Deze tijd vraagt om een overheid die met de dienstverlening flexibel inspeelt op de hoge eisen van stakeholders en dat kan eigenlijk niet zonder moderne informatie technologie. Grote vernieuwingstrajecten volgens een blauwdrukaanpak brengen echter vaak niet de oplossing of blijken bijzonder weerbarstig in de implementatie. Er is een andere aanpak nodig.
De kunst is om enerzijds top down duidelijke toekomstbeelden neer te zetten over zowel de ambities als de huidige beperkingen van het it-landschap en anderzijds bottom up met kleine stapjes daar consistent naar toe te werken. De praktijk laat hier en daar zien dat dat werkt en ook dat daarmee langzaam maar zeker wordt afgerekend met een hoofdpijndossier: de legacysystemen van de overheid. Het begrip duikt te pas en te onpas op in artikelen over it-transformaties, zowel binnen de overheid als in het bedrijfsleven.
De teneur: legacysystemen zijn een blok aan het been en belemmeren innovatie en flexibiliteit. Daarin zit zeker een kern van waarheid, maar toch is het goed om niet klakkeloos met de wolven mee te huilen en vooral goed op het netvlies te krijgen wat het probleem precies is met deze legacysystemen. Al was het maar om te voorkomen dat we in de valkuil stappen dat het afrekenen met legacysystemen per definitie gelijk staat aan een probleemloze it-omgeving, door ons blind te staren op de beperkingen van de legacysystemen.
Wat is legacy eigenlijk? De eerste associatie die vaak naar voren komt zijn oude, centrale, administratieve systemen. De literatuur verwijst vaak naar grootschalige systemen die onder meer in Cobol zijn gemaakt. Deze systemen integreren slecht met andere systemen en bevatten zeer specifieke functionaliteit. Overigens gaat het bij legacy niet per definitie om dergelijke klassieke grootschalige systemen. Het komt ook voor dat spreadsheets of andere lokale toepassingen in de loop der jaren zijn uitgegroeid van eenvoudige lokale toepassingen tot complexe administraties. Er zijn nog steeds veel afdelingen waar Excel en Access worden gebruikt om hele administraties bij te houden.
Negatieve klank
Legacy heeft een negatieve klank gekregen onder vrijwel iedereen die zich bezighoudt met informatietechnologie. Toch vervullen veel legacysystemen hun taken in de praktijk eigenlijk vaak vrij goed. Dat wil niet zeggen dat legacy geen problemen oplevert binnen de overheid. Dat bleek ook nadrukkelijk uit een enquête onder circa honderd overheidsfunctionarissen die de beurs Overheid 360° bezochten. De rode draad in hun antwoorden is dat zij een gebrek aan uniformering waarnemen binnen de it-landschappen van de overheid en dat de complexiteit onbeheersbaar groot wordt, zowel ten aanzien van het beheer als de ontwikkeling. Het probleem ten aanzien van legacy valt bij nadere beschouwing uiteen in een aantal facetten:
Financiering: de kosten voor het in de lucht houden van legacy zijn omvangrijk, en vaak hoger dan moderne alternatieven, terwijl er vaak maar beperkte financieringsmogelijkheden zijn voor vervanging;
Kennis: De software is vaak onvoldoende gedocumenteerd. Dat maakt dat het onderhoud van de systemen moeilijk is over te dragen. Bovendien wordt de kennis van oude technieken steeds schaarser: er is sprake van vergrijzing onder de professionals die nog voldoende specialistische expertise hebben.
Functionaliteit: Veel oude systemen zijn niet gebouwd voor real-time interactie maar voor batch processen. De flexibiliteit is laag en het is dan ook lastig om processen anders in te richten. Terwijl de omgeving juist daar om vraagt in deze tijd van verandering.
Datavervuiling: De typische ‘silo’s’ in de legacy systemen zijn niet ontwikkeld om gegevens met elkaar te delen. Er is geen scheiding aangebracht tussen proces en data en dat maakt de mogelijkheden voor data analytics beperkt of tijdrovend.
Beveiliging: De oude technieken zijn kwetsbaar voor ongewenste informatielekken of inbraakpogingen.
Inspelen op wijzigingen in wet- en regelgeving: Het verwerken daarvan is vaak een ingrijpende operatie en kan soms niet tijdig worden doorgevoerd.
Licenties: Sommige applicaties zijn (vaak onbewust) voor een specifiek besturingssysteem of database ontworpen. Naarmate de tijd verstrijkt neemt het risico toe dat leveranciers de ondersteuning van de producten beëindigen.
Stip op de horizon
Hoe kunnen organisaties in de publieke sector de geschetste cocktail aan problemen te lijf gaan? Het ligt misschien wat voor de hand, maar het begint met een scherp inzicht in de problemen op de hiervoor genoemde aspecten. Dat inzicht, ook in termen van financiële mogelijkheden, is in de praktijk vaak niet beschikbaar: er zijn vooral vage noties over ‘het legacy probleem’. Wie de moeite doet om het scherp in kaart te brengen kan op basis daarvan een duidelijk toekomstperspectief schetsen over de gewenste situatie: de ‘stip op de horizon’. Bovendien blijkt in de praktijk dat zo’n analyse ook vaak direct de nodige oplossingsmogelijkheden oplevert. Veel problemen blijken dan weldegelijk oplosbaar.
Het is van belang om deze ‘stip op de horizon’ niet alleen te ontwikkelen voor de ontwikkeling van het it-landschap maar ook, of misschien wel juist, voor hoe de (digitale) dienstverlening van de publieke organisatie er uit kom te zien. De it-strategie is immers een afgeleide van deze ambities.
Als deze stip op de horizon helder is, kan het probleem vervolgens gaandeweg in kleine stappen worden opgelost. De praktijk biedt tal van inspirerende voorbeelden hoe dat kan. De implementatie van een geheel nieuw ict-systeem ineens leidt nogal eens tot een catastrofe. Organisaties die kiezen om hier via kleine stappen naar toe te werken boeken daarmee vaak opvallende successen. Zij verbeteren de dienstverlening stap voor stap zonder al te omvangrijke operationele of financiële risico’s. Een van de succesfactoren daarin is het betrekken van de gebruikersorganisatie, in snelle iteratieve werkvormen. Een andere is de keuze voor open architecturen, die maakt dat het it-landschap brok voor brok kan worden vervangen.
Haarscherp
Het gaat kortom om een combinatie van grote beelden en kleine stappen. De analogie met het verbouwen van een bestaand kantoor dringt zich op. De beelden over de eisen aan de nieuwe huisvesting en de beperkingen van de huidige moeten haarscherp zijn. Als die beelden helder zijn kunnen we de nieuwe werkomgeving ook bouwen terwijl de werkzaamheden doorgaan. Stapje voor stapje.
Hans Donkers en Joost Koedijk, beide partners KPMG Advisory
Congres Smart Government
Op 18 juni 2015 vindt het Smart Government congres plaats in de Jaarbeurs Utrecht.
Radicale organisatievernieuwing, toepassing van (big) data en informatietechnologie, en het
incorporeren van de kennis van partners en burgers staan op dit congres centraal.
Met de relatiecode JAARBEURS15 krijgen Computable-lezers honderd euro korting op de toegangsprijs van 499 euro (exclusief btw).
Ja, ja de stip aan de horizon zetten maar totaal niet weten waar je nu ergens in het bos verdwaalt bent is hilarisch als ik overweeg dat de overheid zichzelf in de hoek geverfd heeft want de zo gehekelde ‘legacy’ is vooral een erfenis van eigen keuzen. Punt van kleine stapjes is dat je daarmee vooral puntoplossingen en het gebruikelijke woud aan silo’s krijgt waardoor analogie met het verbouwen van een bestaand kantoor klinkt als de kleur van het fietsenschuurtje. Even voor de duidelijheid, veroudering is een fact of life en de legacy van morgen is de belofte van vandaag want het is niet de code maar het beleid dat bepalend is en die verfoeide data scheiding is soms gewoon wettelijk verplicht.
Het plaatje is veelzeggend. Stappen in het zand die bij volgende visie, directeur, kabinet, iteratie weer weggespoeld worden. Of je nou marathon of voor een hoop sprints kiest, KPKG Advisory heeft ontdekt dat je met kleine stappen uiteindelijk ook groot kan graaien 😀
Eigenaardig pleidooi: legacy moderniseren met… legacy.
Inderdaad wordt legacy gekenmerkt door een sterke verwevenheid van data en proces, maar met een scheiding van data en proces (zoals genoemd onder het kopje Datavervuiling) komen we van de regen in de drup.
De oplossing voor verwevenheid is dan ook niet: scheiden, maar: ontkoppelen (of ook: ontvlechten).
De gewenste ontkoppeling betreft dan de bedrijfsobjecten, de bedrijfsfunctionaliteit, de bedrijfsflow en de presentatie/GUI/self service; precies een 4-tier architectuur die mogelijk wordt gemaakt door SOA. Dus service-georiënteerd en niet proces-georiënteerd.
Opvallend ook dat nog steeds gesproken wordt van “..een geheel nieuw ict-systeem”; bij het moderniseren van legacy wil je ict-systemen juist vervangen door bedrijfsapplicaties.
Wat betreft het ontwikkelen van bedrijfsapplicaties is de tijd van het wereldbeeld (en dus van de grote beelden) inmiddels voorbij; het gaat nu om ruimte en architectuur (en daarmee uiteindelijk om wereld)!
@Jack
Ja, ja het holodeck van filosoferende ambtenaren zal de oplossing brengen voor alle kwijtgeraakte regie. NOT!
Je 3D wereld is prachtig maar wat zweverig want de wereld is uiteindelijk nog behoorlijk plat als we overwegen dat alles uiteindelijk wel op elkaar aan moet sluiten. Enne.. ik heet tegenwoordig Pjotr en heb een Bulgaars kenteken waardoor ik lekker laag over de snelweg kan zweven zonder dat de rekening daarvan in mijn brievenbus komt. Het is misschien een vervelende gedachte voor je maar processen zijn dus de basis van de overheid, en daarmee onze democratie want ze zijn veelal ook nog eens gebonden aan wetten.
Aangaande je voorstel volgde ik enige tijd geleden een interessante discussie waarin – heel uniek – data wel onlosmakkelijk gebonden werd aan het proces omdat je anders in een scope creep komt waarbij de data vanuit het ene proces misbruikt wordt voor het andere want tussen service en controle zit nog een zwart gat.
Sorry Jack maar je verhaal klinkt als een hoge snelheidslijn zonder spoor als we even kijken naar steeds groter wordende ‘beurtbalkje’ van je supermark IT.
Ewout, voor een andere kijk op de wereld kan ik je dit fraaie opiniestuk van harte aanbevelen:
http://www.blogit.nl/ict-moet-medewerkers-helpen
Toch vind ik deze auteur aardig mild over BPM als hij dit omschrijft als:
“wensen van de klant afstemmen op de middelen die beschikbaar zijn”.
Als er iets ontbreekt aan processen, dan is het wel: afstemming!
Prachtig concept overigens, dat holodeck, waarmee je hier opnieuw komt aanzetten. Ik was er niet echt mee bekend, maar wikipedia biedt weer uitkomst: http://nl.wikipedia.org/wiki/Holodeck
PS: heb je voor mij een linkje naar die discussie over proces/data die je onlangs volgde?
@Jack
Discussies vliegen – net als hier – op internet alle kanten op, waarna iedereen uiteindelijk weer verder ging met hetzelfde en een digitaal restje vind je hier:
https://docs.google.com/document/d/1Vt96dy3HUzSPD42k6lJFGNNequPIQPuRkFNU99CmBlg/edit?pli=1
Mogelijk spring ik te snel in conclusies maar je opmerking over BPM vertaal ik als ‘requiremensen’ die heel goed weten wat ze willen alleen niet hoe ze dat moeten bereiken doordat er nu eenmaal een verschil zit tussen Systems of Record (SoR) en Systems of Engagement (SoA) als we kijken naar tegenstrijdigheid in betrouw- en bruikbaar ten opzichte van de schaalbaarheid.
Dropbox is erg schaalbaar maar of we deze brievenbus ook betrouwbaar vinden in de ontkoppeling van ‘het zijn’ is nogal discutabel als ik kijk naar de lessen van Harry Potter met het verdwijnselen en verschijnselen. Sorry, maar de overheid is vaak niet eens in staat om onweerlegbaar de fysieke identiteit aan een digitale equivalent te koppelen.
Dit deels natuurlijk ook door de ‘legacy’ van privacy maar dat is een andere discussie voor ‘The Boys from Brazil’ want lobbyisten die een stip aan de horizon zetten zijn meestal al weer met de noorderzon vertrokken als het erom gaat spannen want uiteindelijk gaat het toch vaak om gebrekkige interne controle bij administratieve organisaties.
Ewout, Dank voor het linkje én de toelichting op de discussie in dit document!
Want het onderscheid Systems of Record (SoR) en Systems of Engagement (SoA) is ook al nieuw voor mij, ook al bestaat het misschien al heel lang. In Google zijn in ieder geval veel afbeeldingen voor deze zoektermen te vinden.
Ik blijf natuurlijk gewoon volhouden dat SOA pas echt tot haar recht komt als we systemen en processen achter ons laten 🙂
@Jack
Even voor de beeldvorming, een PROCES VERBAAL is een feitelijke verslaglegging van een proces waarbij alle betrokken instemmen met de juistheid.