PostNL gaat all cloud

PostNL is als organisatie aan het transformeren om snel de veranderende markt te kunnen bedienen. Flexibiliteit en snelheid met betrekking tot de introductie van nieuwe producten en diensten zijn van groot belang. PostNL ziet public cloud-diensten, en vooral die van Microsoft, als essentieel onderdeel van de oplossing. PostNL gaat dan ook ‘all cloud’.

Door slimmer gebruik te maken van de flexibele en dynamische diensten van Microsoft is PostNL in staat de vraag van zowel de interne organisatie als van hun miljoenen klanten vorm te gegeven. Door de all cloud-strategie kan PostNL alle it-systemen als clouddienst afnemen. Een combinatie van eigen datacenters en public cloud bracht in de ogen van PostNL vooral extra complexiteit, risico’s en kosten met zich mee. Uiteindelijk werd in het geval van Microsoft Office 365 voor SaaS gekozen en werd Microsoft Azure voor PaaS én IaaS gekozen.

De toevoeging van IaaS-diensten aan Microsoft Azure een jaar geleden, stelt PostNL in staat om meer applicaties, met name standaardpakketten, naar Azure te migreren en de transitie naar de cloud te versnellen. Sommige applicaties worden eerst naar Azure gemigreerd op basis van het IaaS-concept om vervolgens de benodigde wijzigingen door te voeren en daarmee de applicatie naar ‘PaaS-niveau’ te tillen, conform de principes binnen de all cloud-strategie.

PostNL heeft dus ook te maken met standaardpakketten die (nog) niet als SaaS kunnen worden afgenomen en met maatwerk in .Net en Java. Alle ongeveer vijfhonderd maatwerkapplicaties worden gemigreerd naar Microsoft Azure. Hierbij wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van de PaaS-diensten die Azure biedt. Waar dat niet mogelijk is wordt IaaS toegepast. Ook standaardpakketten, waaronder bijvoorbeeld het contentmanagementsysteem Tridion, worden gemigreerd naar Microsoft Azure. Doelstelling van PostNL is om eind 2015 ‘het licht uit te doen’ in de eigen datacenters.

Op dit moment is ruim de helft van de ongeveer vijfhonderd applicaties naar Azure gemigreerd. Hieronder valt ook MijnPost. Dit portaal voor zo’n honderdduizend zakelijke klanten draait nu al meer dan een jaar succesvol op het Azure-platform. Ook draait inmiddels ruim een half jaar de corporate website www.postnl.nl succesvol op Azure. PostNL voert met deze transitie een innovatief sourcingmodel in: PostNL geeft applicaties bij een externe partij in beheer en neemt het vervolgens als SaaS-dienst af bij de betreffende partij (quasi-SaaS).

De volledige OTAP-omgeving is ingericht in de Azure-omgeving van PostNL. De ontwikkel- en beheerpartijen ICT Automatisering en Sogeti krijgen van PostNL de benodigde rechten om autonoom hun werk te kunnen doen. Doordat alles in één omgeving draait, kunnen (keten)testen sneller en gemakkelijker worden uitgevoerd. PostNL voert regie uit op de Azure-omgeving: vooraf worden met de beheerpartners schattingen gemaakt van het gebruik van Azure. PostNL houdt dat in de gaten en stuurt bij waar nodig. Vier belanghebbenden belichten hun rol in de all cloud-strategie van PostNL.

Wim Reedijk, directeur IT bij PostNL

PostNL besloot in 2012 om alles in de cloud te zetten. Geen eigen systemen dus meer. Het klinkt als een heftig besluit, maar het is eigenlijk een heel logische stap. Zoals bekend is post als fysiek product aan het afnemen. Wij verwachten voor 2015 tot en met 2017 een volumedaling van 9 tot 12 procent. De pakketmarkt daarentegen groeit enorm. In 2005 hadden we te maken met tweehonderdduizend pakketten, nu zijn dat er gemiddeld zo’n 650.000 per dag. Daarbij hebben we te maken met enorme pieken tot wel een miljoen per dag.

Dat de aantallen van post en pakketten dagelijks fluctueren, heeft ook gevolgen voor ons personeelsbeleid. We zijn van een bedrijf met fulltime medewerkers naar een organisatie met nu zo’n dertigduizend parttimerbanen gegaan. Eigen systemen schaf je qua omvang aan om je hoogste piek op te vangen, maar als de capaciteit niet per seizoen maar dagelijks fluctueert, is de stap naar de cloud logisch voor PostNL.

Er zijn niet veel voorbeelden van cloudtransities zoals wij die hebben gemaakt. Iedereen is wel met de cloud bezig, maar dan met een klein onderdeel. Zoals wij de cloud omarmen is bijzonder, omdat wij hebben besloten volledig te stoppen met zelf it uit te voeren. Die strategie vereist een flinke verandering van de it-processen, cultuur, kennis en kunde binnen de it-afdeling van PostNL. Zo is een groot deel van de it-afdeling als het ware weg geautomatiseerd. Na jaren verschillende afdelingen te automatiseren wordt nu it-beheer zelf geautomatiseerd. Dit houdt in dat we alles opnieuw inrichten en faciliteiten uit een cloud huren.

Bij PostNL worden diverse partners ingeschakeld. ICT Automatisering en Sogeti zijn verantwoordelijk voor de cloudarchitectuur, migratie en het beheer van applicatieomgevingen. Zij leveren nu hun cloud managed services, voor het design, de bouw en het beheer. De keuze voor de publieke clouds van Microsoft Azure en Amazon is omdat wij per gebruik willen betalen om pieken en dalen op te vangen. ICT Automatisering en Sogeti zijn de ict-partners die de applicatiemigratie- en rationalisatie begeleiden. Met Salesforce.com richt PostNL aan de voorkant portalen in waarmee het informatie met bezorgers uitwisselt over poststukken en pakjes. In een later stadium doen wij dit ook met zakelijke klanten. Voor administratie en hr worden cloudoplossingen van SAP ingezet.

Om de ict-partners goed aan te sturen heeft PostNL de afdeling Cloud-IT in het leven geroepen. Die voert de regie over de leveranciers en zorgt voor goedwerkende interfacing en koppelingen tussen de verschillende bedrijfsapplicaties in de cloudomgevingen. De totale overstap moet eind 2015 worden afgerond. De implementaties van Salesforce en SAP lopen nog door tot in 2017.

Aart Wegink, commercieel directeur bij ICT Automatisering

ICT Automatisering is al heel vroeg ingestapt in het cloudproject van PostNL. Wij ontwikkelden al jaren verschillende van hun applicaties en nog voordat wij alle afspraken contractueel hadden vastgelegd, waren wij al begonnen met het migreren van een eerste, makkelijke applicatie naar het Azure-platform van Microsoft. Deze eerste migraties waren een leercurve voor ons, voor ons was het ook nieuw. Voordat je echt gaat migreren, moet je eerst kennis en kunde opbouwen.

In de proof of concept lieten we al zien dat de applicaties naar Azure te migreren zijn. Als stakeholder waren wij in het PostNL-project verantwoordelijk voor de architectuur. Ik was betrokken bij het ontwikkelen van de business case en in het contract hebben we de flexibiliteit, kostenreductie, innovatie en time to market vastgelegd. Mede door de cloud case bij PostNLzijn wij zelf als organisatie ook veranderd. Waar we voorheen vooral fixed price-projecten opleverden, leveren we nu service op basis van Azure.

De rol van ICT Automatisering bij PostNL is nog niet uitgespeeld, want er moeten nog meerdere applicaties gemigreerd worden. Daarnaast zijn we verantwoordelijk geworden voor het beheer van de keten. Ik noem dat liever innovatief beheer, want dat is het. Binnen ons contract voor de lange termijn maken we continu een innovatieslag voor PostNL. Doordat Microsoft iedere zes weken Azure vernieuwt, blijft deze innovatie maar doorgaan. Het is onze taak als cloud managed service provider om de keten te vereenvoudigen.

Door deze nieuwe vorm van dienstverlening, is er een cultuurverandering bij ons ontstaan. We zijn veranderd van een leverancier van fixed price-projecten naar het leveren van diensten op basis van Azure. Dat is een hele andere benadering voor ons. Platform as a service (PaaS) brengt zoveel functionaliteit met zich mee, dat je snel moet kunnen veranderen als de klant vraagt om een oplossing. Voordeel is wel dat je je kan richten op de kern van de applicaties. Zodoende creëer je een transparant ontwikkelproces.

De cloud case bij PostNL is heel bijzonder, het getuigt van waanzinnig veel lef en ondernemersgeest. PostNL werkt aan de volgende generatie oplossingen en hierin spelen wij een rol. Het vergt een stukje pionieren waarin je vooral veel van het onbekende moet laten zien. We hebben dan ook veel met het architectenteam van PostNL samengewerkt. Er was veel voorinvestering nodig en de impact op de architectuur was groots. Doordat wij dichter tegen hun business aan zijn gaan zitten, zijn we een verlengstuk van hun it-organisatie geworden. Dat is meer dan wij van tevoren hadden bedacht.

Diederik Vieleers, directeur Delivery & Portfolio bij Sogeti

Ook wij hebben al een lange relatie met PostNL. In het all cloud-project zijn wij al in 2012 ingestapt. Wij hebben geholpen bij het ontwikkelen van de strategie. Toen we gevraagd werden, hebben we direct ‘ja’ tegen de opdracht gezegd. Wij geloofden en geloven namelijk in de cloudontwikkelingen in de markt. Het versterkte onze strategie waardoor wij ontwikkelden van een traditioneel it-model naar een cloudservicemodel. Daar zijn wij naar gegroeid.

Als je een private SaaS-model levert, dan is het belangrijk dat je ook de processen inbrengt. Dat hebben we in 2012 dan ook voor PostNL gedaan. We hebben een servicecatalogus opgesteld en de scope bepaald. Deze laatste is vooral door PostNL gedefinieerd. Daarin werd een onderscheid gemaakt tussen ‘SAP’ en ‘non-SAP’. Voor dit laatste deel zijn wij voornamelijk met name verantwoordelijk gemaakt. Dit is een breed pakket met onder andere Microsoft, Java, Oracle applicaties en losse applicaties van isv’s. Dit zijn dus vooral bedrijfskritische applicaties, waaronder bijvoorbeeld de postsorteer-applicatie, die in de cloud worden gebracht.

Voor het project hebben we een eigen cloud service organisatie opgezet, waarbij PostNL de ‘launching customer’ was. Dit is alweer ruim 2,5 jaar geleden en in die tijd hebben we veel geleerd. Vooraf hebben we analyses en aannames moeten doen van de haalbaarheid van de migratie en in de impactanalyse werden we soms gedwongen andere keuzes te maken.

Dat heeft wel gevolgen gehad voor de snelheid van de implementatie, want we dachten sneller klaar te zijn. Je moet applicaties wel klaar maken om in Azure te draaien. Gelukkig hielp Microsoft daar goed bij. Eén ding is wel zeker: de innovatie in dit project is ongelooflijk hoog. Verder wilde PostNL gedurende het traject de schaalvoordelen vergroten door meerdere bedrijfsonderdelen in de migratie te betrekken. In eerste instantie was het project gericht op het Mail-bedrijf, maar tussentijds kwamen daar onderdelen als Spotta, Spring en andere onderdelen bij. Niet iedere applicatie is even makkelijk te migreren en dus moet je soms aanvullende maatregelen nemen en bijsturen om het resultaat te halen.

Bij de start van het project hebben we, nog niet bestaande, aanvullingen op Azure gerealiseerd om de migratie mogelijk te maken. Nu biedt Azure deze wel en volgen we de Azure-roadmap zodat nieuwe innovaties direct voor PostNL worden doorgevoerd. Binnen het project zijn er wat mij betreft vier hoogtepunten: de livegang van de eerste applicaties, de breedte van technologieën, de hoge continuïteit en stabiliteit van de operatie, en de adoptie van nieuwe innovaties.

Remco Bruns, senior account executive bij Microsoft Nederland (links) en Tako Koning, directeur Enterprise & Partner Group bij Microsoft Nederland (rechts)

‘Wij zijn drie, vier jaar geleden bij PostNL gestart met het definiëren van de all cloud-strategie’, licht Koning toe. ‘Hierin is gekozen voor een multi vendor-strategie per deel van het portfolio. Wij zijn hierin verantwoordelijk voor Office 365 en Azure. In deze beginfase zijn we met PostNL naar ons hoofdkantoor in het Amerikaanse Redmond gegaan om hen te laten zien wat we konden. Hier zijn we ook begonnen met het uitrollen van de roadmap. Zo zijn bijvoorbeeld functionaliteit en implementatie in de business case opgenomen. Doel was om eind 2015 het licht uit te kunnen doen in de datacenters van PostNL. Hierop is de planning gebaseerd.’

De werkplekomgeving ging over naar Office 365, niet het spannendste deel van de migratie. Maar hoe zat het met de Azure-planning? Bruns: ‘Alle applicaties van PostNL moesten worden gemigreerd naar de Azure Public Cloud. ICT Automatisering was hierin verantwoordelijk voor onze .Net-technologie, waarmee ze vooruit liepen op wat Sogeti deed. Daar richtten ze zich vooral op Java- en packaged applicaties. ICT Automatisering kon vooruitlopen omdat alles bij PostNL al gebaseerd was op Microsoft-technologie. In het geheel hebben wij vooral onze expertise geleverd.’

De cloudstappen die PostNL heeft doorlopen, worden in 2015 door wel meer organisaties gezet, maar drie jaar geleden waren deze wel heel nieuw. ‘Vier jaar geleden zijn wij begonnen met het veranderen van ons portfolio’, vervolgt Koning, ‘Met name infrastructure-as-a-service (IaaS) is toegevoegd. Openheid staat daarbij voorop, zodat bijvoorbeeld Linux naar Azure gemigreerd kan worden. Door contact op projectniveau zijn we de andere technologieën gaan leren en eigenlijk kunnen we nu alles naar Azure migreren. We hebben nu nieuwe virtuele machines in Azure die geschikt zijn voor de zwaarste applicaties.’

De rol van Microsoft in het PostNL-project was vooral operationeel, met name via Sogeti worden de lijnen meer structureel uitgezet. Bruns: ‘Vanuit de supportkant hebben we een plan opgesteld. Als er iets aan de hand is, zijn we direct betrokken. Ons accountteam wordt eigenlijk alleen ingeschakeld bij hick-ups. Als we zelf in actie komen, is dit vooral op technisch niveau. Doordat er echter wekelijks zaken in Azure bijkomen, hebben we wel één keer in de zes weken overleg met de betrokken partijen. In het traject bij PostNL was het daardoor vooral veel leren en snel schakelen. Omdat alles nieuw is, helpen we PostNL met het opstellen van de referentiearchitectuur. Door alle veranderingen binnen Azure blijven we ook gewoon betrokken bij het geheel. De hoogste prioriteit is nu dat alle lichten uitgaan in de datacenters van PostNL.’

Dit artikel is eerder verschenen in Computable magazine jaargang 48, nummer 5 van mei 2015.