Shadow it wordt door bijna alle Nederlandse werknemers gebruikt. Dit blijkt uit onafhankelijk onderzoek in opdracht van ict-dienstverlener Incentro. Maar shadow it moet vooral niet als een last, maar meer als een kans worden gezien door de it-afdeling, meent Kees van Bemmel, managing director bij Incentro.
Uit het onderzoek komt naar voren dat bijna 90 procent van de Nederlandse werknemers gebruikmaakt van it-oplossingen die niet zijn goedgekeurd door de it-afdeling, oftewel shadow it. Volgens Kees van Bemmel is de it-afdeling vaak niet op de hoogte van de shadow it die door de medewerkers wordt gebruikt, maar is het niet zo dat de it-afdeling het gebruik van shadow it bewust negeert.
‘Hier liggen dan ook grote kansen voor de it-afdeling’, zegt Van Bemmel. ‘Het mooie is namelijk dat medewerkers, door gebruikt te maken van shadow it, daarmee wel aangeven dat zij gemotiveerd zijn om hun werk goed te kunnen doen. Denk bijvoorbeeld aan medewerkers die tools als whatsapp en dropbox gebruiken om ook thuis nog verder te kunnen werken.’ Medewerkers weten zelf dus heel goed wat zij nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen, zegt Van Bemmel. ‘Als de it-afdeling daar naar luistert, krijgen zij veel beter inzicht in wat de wensen van de medewerkers zijn en kunnen zij hier op inspelen.’
Eisen hardware en software
Het onderzoek geeft dan ook aan dat de belangrijkste reden voor het gebruiken van shadow it is dat de beschikbare software en hardware niet aan de eisen voldoen. Wat deze eisen precies zijn, verschilt per persoon, legt Van Bemmel uit. ‘Het belangrijkste is dat de tools intuïtief zijn voor de gebruiker. Ze moeten plezierig kunnen werken, zonder dat ze hier veel voor moeten leren of lange trainingen hoeven te volgen.’
De it-afdeling kan erachter komen aan welke eisen de hard- en software moet voldoen, door in gesprek te gaan met de medewerkers, zegt Van Bemmel. Daarnaast is het belangrijk te beseffen dat organisaties nooit volledig vat kunnen hebben op shadow it, omdat er steeds weer nieuwe tools ontwikkeld en gebruikt zullen worden, benadrukt Van Bemmel. ‘Zorg er daarom voor dat wanneer je wat gaat doen met de kennis over shadow it binnen de organisatie, dat de systemen en processen binnen de organisatie daar zo zijn ingericht dat je super snel kunt schakelen. Door middel van korte lijnen, beslissingsbevoegdheid aangaande de koop of ontwikkeling van een nieuwe tool en moderne ontwikkelplatforms kan snelle time-to-market worden gerealiseerd.’
Blijvend leerproces
Tot slot zegt Van Bemmel dat hoewel organisaties bij het kiezen van soft- en hardware dit wel op basis van onderzoek en business requirements doen, maar dat zij zich moeten beseffen dat dit een blijvend proces moet zijn. ‘De wensen van medewerkers blijven zich ontwikkelen en er komen steeds nieuwere tools op de markt. Dit moet je in de gaten blijven houden.’
Shadow IT is toch meer dan alleen een paar tooltjes? Hoe vaak ik niet een .VBS scriptje schreef om iets te kunnen doen wat op de normale manier door de beheerder was afgeschermd.
De vraag is waardoor schaduw-IT ontstaat.
Als de gebruiker een behoefte heeft, en de IT-afdeling kan daar niet in voorzien, dan is het niet meer dan logisch dat de gebruiker zelf op zoek gaat naar een oplossing.
Maar wat ik ook tegenkom is dat de gebruiker met een oplossing voor een probleem aankomt, terwijl de IT afdeling daar ook al een (andere) oplossing voor heeft. De discussie rondom de toolkeuze verzandt dan in “smaak”, “geloof” en andere, niet of moeilijk kwantificeerbare, factoren, waarbij voorbij gegaan wordt aan het eigenlijke probleem wat men met deze tool opgelost wil hebben.
Een andere valkuil waar men met dit beleid in kan vallen is dat er naar oplossingen gekeken wordt die lokaal (voor één team) wellicht optimaal zijn, maar globaal (hele organisatie of het overkoepelende project) juist contraproductief werken.