De Almelose beschuit- en Knäckebröd-fabrikant Bolletje neemt in het voorjaar van 2016 een nieuw enterprise resource planning (erp)-systeem in gebruik. De bakkerij stond voor de keuze: of Microsoft Dynamics NAV, dat al voor de administratie wordt gebruikt, verder uitrollen of overgaan op Dynamics AX 2012 for Food. Bolletje ging voor deze afweging in zee met de Belgische erp-specialist Edan Business Solutions. Die adviseerde het AX-pakket vanwege de uitgebreide standaardfunctionaliteit.
Bij de fabrikant draait al zo’n 25 jaar het bedrijfsinformatiesysteem Blis (Bolletje Logistiek Informatie Systeem). Dit systeem, vertelt hoofd informatisering Harry Lentferink, is ontwikkeld met behulp van Cobol en Uniface. ‘Blis draait op een Digital Alpha-systeem met OS Unix Thru 64 en een Informix-database. Het migreren vindt straks plaats middels Microsof SQL en Excel-upload.’
Het einde van de technische levensduur kwam echter in zicht. Bovendien werd Bolletje in 2013 overgenomen door het Duitse bedrijf Borggreve. Dat was het startsein om de bedrijfsautomatisering opnieuw onder de loep te nemen. In 2010 was Bolletje al in zee gegaan met Schouw Informatisering voor de implementatie van een nieuwe bedrijfsbrede erp-oplossing: toen viel de keuze op Microsoft Dynamics NAV in combinatie SI Foodware, de add-on van Schouw Informatisering die specifiek is voor voedingsmiddelenbedrijven.
Heroverweging
Bolletje koos in 2010 voor Dynamics NAV omdat deze oplossing laagdrempelig en makkelijk aan te leren is door dezelfde look and feel als de bekende producten van Microsoft. Uiteindelijk werd NAV alleen gebruikt voor de automatisering van de administratie en bleef er behoefte bestaan aan een bedrijfsinformatiesysteem dat efficiënter werken over alle afdelingen heen kon faciliteren, gekoppeld aan een meer procesgerichte aanpak.
Na de nieuwe heroriëntatie viel de keuze op Microsoft Dynamics AX 2012 for Food. Dit is een standaard erp-systeem, in tegenstelling tot de Food-oplossingen op NAV. Die factor gaf de doorslag omdat Bolletje een oplossing wil waarbij het niet afhankelijk is van één leverancier. Adviseur en implementator hierbij is Edan Business Solutions, een Microsoft Gold Certified Partner met kantoren in het Belgische Gent en Helmond. Edan is in Nederland onder meer actief voor een aantal voedingsbedrijven, zoals Tradin Organic Agriculture, Fruitmasters en Ahold Coffee Company, en kwam vanwege die focus op de voedingsmarkt in contact met Bolletje.
Stevig projectteam
De fabrikant telt zo’n driehonderd man en heeft twee productielocaties in Almelo en Heerde. Het nieuwe erp-systeem Dynamics AX for Food zal volgens planning in week 13 van 2016 operationeel zijn. Edan gaat in nauwe samenwerking met het projectteam van de bakkerij het AX-systeem invoeren en Blis migreren, vertelt hoofd informatisering Harry Lentferink.
Dit projectteam is gezien het belang van de implementatie stevig opgetuigd. De algemeen directeur is voorzitter van de stuurgroep. Daarnaast bestaat het team uit een projectleider (manager Operations), drie ‘streamleads’ (manager Operations, directeur Financiën & Informatisering, manager Trade Marketing & Sales Support), een projectlid (hoofd Logistiek), een ‘solution manager’ (hoofd Informatisering), een change manager (manager Personeelszaken) en een externe kwaliteitsbewaker (van Move Beyond).
NAV of AX?
Het bedrijf implementeert en ondersteunt industriespecifieke erp- en relatiebeheeroplossingen op basis van Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV en Microsoft Dynamics CRM. Het bedrijf kan klanten dus goed adviseren over de verschillende oplossingen, zoals het dat ook voor Bolletje heeft gedaan.
Volgens Stijn Geeroms, product marketing manager, spelen er vier bepalende factoren mee bij het adviseren van een klant over de keuze voor NAV of AX. De belangrijkste is de diversiteit in bedrijfsactiviteiten. ‘Een bedrijf dat een grote diversiteit kent aan bedrijfsscenario’s die ondersteund moeten worden, zal sneller aanleunen bij AX opdat deze oplossing standaard naaste de talrijke generieke ook vele industriespecifieke processen kan opvangen’, stelt Geeroms. ‘Denk bijvoorbeeld aan een bedrijf dat voedingsmiddelen produceert maar dat ook combineert met een doorgedreven groothandelsactiviteit, dus grotere magazijnen, en distributie- en transportvraagstukken. Of aan een groothandelaar die ook fysieke winkels heeft en verschillende webshops. Deze scenario’s kunnen allen ondersteund worden met één standaard oplossing in Dynamics AX.’
Een bedrijf dat minder is gespecialiseerd, kan beter uit de voeten met NAV. Dit pakket biedt niet of minder doorgedreven industriespecifieke processen aan. Daarvoor kan een bedrijf terecht bij gespecialiseerde partners. ‘Hoe meer types specifieke processen moet worden geautomatiseerd, hoe meer partner add-ons er aan de standaard NAV-laag toegevoegd moeten worden’, zegt Geeroms.
Andere factoren
Verder biedt AX in vergelijking met NAV een uitgebreide oplossing om het internationaal zaken doen te ondersteunen (‘multi-country’, ‘multi-currency’ en intercompany-problematiek). Ook is het aantal gebruikers een veel gebruikt criterium, al vindt Geeroms dit eerder een afgeleide van bovengenoemde criteria. ‘Internationale groepen met een grote diversiteit aan scenario’s zullen al snel ook meer gebruikers hebben en omgekeerd. Beide producten zijn schaalbaar. Voor echte kleine ondernemingen zal de uitgebreide standaard functionaliteit van AX een hinderpaal vormen, terwijl de architectuur van NAV niet geschikt is voor grote ondernemingen van meer dan tweehonderd gebruikers. Daartussen kunnen beide oplossingen uit de voeten.’
De vierde en laatste factor is de toekomststrategie: waar wil een bedrijf naar toe? Zijn er buitenlandse expansieplannen dan is AX een logischer keuze. ‘Gebruikers hebben wel het voordeel dat wanneer ze onderhoud betalen op de licenties, ze altijd kunnen switchen van NAV naar AX en omgekeerd met behoud van de licentiewaarde.’
Diagnose stellen
Het biedt bijvoorbeeld via een diagnose aan te onderzoeken welk pakket het beste past bij een bedrijf. Daarbij wordt dieper ingezoomd op de bedrijfsprocessen en toekomstplannen. Dit gebeurt door een zogeheten industrie-expert die zowel verstand heeft van beide Dynamics-producten als van de bedrijfssector. Edan heeft consultants rondlopen voor de levensmiddelenindustrie, procesindustrie, groothandel en distributie. Die opsplitsing is er niet aan de verkoopkans. Weliswaar hanteert Edan voor beide productlijnen aparte verlies- en winstrekeningen, maar bieden verkopers wel beide productlijnen aan.
Met Microsoft is er contact met één accountmanager die niet gebonden is aan een product en zijn er per productlijn of type vraag contactpersonen die Edan kunnen bijstaan als er vragen zijn over verkoop of realisaties.
Maatwerk vervangen
Voor Edan is het contract met Bolletje – een A-merk – van strategisch belang voor verdere groei op de markt van voedingsmiddelen. Op erp-gebied is er sprake van een vervangingsmarkt. Het overgrote deel van de voedingsbedrijven heeft een erp-systeem, maar daaraan gekoppeld zit vaak het nodige maatwerk.
‘Dat is iets waar ze vanaf willen’, merkt Geeroms. ‘Vandaag de dag realiseren bedrijven zich veel meer dat maatwerk duur is waarbij het ook nog eens lastig is om zaken aan te passen, processen ander in te richten of te upgraden. Maatwerk is deels een rem op de flexibiliteit die bedrijven nodig hebben om in een veranderende markt succesvol te zijn.’
