Neem licenties serieus en voorkom discussies

Bij controles van de Business Software Alliance (BSA) bij franchisewinkels komen we in bepaalde gevallen in vervelende discussies terecht. Vaak blijkt dat softwarelicenties een sluitpost zijn, zowel voor de aanbieder van it-diensten als voor de it-inkoper die zolang mogelijk binnen zijn budget wil blijven.

Dit betekent dat er te weinig tijd is besteed aan de vele varianten, mogelijkheden en mogelijke obstakels, die het gebruik van software met zich mee kan brengen. Denk maar eens aan gevallen waarbij personeel de software van de zaak via een (privé- of gezamenlijke) smartphone benadert. Dan kan het zomaar zijn dat ook dat gebruik onder een gebruikslicentie valt.

Wij gaan er als advocatenkantoor dat voor de BSA en haar leden werkt, vrijwel altijd vanuit dat in dat geval de eindgebruiker van software betaalt, tenzij heel duidelijk anders is voorzien in de licentieovereenkomst. Maar in de meeste gevallen is de eigenaar van de franchisewinkel aansprakelijk. Franchisenemers denken ook vaak dat de verantwoordelijkheid voor de juiste licenties bij de moederorganisatie ligt; vaak is dat echter niet het geval.

De discussie begint vervelend te worden als er onvolkomenheden in het licentiebeheer worden geconstateerd. Een ondernemer beroept zich dan vaak op afspraken tussen de franchisegever (‘het hoofdkantoor’) en zijn onderneming. Maar in principe staan die afspraken los van de eisen die een softwareleverancier stelt.

Mocht bij controles blijken dat afspraken niet aan de licentieregels voldoen, dan kan dat wellicht leiden tot een civiele procedure tussen de ondernemer en het moederbedrijf – maar voor de meeste softwareleveranciers is de ondernemer verantwoordelijk. Ook het verweer dat de servicepartij – meestal een reseller – die deze licenties leverde, meldde dat alles in orde was, voldoet niet.

Franchisenemers moeten zich er dus bewust van zijn, dat zij in principe zelf verantwoording dragen voor het gebruik van software in hun onderneming.

Waar gaat het om bij franchise?

Nu wordt het begrip ‘franchise’ niet altijd op dezelfde manier geïnterpreteerd, maar in principe gaat het om zelfstandige winkels die deelnemen aan een ‘formule’. Bij franchisenemers gaat het om zelfstandige ondernemers die meestal een deel van hun omzet afstaan aan de franchisegever, en in ruil daarvoor van inkoopvoordeel en gemeenschappelijke marketing profiteren.

Er is een gerede kans dat de verschillende franchisenemers door middel van een intranet of een gezamenlijk voorraadprogramma informatie met elkaar delen. Daarnaast zal er software zijn, die bij de franchisenemer lokaal draait, zoals een boekhoudpakket of een Office-applicatie. Het is dan niet altijd eenvoudig te herkennen wie voor welke programma’s licentieplichtig is.

Ook bij echte dochterondernemingen moet het gebruik van software die door verschillende mensen gedeeld wordt – bijvoorbeeld bij een shared servicecentrum -, voldoen aan specifieke licenties. Kortom: beheerders én filiaalchefs moeten zich bij alle applicaties die ze gebruiken, afvragen of en hoe de rechten gedefinieerd zijn. Vooral als er sprake is van gecombineerd gebruik – dus deels software die lokaal geïnstalleerd is, deels software waarmee met een centraal systeem wordt gecommuniceerd -, is het van belang dat de ondernemer zijn documentatie én licentiebeleid op orde heeft. Wie dat probleem wil voorkomen, kan kiezen voor SaaS-gebruik van de applicaties zoals Microsoft die levert in Office 365.

Mijn advies is simpel: neem licenties serieus, want uiteindelijk doe je met de software je werk.