldus Paul Huijbregts, cloud-specialist bij Wortell.
Huijbregts: ‘Voor het platform hebben we voor een combinatie van (hosted) private cloud en Windows Azure gekozen. Hiermee hebben wij, mede door de flexibele instelling van de it-organisatie, de korte lijnen en de goede samenwerking, binnen zeer korte tijd een flexibele schaalbare en vooral veilige totaaloplossing gerealiseerd. Dit komt mede door de flexibele instelling van de it-organisatie, de korte lijnen en de goede samenwerking. Deze totaaloplossing beweegt mee met de organisatie en met nieuwe, snel wisselende (cloud-)ontwikkelingen.’ Wortell had een adviserende rol tijdens het definiëren van de wensen en eisen van de organisatie. Daarnaast was de partner verantwoordelijk voor de implementatie en migratie en het beheer en onderhoud.
Persona’s
Aan het begin van het project had Richard de Fijter, informatie- en innovatiemanager bij RIBW Brabant, twee vragen aan Wortell: ‘Hoe kan techniek bijdragen aan een hogere productiviteit, terwijl we dezelfde of betere zorg bieden aan de cliënten en hoe komen we tot een flexibele it-omgeving?’ Hierbij schetste RIBW Brabant op welke manier de organisatie werkte. Vervolgens werden samen met Wortell een aantal persona’s gedefinieerd. Dit zijn modelpersonen die bepaalde activiteiten uitvoeren, zoals ‘begeleider’, ‘kantoormedewerker’ of ‘facilitair medewerker’.
Per persona werd bepaald hoe techniek ervoor zou moeten zorgen dat medewerkers hun werk beter kunnen doen. Huijbregts: ‘Tijdens de envisioning-fase hebben we goed in kaart gebracht wat de specifieke wensen en eisen zijn van de organisatie en de wat de behoeften zijn van de verschillende medewerkers hierbinnen. Met behulp van de persona’s leggen we onze gezamenlijke bevindingen vast en stemmen we tijdens het ontwerpen en bouwen van de oplossing de technische en functionele inrichting hierop af. Hierdoor zorgen we ervoor dat de uiteindelijke inrichting goed in lijn is met de manier(en) van werken binnen de organisatie.’
Leerpunten
‘Met name de nauwe samenwerking en heldere, open communicatie tussen Wortell en RIBW Brabant hebben bijgedragen aan het succes van dit project’, vervolgt Huijbregts. ‘Hoewel deze manier van werken voor beide partijen zeer intensief is geweest en een flinke commitment verlangde, merkte je tegelijkertijd dat dit ook zijn vruchten afwierp.’
Toch hebben de partijen ook een paar leerpunten op gedaan. Zo lag het tempo van uitvoering door de gestelde deadlines hoog. Soms werden er stappen gemaakt voordat RIBW Brabant er voldoende feedback op kon geven. Hierdoor kon de zorginstelling soms niet een eigen richting aan de ontwikkelingen geven. Ten tweede werd er in een korte tijd veel techniek aan het it-portfolio van RIBW Brabant toegevoegd. Dit zorgde voor een toenemende druk bij de it-afdeling van de organisatie. Om deze druk enigszins weg te nemen was tijdige kennisoverdracht noodzakelijk.
