Outsourcen naar de cloud: Slikken of stikken

Steeds vaker worden outsourcing en cloud gelijk aan elkaar gesteld. Afnemers van beide hebben vaak één behoefte: Hoe kan ik een deel van de diensten die ik gebruik uit handen geven? Cloud en outsourcing verschillen echter wezenlijk van elkaar. Daar waar bij outsourcing een contract volledig op maat te maken is, is de dienst bij cloud bepaald. Hetgeen geboden wordt staat vast en daar kan niet in gewijzigd worden. Het is slikken of stikken.

Organisaties die besluiten het beheer van hun ict-omgeving uit te besteden aan een outsourcingspartij, zijn gewend na maanden onderhandelen precies het contract en de dienstverlening te krijgen die ze willen hebben. De goedkoopste inschrijver wint. Outsourcingspartijen aan de andere kant zijn gewend met deze eisen om te gaan en schrijven hun contracten zo, dat precies die dienstverlening geboden wordt waar een klant om vraagt. Niet meer en niet minder. Daar schrijven ze vervolgens tegen een zo goedkoop mogelijk bedrag op in. Wil je als klant meer dan in het contract is opgenomen, dan kan dat alleen als je akkoord gaat met een ‘request for change’. Uitgangspositie daarbij is dat veelal alles aan te passen is naar de wens van de organisatie.

In de cloud is deze dynamiek anders. Cloud-providers zoals Microsoft en Salesforce leveren een specifieke dienst tegen specifieke servicevoorwaarden. Hoewel de prijs is bepaald, is daar (afhankelijk van je organisatieomvang) vervolgens vaak over te onderhandelen. De dienstverlening staat echter vast. Een klant krijgt precies die diensten met bijbehorende functies die omschreven zijn. Aanpassen is onmogelijk. De achtergrond hiervan is dat cloud-leveranciers veelal te maken hebben met duizenden verschillende klanten. Het is onmogelijk per individuele klant af te wijken van de dienstverlening omdat dit onbeheersbaar zou worden.

Definitie van cloud

In het artikel ‘Outsourcing en cloud nader bekeken’ schetste Jan Bouman de kaders van outsourcing en cloud. In het redelijk theoretische artikel schetste hij eerst de kenmerken van beide vormen van het uitbesteden van diensten, waarna hij het verschil tussen een proces en dienst verder uiteenzette. Volgens zijn definitie, die hij weer geleend heeft van het National Institute of Standards and Technology (NIST) uit de Verenigde Staten, kan cloud het beste als volgt gedefinieerd worden:

• Dienst op afroep. De klant kan eenzijdig bepalen welke diensten hij afneemt en de levering daarvan gebeurt automatisch zonder menselijke tussenkomst van de leverancier.

• Wijdverbreide online toegang. De dienst wordt via een netwerk beschikbaar gesteld, gebruik makend van standaard koppelingen waardoor toegang vanuit verschillende systemen mogelijk is (bijvoorbeeld laptop, thin client of smartphone).

• Gezamenlijk gebruik. Verschillende klanten gebruiken dezelfde hardware en software van een leverancier. Deze ict-middelen kunnen zowel fysiek als virtueel zijn en worden dynamisch toegewezen en gewijzigd op basis van de klantvraag.

• Flexibele levering. Levering van de dienst kan op basis van de vraag flexibel en snel worden verkregen, gestopt en geschaald. Soms gebeurt dat automatisch. De klant heeft de illusie van onbeperkte capaciteit die op elk gewenst moment kan worden afgenomen.

• Gemeten gebruik. Cloud-systemen sturen en optimaliseren automatisch het gebruik van de dienst op basis van continue metingen. Metingen kunnen worden gebruikt voor doorbelasting naar de klant.

Slikken of stikken

Cloud-diensten worden dus automatisch aangemaakt en door grotere groepen klanten gebruikt. De consequentie hiervan is dat de cloud-diensten niet aangepast kunnen worden aan individuele klantwensen. Het is slikken of stikken. Een klant consumeert wat er wordt aangeboden en als dat niet past moet hij proberen invloed uit te oefenen op de leverancier van de cloud-dienst, dan wel ervoor kiezen om zijn behoeften op een andere manier te vervullen.

Hoewel dit doorgaans een beperking in de flexibiliteit van gebruik tot consequentie heeft, is het wél wat veel cio’s juist zo aantrekt in het gebruik van cloud-diensten. Met name als het relatief gestandaardiseerde diensten betreft. Diensten waarmee een gebruiker eigenlijk nauwelijks concurrentievoordeel kan behalen.

Een voorbeeld hiervan is Microsoft Office 365. Office 365 bestaat uit de meest populaire productiviteitsproducten van Microsoft. Denk hierbij aan Exchange, Sharepoint en Skype voor Bedrijven (voorheen Lync). Voor gebruikers van deze producten, en dan in het bijzonder Exchange en Skype voor Bedrijven, is er geen eer te behalen aan het aanpassen van die omgevingen voor de eigen organisatie. Het zijn diensten die het gewoon moeten doen. Gebruikers moeten kunnen e-mailen en e-mails kunnen ontvangen. Enkele bedrijfsspecifieke aanpassingen moeten kunnen worden doorgevoerd, maar dat is dan ook alles.

Individuele behoeften

Anders ligt het bij diensten die uitvoerig moeten worden aangepast aan de behoeften van individuele organisaties. Daarbij kan continu de vraag gesteld worden of cloud, en dan in het bijzonder SaaS, wel zo’n goede oplossing is. Biedt de cloud-dienst voldoende flexibiliteit om aan de wensen van de organisatie te kunnen voldoen of is het zelf opbouwen van de eigen technologie of outsourcen naar een leverancier die meer flexibiliteit biedt, daarbij juist een betere optie? Dit is de vraag die een klant zich in dat geval moet stellen.

Microsoft Sharepoint en de cloud-dienst Sharepoint Online zijn goede voorbeelden hiervan. Organisaties die Sharepoint in gebruik nemen hebben vaak uitgebreide wensen voor aanpassingen aan de organisatiebehoeften. Dit is niet altijd mogelijk in Sharepoint Online (de cloud dienst). Daar kan veel, maar het is niet mogelijk het product in de basis te veranderen, zoals wel mogelijk is met eigen Sharepoint-installaties.

To cloud or not to cloud?

Cloud-leveranciers proberen er alles aan te doen om dit nadeel weg te halen. Om de cloud-omgeving juist zo flexibel mogelijk te maken en ervoor te zorgen dat aanpassingen configureerbaar zijn, feit blijft dat er minder mogelijk is dan bij outsourcing of eigen installaties.

Naast heel veel andere criteria om voor cloud of outsourcing te kiezen, moeten organisaties er dus goed over nadenken of cloud voldoende aanpasbaarheid aan de wensen biedt. Is dat niet het geval, dan is cloud in geen geval een goede optie.