Lelystad stapt over op MS Project Portfolio

Van planningen en overzichten maken in Excel op weg naar een flexibele en moderne project portfolio management-omgeving. Dat is als overstappen van een stoptrein op een snelle intercity. De gemeente Lelystad heeft die overstap gemaakt door Microsoft Project Portfolio Management 2013 te gaan gebruiken. En daar plukt de gemeente nu al de vruchten van.

In veel organisaties is het nog heel gebruikelijk dat men voor de planningen en de overzichten gedeelde Excel-bestanden gebruikt. Hoewel zoiets in de basis prima kan werken, vergroot het vaak wel de afstand tussen de betrokken medewerkers en hun planningen. Bovendien is zo’n systeem erg foutgevoelig en weinig flexibel. Onbekendheid met geavanceerde en zeer gebruiksvriendelijke planningssystemen is vaak de reden dat men op de oude voet doorgaat.

De ‘Excel-situatie’ was ook te zien bij de afdeling Ingenieursbureau en Projectmanagement van de gemeente Lelystad. Deze afdeling adviseert over, en realiseert allerlei projecten in de stad. Meer dan honderd standalone planningen, aparte Excel-bestanden om aanvullende gegevens bij te kunnen houden en twee planners die als enigen zaken kunnen aanpassen; dat was de situatie. Dat er iets moest veranderen, was wel duidelijk: deze manier van werken was niet altijd even efficiënt en bijzonder kwetsbaar. Bovendien was het genereren van managementinformatie op deze manier erg bewerkelijk en foutgevoelig.

Guido Klaasen is bedrijfskundig adviseur bij deze afdeling binnen de gemeente. Hij ging aan de slag met het ontmantelen van de oude werkwijze en de overgang naar een nieuw en flexibel systeem. Klaasen: ‘We wilden een goed overzicht krijgen van waar onze mensen mee bezig waren. Met het systeem dat we hadden, was dat gewoonweg niet goed mogelijk.’ Hij legt uit dat er gezocht werd naar een alternatief dat voor tijdswinst, gemak en kwaliteit zorgt.

Welke oplossing is gevonden?

Goed zicht hebben op welke projecten er draaien en wie waar mee bezig is. Dat is van essentieel belang binnen de gemeente, aangezien er veel in de openbare ruimte wordt gewerkt met veel verschillende partijen. Een goede planning is dan van levensbelang. ‘Het komt terug bij basale vragen als wie is waar mee bezig en hoe lopen de projecten’, vertelt Klaasen. ‘Is iedereen wel goed bezet en wat is de actuele stand van zaken bij een bepaald project?’ Het klinkt allemaal heel logisch, maar in de loop van de tijd sluipen er werkwijzen in het systeem die eigenlijk niet meer van deze tijd zijn en veel doeltreffender kunnen.

Klaasen besloot te kijken wat de mogelijkheden van het Microsoft Project-platform zijn. Dit platform ondersteunt naast de standaard projectmanagementwerkzaamheden ook project portfolio management, resourcemanagement en de gehele projectmanagementketen binnen een organisatie. Klaasen is gestart met Project Server, een onderdeel van Microsofts project portfolio management-software (PPM 2013). Project Server is een flexibele oplossing voor projectportfoliobeheer waarmee werknemers een overzicht hebben van de verschillende projecten, er heel gemakkelijk prioriteiten kunnen worden bepaald en er op elk moment van de dag snel actuele voortgangsreportages kunnen worden gecreëerd.

Lelystad maakt al gebruik van het Sharepoint-platform, dat als basis dient voor Project Server. Klaasen heeft besloten de implementatie van het platform in handen te geven van JSR, de specialist op het gebied van Microsoft Office en Project. ‘Eind 2012 zijn we in gesprek geraakt met JSR om te kijken wat ze voor ons zouden kunnen betekenen’, vertelt Klaasen. ‘Toen al snel duidelijk werd dat JSR dit omvangrijke traject binnen een jaar kon realiseren, was de keuze voor ons snel gemaakt.’

Bij een project als dat van de gemeente Lelystad gaat het om meer dan de implementatie van de software alleen. ‘Die migratie op zich is een kwestie van een paar dagen’, verduidelijkt Lex van Zonneveld, directeur van JSR. ‘Maar we wilden wel een goed beeld krijgen van wat er al aanwezig is en wat er precies op de plannen van de gemeente aansluit. We kijken ook naar de extra functionaliteit die gewenst is en hoe we dat het beste kunnen inpassen.’

Ondersteuning

Uiteindelijk is het een proces dat zo’n jaar duurt. ‘Na de implementatie en de uitwerking ervan komen de werknemers aan de beurt. We schrijven ook het cursusmateriaal voor hen en geven diverse trainingen’, voegt Van Zonneveld er nog aan toe. ‘Er wordt immers een compleet andere manier van werken ingevoerd bij de gemeente.’ Uiteindelijk is het de bedoeling dat na de implementatie de support in handen van JSR gegeven wordt.

Omdat de omvang van de overstap zo groot is, gaat de ingebruikname van de software dan ook geleidelijk. Klaasen: ‘We pakken het als een meertrapsraket aan. Dat betekent dat we eerst onze eigen toolset op orde brengen. De planners gaan daar mee aan de slag. De volgende stap is de gebruikersomgeving inrichten. Op dit moment is een kleine groep gebruikers al aan het testen. Op persoonsniveau worden overzichten gemaakt. Op deze manier krijgen we een perfect beeld van hoe het gaat.’

Door een gefaseerde implementatie van PPM 2013 worden gebruikers geleidelijk aan meegenomen in een nieuwe werkomgeving waarin zij vervolgens zelf eigenaar zijn van hun gegevens en waarin ze heel gemakkelijk alle informatie over en rond hun projecten kunnen terugvinden. Ook gaat er steeds nauwer samengewerkt worden in projectteams en ten slotte vindt er een doorontwikkeling plaats op het gebied van portfoliobeheer, risicomanagement en informatievoorziening.

Stappen vooruit

Het directe overzicht dat Project Server zijn gebruikers levert, wordt zeer gewaardeerd. Bedrijven die het gebruiken merken de voordelen ervan in de praktijk. Van Zonneveld: ‘Omdat Project Server je direct inzicht levert in je projecten, haal je daar na verloop van tijd de winst uit. Het rendement is natuurlijk afhankelijk van hoe je het gebruikt, maar wij zien in de praktijk dat de kosten van de investering in Project Server in een hele positieve verhouding staan ten opzichte van het rendement dat het oplevert.’

Ook bij het gebruik van de projectmanagementsoftware op de werkvloer ziet Klaasen direct ook de voordelen. ‘Enerzijds levert het ons natuurlijk een veel beter inzicht op in waar mee we bezig zijn, anderzijds merken we ook dat het systeem op de werkvloer prettiger werkt. Neem bijvoorbeeld de mappenstructuur op de server. Gebruikers hoeven nu niet meer na te denken over waar iets staat. Binnen de nieuwe omgeving hebben ze de tools om snel over de verschillende locaties heen een aanvraag voor een document te doen. Dat werkt erg prettig en gestructureerd.’

Klaasen is tevreden over wat er tot nu al is bereikt. ‘Het is absoluut geweldig om te zien dat alles nu samenvalt binnen de afdeling’, zegt hij enthousiast. ‘Bovendien hebben we goede support van de gemeente zelf gekregen. Het management ziet ook het nut en de noodzaak van het nieuwe systeem. We hebben de afgelopen tijd heel veel vooruitgang geboekt.’