Wat doe je als je business binnen drie tot vijf jaar niet meer optimaal kan concurreren met anderen in je bedrijfstak? Welke stappen ga je zetten als je huidige middelen niet meer op kunnen tegen de huidige e-commerce standaard? Dan is het tijd om je strategie aan te passen, je waardeketen te optimaliseren en je sterk te maken voor nieuwe groei. In dit kader heeft Wehkamp werelds grootste geautomatiseerde distributiecentrum gebouwd.
Met 35.000 vierkante meter staat het nieuwe magazijn in Zwolle klaar om te draaien. Wehkamp klaarde de klus in nauwe samenwerking met warehouse specialist Knapp. Deze zomer nog gaan de eerste pakketjes bijna volledig automatisch de deur uit. Vanuit de groei die Wehkamp doormaakte als succesvolle webshop ontstond drie jaar geleden op het hoofdkantoor de nood om na te denken over het effect van de nieuwe ontwikkelingen binnen e-commerce en de verandering in het consumentengedrag. Dit resulteerde in een aantal nieuwe doelstellingen waarin de klantbelevening en dienstverlening aanzienlijk moesten worden verbeterd en aan de andere kant de efficiëntie in de waardeketen verhoogd moest worden. Als voorbeeld same day delivery, een doelstelling waarmee het orderpickproces van 2,5 uur naar een half uur wordt teruggebracht. Een behoorlijke uitdaging.
Niet alleen de systemen van het huidige distributiecentrum waren verouderd. Het centrum in Dedemsvaart groeide daarbij de laatste jaren flink uit zijn jasje. Er werd meer besteld en het assortiment werd steeds groter en breder. Het werd tijd voor drastische maatregelen die deze doorzettende groei ook de komende jaren kon opvangen. Wat volgde was een intensief beslistraject. Blijven in Dedemsvaart of verhuizen naar een nieuwe plek? Wat wordt in eigen beheer gedaan en wat wordt uit besteedt aan externe partijen? Kortom, Wehkamp moest op grote schaal innoveren.
De retailer bevond zich in een traject waarin fundamentele en strategische beslissingen genomen moesten worden. Hierdoor heeft de onderneming zich laten adviseren door het externe adviesbureau IG&H. Wanneer het toekomstbeeld gecreëerd was is Wehkamp onder begeleiding van IG&H in een aanbestedingstraject op zoek gegaan naar een partner voor de realisatie van haar doelstellingen. Een intelligent logistiek systeem en een intelligent distributiecentrum vormden het fundament voor de realisatie van de nieuwe doelstelling. Uiteindelijk is er gekozen om de logistieke inrichting te laten realiseren door Knapp, een specialist op het gebied van geautomatiseerde interne logistieke systemen inclusief de warehouse management software om het geheel aan te sturen.
Knapp werd verantwoordelijk voor alle hardware en software. Ook hardware van externe leveranciers werd daarbij ingekocht door Knapp. In samenwerking met Wehkamp werd de inrichting van het magazijn bepaald. Het gebouw is dan ook ontworpen rondom de benodigde systemen. Het nieuwe datacenter huist 480.000 picklocaties waar ongeveer tweehonderdduizend verschillende artikelen straks worden opgeslagen. De producten worden aangevoerd door 468 geautomatiseerde shuttles. Hierdoor wordt de maximale pickcapaciteit van het systeem 196.000 items per dag, wat neerkomt op 61 miljoen items per jaar. In het order storage and retrieval-systeem (OSR) kunnen vier miljoen items worden opgeslagen. Uiteindelijk worden er door deze innovatieslag binnenkort 12.350 items per uur verwerkt. Dit alles bij elkaar maakt het een van de grootste en complexe projecten van Wehkamp. Drie stakeholders vertellen hun verhaal over het project van bijna honderd miljoen euro.
Andries van Daalen, programmadirecteur RFS Holland Holding, overkoepelende organisatie van Wehkamp
Dit soort complexe trajecten kun je niet alleen doen. Je hebt een partner nodig met voldoende ervaring om je in verschillende fases te begeleiden. Je aandeelhouders zijn bereid in je nieuwe strategie te investeren als ze weten waar het return of investment ligt. We hebben in dit traject meerdere aanbestedingstrajecten opgesteld. Door onze kennis op dit gebied en ook samenwerking met onze externe adviseurs waren we zeer tevreden over de resultaten uit deze trajecten. We zochten namelijk geen aannemer maar wel een business partner.
Knapp was een van onze business partners in dit traject. Knapp kreeg als system integrator de volledige verantwoordelijkheid voor alle systemen binnen het magazijn. We hebben alle hardware en software door Knapp laten inkopen, dat deden we omdat het als partner dedicated voor én met ons aan dit project werkt. Dit project is dan ook een flinke uitdaging en verantwoordelijkheid voor Knapp.
Het doel van dit project is meegaan met de ontwikkeling die we zien in de e-commerce markt. Flexibiliteit en sneldheid voor je klanten. Ons doel is om producten zo snel mogelijk bij de klant te krijgen. Hiervoor moest het pickproces aanzienlijk worden versneld van 2,5 naar een half uur tijd. Zodra het product bij ons wordt besteld moet het binnen een half uur klaar liggen voor distributie. Maar tijdens het project komen er altijd extra wensen bij. Zo hebben we ons in dit programma niet alleen beperkt tot ict-innovatie. Naast ons logistieksysteem en waardeketen hebben we namelijk ook aandacht besteedt aan duurzame innovatie in ons nieuwe magazijn. Deze heeft het Breeam Excellent label mogen ontvangen, omdat we op hoog niveau in duurzaamheid hebben geïnvesteerd. Een voorbeeld hiervan zijn de geplaatste zonnepanelen, die behalve energieopwekking ook als extra isolatielaag fungeren. Het duurzaamheidbeleid beperkte zich daarbij niet tot de technische aspecten van het gebouw, we hebben ook aandacht besteedt aan de werkomstandigheden van onze medewerkers door bijvoorbeeld het plaatsen van ergonomische magazijnwerkplekken.
Momtenteel implementeren we een nieuw distributiesysteem. Dit regelt alles rondom distributie buiten de muren van het datacenter. Het warehouse managementsysteem (wms) regelt het binnen, het distributie managementsysteem (dms) buiten, maar die systemen moeten wel lekker met elkaar kunnen kletsen en daar ligt het uitdagingspunt. In 2013 hebben we al een nieuw enterprise resourcing planningsyteem ingevoerd, Microsoft ax dynamics 2012. Daarbij hebben we heel veel componenten doorgevoerd op het erp-systeem. Het aansluiten van het dms aan het wms is de grootste uitdaging op dit moment. Tot nu toe verloopt het gehele project goed, op tijd en binnen budget, maar de spannende tijd moet nog komen. Als die fase achter de rug is, dan pas gaat de kurk van de fles. We zijn in ieder geval er trots op dat we dit grote traject met een klein team gerealiseerd hebben.
Uiteindelijk is het onze ambitie om het meest persoonlijke warenhuis te worden. Als je Wehkamp vergelijkt met bijvoorbeeld Amazon, dan is dat een grote zoekmachine. Ze zorgen dat waar jij naar zoekt beschikbaar is, ze focussen eigenlijk op rationeel winkelen. Bij Wehkamp is 75 procent van de klanten een vrouw, die zoekt over het algemeen niet naar een specifiek product, maar zoekt bijvoorbeeld kleding. Daarom investeert Wehkamp in de context bij het shoppen. We stellen setjes en inspiratie voor, daarvoor hebben we onder andere diverse vloggers die tips geven over fashion en wonen. Wij kijken dus naar oplossingen, het gemak en de service van shoppen.
René Wolters, algemeen directeur Knapp Benelux
Logistiek gezien waren er in dit project twee doorslaggevende eisen. De eerste was dat met een druk op de bestel-knop het pakketje een half uur later klaar moet kunnen staan voor vertrek. Ten tweede heb je bij non-food artikelen te maken met heel veel verschillende artikelen, waarvan je er weinig stuks per artikel pickt. Een klassieke ABC-indeling is er dus niet. Het systeem gaat er van uit dat alle artikelen direct bereikbaar moeten zijn. Dat betekent dus ook, dat, indien mogelijk, ieder artikel minimaal op twee locaties in verschillende gangen ligt opgeslagen. Dit om te voorkomen dat bij storing aan een shuttle bepaalde artikelen korte tijd niet leverbaar zouden zijn. Daarnaast heb je ook te maken met producten die niet in het generieke opslagsysteem kunnen, zoals hangende goederen, een kleinere stofzuiger of een pak luiers, die wel tegelijk met de andere producten de deur uit moeten kunnen. In het ontwerp van het magazijn is ook rekening gehouden met mogelijke uitbreiding. Zo is er genoeg ruimte om extra shuttles en werkplekken te plaatsen.
De hoeveelheid verschillende artikelen die het systeem aan moet kunnen in combinatie met de zeer korte orderdoorlooptijd, is voor ons de uitdaging. Met bijna 480.000 picklocaties wordt dit voorlopig het grootste systeem ter wereld. Naast de picklocaties komt er 2,5 kilometer aan stellages voor hanggoed en achtduizend palletlocaties. In het order storage retrieval (osr)-systeem is ruimte om vier miljoen stuks op te slaan. Een belangrijk deel van dit systeem is nu geplaatst. Dit vormt de kern van het logistieke proces met een opslaggebied van achttien gangen van 150 meter diep en 26 lagen hoog, met daarin 470.000 opslagbakken en 468 shuttles. De shuttles halen de opslagbakken van hun locatie en brengen ze naar de 24 orderpickstations. Daaruit pakken de orderpickers het gevraagde artikel en sturen de bak terug naar een (nieuwe) opslaglocatie. Dit is het enige moment waarop het artikel met de hand wordt gepakt. Voor de rest wordt alles volledig geautomatiseerd verwerkt.
Het is een industriestandaard binnen de logistiek om een perfomance van 100 procent te realiseren. Die eerste 80 procent zijn goed te halen. De grootste uitdaging zit in de laatse procenten tot die 100. Het warehouse control- en warehouse managementsysteem vallen onder het beheer van Knapp. We zien bij dit soort grote projecten, waar zwaar geautomatiseerd wordt, dat klanten steeds vaker kiezen om ook het wms bij ons in te kopen. Dit beperkt het risico voor de klant. Ict is bij geautomatiseerde logistieke systemen een cruciael component voor het samenspel tussen alle machines aan de hand van algoritmes.
Robert Krahé, ICT manager Generieke Diensten bij Wehkamp
Het ict-beheer is in het nieuwe magazijn strikt gescheiden. Knapp levert en beheert alle werkplekken binnen het magazijn. De twintig tot dertig kantoorwerkplekken binnen het distributiecentrum doet de ict-afdeling van Wehkamp. Knapp heeft alle systemen geleverd, maar deze moeten wel communiceren en gekoppeld worden aan het netwerk. In mei 2013 ben ik door Andries van Daalen benaderd voor dit project. Hierbij heb ik met het team gezorgd dat het netwerk werd gerealiseerd en dat er twee computerzalen werden ingericht, want één is geen. Daarvoor zijn er twee 10 gigabyte glasvezelkabels aangelegd. Deze komen volledig gescheiden binnen in het datacenter en zijn ook separaat verbonden met het hoofdkantoor in Zwolle. Het netwerk is voor operationeel gebruik, voor guest gebruik en voor maintenance gebruik. Daarnaast is er gekozen voor een telefonie oplossing die door middel van VoIP-technologie gekoppeld wordt aan het netwerk en via de backbone van het hoofdkantoor ontsloten wordt. Alle transacties lopen via deze backbone. Facilitaire leveranciers van verwarming, koeling, zonnepanelen, iedereen moet bij de systemen op het nieuwe datacenter kunnen komen, daarom zijn er verschillende firewalls geplaatst. De bhv-oplossing is geïntegreerd in de NEC-telefooncentrale, daarom zijn er geen portofoons meer nodig, dit systeem werkt samen met de geleverde dect-telefonie. Momenteel draait het distributie managementsysteem nog op ons mainframe. Wehkamp wil steeds meer afscheid gaan nemen van legacy systemen.
De ict-afdeling van Wehkamp werkte tijdens dit traject nauw samen met Knapp. In diverse workshops hebben we gewerkt aan een highlevel design en een lowlevel design. Daarbij heeft iedereen binnen het team meegedacht en deze gereviewed om te bepalen hoe we zaken konden inrichten die voldoen aan de requirement van het nieuwe datacenter. De architectuur en de inrichting zijn best complex. Er zijn heel veel details die allemaal moeten worden afgestemd. In de praktijk hebben wehet uitgedacht, daarbij doen we dit niet voor het eerst. Qua netwerkcomponent is dit datacenter even omvangrijk als andere vestigingen zoals het datacenter in Dedemsvaart. Daarbij is het hier mogelijk om vanuit green field te werken.
Ergens deze zomer gaan alle systemen live, dat is bewust zowel extern als intern gecommuniceerd. We willen niet onnodig druk leggen op onszelf en externe partijen. We willen niet een datum communiceren, want als we dat halen is het natuurlijk fantastisch, maar met zo’n complex project maakt een dag of zelfs een week eerder of later eigenlijk niet uit. Daarbij kunnen we Wehkamp niet een weekje sluiten. Ruim 2,5 miljoen artikelen moeten straks verhuisd worden. Dat gaan we gefaseerd doen, want het gekenmerkte artikel kan bijvoorbeeld niet volgens het systeem tegelijk in twee magazijnen liggen. Met een migratieteam kijken we hoe we deze verhuizing zowel operationeel als functioneel kunnen faciliteren. Hiervoor is ook veel afstemming met Knapp nodig. Eerste product A of juist B verhuizen, dat stemmen we allemaal af. De offline verhuizing moet heel snel gebeuren Alle merken moeten online blijven staan. Daarom gaan we twintigduizend tot 25.000 artikelen per dag verhuizen. Uiteindelijk hebben we 750 dubbele vrachtwagens nodig. Dat is niet alleen een logistieke mirgatie. De verhuizing is een complex project dat goed afgestemd moet worden met veel verschillende afdelingen. Bij dit proces moeten veel verschillende afdelingen binnen Wehkamp samenwerken. Zo moeten we rekening houden met de marketingafdeling in verband met lopende acties op de website. Je hebt medewerkers nodig voor het uitslaan in Dedemsvaart en het inslaan van artikelen in Zwolle. Dat moet op dezelfde dag gebeuren in verband met de verkoop.
Het zou kicken zijn als we straks een rood t-shirt van Esprit in maatje m op kantoor bestellen en dat we het binnen een half uur klaar zien liggen in de juiste verpakking met de correcte postcode. Als dat gebeurd gaat hier het vuurwerk af. Voorlopig is het nog droogoefenen en testen, testen, testen. Dat doen we met een testserver en een emulatieserver die het magazijnproces nabootst.
Als alles uiteindelijk loopt gaan we zeker kijken naar wat anders had gekund. Voor nu zitten we er nog midden in. Wellicht hadden we de afstemming van interfacing van systemen en transacties in een eerder stadium moeten doen. Dit heeft namelijk langer geduurt dan we hadden gewild. Het is heel erg complex om echt per transactie te beschrijven hoe we dit moesten afstemmen. We zijn op sommige processen diep ingegaan, maar dat heeft zijn vruchten uiteindelijk weer afgeworpen. Nu komt het onbekende, het cruciale moment, ook voor Knapp een nieuwe ervaring. Maar dit project is nu al echt de kers op de taart in mijn bijna 34-jarige carrière bij Wehkamp.
Dit artikel is eerder verschenen in Computable magazine jaargang 48, nummer 6, zomer 2015.
