Zorg- en onderwijsinstelling Auris Groep investeerde in 2012 via een extern administratiekantoor in nieuwe bedrijfssoftware van Raet en AllSolutions. Die externe constructie bleek niet werkbaar. Auris besloot een nieuwe aanbesteding uit te schrijven en koos uiteindelijk Exact voor Zorg als nieuw geïntegreerd systeem voor financiën, personeelszaken en salarisverwerking. In de loop van 2016 rondt Auris de migratie naar de nieuwe enterprise resource planning (erp-)-omgeving af.
De Koninklijke Auris Groep is een zorg- en onderwijsinstelling voor mensen die problemen hebben met horen, spreken of taal. Auris – een fusieorganisatie – is bezig met een inhaalslag op het gebied van bedrijfsvoering, schrijft de instelling in een bijbehorende aanbestedingsbrief. Het oude financieel systeem, Omnivers van Unit4, werd niet meer ondersteund en is begin 2012 vervangen door het financieel systeem Webfinancieel van AllSolutions en het personeelsinformatiesysteem Raet. Deze beide systemen werden geleverd door een extern administratiekantoor, die ook de salarisverwerking op basis van Raet-software regelt.
Niet ideaal
Dat bleek geen ideale situatie. De systemen waren door het administratiekantoor dermate star ingericht dat dit een efficiënte en accurate administratie in de weg stond. Bovendien stond Auris aan de vooravond van een fusie waarbij de organisatie zou groeien van duizend naar vijftienhonderd arbeidsplaatsen en van 55 miljoen naar 80 miljoen omzet. Bovendien vroegen gewijzigde financieringstromen om betere sturingsinformatie, aldus een schriftelijke toelichting bij het aanbestedingstraject.
Ondanks de grote investeringen – een exact bedrag geeft de instelling niet – die gedaan waren in de Raet/AllSolutions-constructie besloot Auris dat er een andere oplossing nodig was, bij voorkeur een geïntegreerd systeem. Doelstelling van de zorg- en onderwijsinstelling was om via ‘een eigen systeem, met ‘eigen’ hosting en eigen inrichting meer verantwoordelijkheid te kunnen nemen over de financiële positie van de Stichting Koninklijke Auris Groep en de medewerkers die in Auris werkzaam zijn’, schrijft de instelling.
Aanbesteding
Auris startte vervolgens een Europese aanbestedingsprocedure waar 26 organisaties zich voor inschreven. Exact, Afas en Merces/eMerus bleven als finalisten over. De keuze viel uiteindelijk op Exact voor Zorg met daarin modules voor financiën, personeelszaken en salarisverwerking. De transactiewaarde bedraagt zo’n 350.000 euro. Vanaf begin dit jaar gebruikt de instelling al de financiële functionaliteit; in 2016 wordt de Raet-software voor de functionaliteit voor personeelszaken en salarisverwerking ingeruild.
Gijs van der Laan, directeur bedrijfsvoering Auris: ‘Exact liet het beste zien daadwerkelijk te kunnen luisteren naar de uitdagingen die onze organisatie heeft en te handelen vanuit een partnerschap. Andere partijen denken vaak vanuit de kracht van hun producten. Met Exact voor Zorg hebben we nu één geïntegreerde oplossing voor al onze administratieve processen. Hierdoor hebben we meer inzicht in onze gegevens uit de verschillende vestigingen en kunnen we efficiënter werken.’
Exact-deals
Naast Auris stelt Exact dat het recent nog vier andere contracten met andere zorginstellingen heeft gesloten, te weten Pameijer, Swinhove Groep, Kessler Stichting en Saffier. Volgens Exact verschaffen de oplossingen de instellingen de administratieve tools om de efficiëntie van de organisatie te verhogen en de tco (total cost of ownership) te verlagen. Het softwarebedrijf claimt dat door de vijf nieuwe deals nu meer dan 20 procent van de Nederlandse zorginstellingen Exact-software gebruikt. Bij Pameijer zal Exact tevens het technisch applicatiebeheer voor zijn rekening nemen.
Geachte lezer,
In dit artikel wordt ik gequote. Dat deel is gekopieerd uit een persbericht van Exact en daar sta ik ook achter. Ik, Gijs van der Laan, Directeur Bedrijfsvoering
Koninklijke Auris Groep, herken me echter totaal niet in de tekst van het artikel over de kosten en de motivatie voro het aanbesteden voor een nieuw financieel en HR-systeem en de povatting over het administratiekantoor. We hadden overigens de systemen niet aangeschaft maar in abonnementsvorm (en Raet al sinds 2010) dus van kapitaalvernietiging is geen sprake. De redenen voor het starten de aanbesteding zoals in het artikel aangehaald zijn feitelijk onjuist. De schrijver van het artikel heeft met mij geen contact opgenomen. Ook is de tekst van dit artikel niet aan mij voorgelegd om eventuele foutieve aannames te kunnen weerleggen, hetzij door correctie hetzij door mijn versie naast de versie uit voor mij onbekende bron weer te geven. Minimaal tot en met 2016 heeft Auris een relatie met het aangehaalde administratiekantoor en het is zeker niet onmogelijk dat het betreffende administratiekantoor Auris tot en met 2016 en mogelijk ook in de jaren erna de specialistische expertise op het gebied van salarisverwerking, onderwijs- en zorgcao’s blijft leveren. Ik neem dan ook nadrukkelijk afstand van hetgeen in het artikel is vermeld en doe bij deze een dringende oproep aan Computable het artikel in te trekken danwel te beperken tot staafbare feiten.
Geachte heer van der Laan,
Hoewel ik geen inzage heb in hoor- en wederhoor principe van Computable geeft u aan dat er feitelijk onjuistheden in staan met enkel de motivatie dat schrijven niet vooraf aan u is voorgelegd. Dat
lijkt mij een zwak argument als ik overweeg dat tussen een door u geaccodeerd persbericht en een redactioneel stuk dat is samengesteld vanuit het recht op vrije nieuwsgaring enig verschil zit.
Mogelijk ten overvloede maar het is uw reactie die de nieuwswaarde voor mij vergroot, zodra woorden zoals ‘nadrukkelijk afstand nemen’ klinken bij organisaties die met publiek geld gefinancieerd worden dan ga ik toch een beetje op het puntje van mijn stoel zitten. Meestal is er dan toch wat onduidelijkheid in de bedrijfsvoering wat soms ook door anonieme maar wel goed ingelichte bronnen onthult wordt.
Tot op heden ben ik nog niet zo onder de indruk van uw reactie, ik hoop redactie van Computable ook niet. Aangaande de beeldvorming staat het u natuurlijk vrij om middels een aanvullende reactie een ander licht op deze zaak te werpen.