Uitdagingen bij beheer van onderwijssystemen (2)

In mijn vorige opinie over de uitdagingen bij beheer van onderwijssystemen stipte ik al een aantal belangrijke uitdagingen aan waar veel technisch beheerders bij onderwijsinstellingen mee te maken hebben. Ik had het toen over 24/7 beschikbare data, continuïteit en tevredenheid van de gebruikers. De praktijk leert ons dat er meer uitdagingen zijn. Hieronder volgen er nog drie.

1.            Meer doen met minder.
Onderwijsinstellingen moeten meer doen met minder. Dit betekent dat scholen grote stappen moeten maken om optimaal en efficiënt te kunnen werken. Ook moet de ict steeds beter benut worden. Hier komt schaalbaarheid om de hoek kijken. Universiteiten en hogescholen krijgen onder andere hun financiering als een student binnenkomt en als een student de onderwijsinstelling – met een diploma op zak – verlaat. Deze bekostigingsstructuur heeft grote gevolgen voor de ict-infrastructuur, omdat het voor instellingen voordeliger wordt als er zoveel mogelijk studenten zich aanmelden voor een studie, maar ook als er zoveel mogelijk weer vertrekken. Ict-systemen moeten dus makkelijk op- en af te schalen zijn om het fluctuerende aantal studenten aan te kunnen.

Meer doen met minder is op zichzelf al een behoorlijke uitdaging. Daar komt nog bij kijken dat het zelf regelen van een schaalbare oplossing lastig kan zijn. Zeker als het gaat om fysieke servers.

2.            Continuïteit.
Een belangrijke uitdaging voor onderwijsinstelling is de waarborging van kennis binnen de organisatie. Men moet goed weten hoe applicaties werken, hoe de ict-infrastructuur is opgebouwd en hoe deze samenhangt met alle andere systemen. Het belangrijkste probleem hierbij is echter dat er binnen het onderwijs een hoog kennisverloop is, doordat medewerkers vaak veranderen van baan of bij andere afdelingen/faculteiten gaan werken. Dit heeft nadelige gevolgen voor het inhoudelijke kennisniveau van de ict-afdelingen. Ook de vergrijzing op een afdeling is een punt van aandacht.

3.            Veiligheid boven alles.
Ook een hot issue: security. U kunt geen ict-blad openslaan of er staat wel wat in over de beveiliging van netwerken, tablets, et cetera. Uiteraard geldt dit ook voor de onderwijssystemen. Die omvatten bergen aan interessante data, die steeds interessanter worden voor hackers. Niet alleen persoonsgegevens, maar natuurlijk ook studieresultaten en informatie over toetsen. Een ramp als deze gegevens op straat komen te liggen. Ondanks de verschillende maatregelen die onderwijsinstellingen treffen om cyberaanvallen te voorkomen, blijkt toch dat het aantal incidenten in het hoger onderwijs toeneemt. Dat komt naar voren uit het rapport Cyberbedreigingsbeeld van Deloitte in opdracht van Surf en het project Integrale Veiligheid Hoger Onderwijs.

De beveiliging van dergelijke systemen wordt steeds moeilijker en daardoor belangrijker. Niet alleen professionele hackers vormen een risico voor onderwijsinstellingen, ook studenten kunnen interesse hebben in de data. Deze groep mensen heeft tijd, zin en energie om systemen te kraken. Wat hier absoluut geboden is, is een snelle handeling bij bijvoorbeeld een lek. Deze bugs moeten binnen no time worden gefixt, anders wordt de kans op een inbraak aanzienlijk groter. Een beheerder heeft vaak geen tijd of capaciteit om de beveiliging van systemen continu prioriteit te geven. Hierdoor lopen onderwijsinstellingen het risico dat security minder belangrijk wordt dan eigenlijk zou moeten.

Stapel uitdagingen bij technisch beheer

Al met al een behoorlijke stapel uitdagingen. Dat je ze moet aangaan, is één ding dat zeker is. Immers, slechte ict-performance is de showstopper van innovatie. Als de performance op en top is kunnen onderwijsinstellingen enorme stappen maken naar een innovatieve onderwijswereld. Uiteraard ben ik erg benieuwd naar de uitdagingen die jij wel ziet, maar die ik niet heb benoemd!

Lees ook het eerste deel van ‘Uitdagingen bij beheer van onderwijssystemen (1)‘.