Gelre ziekenhuizen wil het gegevensmanagement beter organiseren zodat data voor veel meer toepassingen kunnen worden gebruikt dan waarvoor ze worden geregistreerd. Met SAS Heartbeat krijgt Gelre ziekenhuizen controle op de datakwaliteit. Registraties worden teruggekoppeld en kunnen direct worden gecorrigeerd als ze niet juist zijn.
Informatievoorziening en gegevensmanagement zijn in relatief korte tijd belangrijk geworden voor ziekenhuizen. Financiële verantwoording, verantwoording over de geleverde zorg en de kwaliteit hiervan richting patiënt, verzekeraar en instanties, het delen van medische informatie met andere schakels in de zorgketen en in de nabije toekomst patiënten die hun eigen data verzamelen met e-health apparatuur en verwachten dat ze die bij hun dokter kunnen aanleveren. Het zijn ontwikkelingen die vragen om een stevig fundament onder allerlei vormen van data management. Voor business intelligence en analytics legt Gelre Ziekenhuizen dat verband in samenwerking met SAS.
Bezig met bi
Gelre ziekenhuizen is een topklinisch ziekenhuis met vestigingen in Apeldoorn en Zutphen. Het ziekenhuis is op diverse deelgebieden al jaren bezig met business intelligence (bi). Natuurlijk op financieel administratief gebied, maar er lopen ook innovatieve projecten op het terrein van onder andere patiënten logistiek en het optimaliseren van de OK-planning.
Aan bi-manager Martin Genuit de taak om al die initiatieven bij elkaar te brengen. En daarvoor zet hij eerst een stap terug. ‘We zien dat gegevensmanagement een heel belangrijk instrument wordt om een grote bijdrage te leveren aan het verbeteren van de zorgprocessen, de kwaliteit hiervan en om de kosten hiervan te verlagen. Dat bereik je alleen als je data met elkaar in verband kunt brengen. Als je bijvoorbeeld kunt traceren wat een betere OK-planning doet met je financiële resultaat, doorlooptijden en kwaliteit van zorg. Daarom is een eerste belangrijke stap om invulling te geven aan gegevensmanagement. Dat wil zeggen: aan het geheel van activiteiten dat nodig is om onze organisatie op het juiste moment over de juiste gegevens te laten beschikken.’
Om bi en analytics een centralere rol in de organisatie te geven, valt de afdeling BI niet langer onder de financiële afdeling, maar rechtstreeks onder de Raad van Bestuur. Er zijn nauwe samenwerkingsrelaties met ict en ao/ic (administratieve organisatie/interne controle).
Medewerkers registreren natuurlijk al jaren, maar vaak zonder dat ze zicht hadden op de kwaliteit van de door hen ingevoerde data. Ze hadden evenmin zicht op wat er daarna met die informatie gebeurde. Daarom implementeert Gelre ziekenhuizen momenteel SAS Heartbeat. ‘Wat we daarmee willen bereiken is dat we een vinger aan de pols houden bij de registratie en het gebruik van data. We willen medewerkers via op hen toegespitste rapportages laten zien wat ze registreren, zodat ze ook bewust worden wat de gevolgen zijn van een verkeerde registratie of een registratie die te laat gebeurt. Vroeger kregen ze vaak pas weken later een seintje dat een registratie waarschijnlijk foutief was. Het doel van de implementatie van SAS Heartbeat is dat er direct controle plaats vindt op een registratie, zodat medewerkers direct terugkoppeling krijgen op basis van triggers.’
Daarvoor is het nodig dat registraties real-time worden gedaan. Dat kan alleen als registreren onderdeel wordt van het bedrijfsproces, zoals in bovenstaand voorbeeld. ‘Dat kunnen we nog veel verder verbeteren door bijvoorbeeld te gaan werken met mobiele apps voor verpleegkundigen, zodat zij aan het bed bij de patiënt informatie kunnen invoeren’, weet Genuit. ‘Voor dit soort toepassingen moet je je gegevensmanagement op orde hebben. Dat is het fundament en dat is wat we nu aan het leggen zijn.’
Breed begrip
Genuit wijst erop dat gegevensmanagement een breed begrip is waar veel onder valt. Niet in de laatste plaats ook data governance: welke gegevensverzamelingen hebben we? Wie is de eigenaar van die gegevens? Wie houdt de gegevens bij? Waar staat de data en in welke vorm? Waar worden de data voor gebruikt? Wat zijn de voorwaarden voor gebruik? Wat is de kwaliteit van de data? En hoe wordt die bewaakt? Hoe is de structuur van data? En welke relaties liggen er tussen gegevens?
Het levert voor een ziekenhuis een complex landschap op, waarbij duidelijk wordt dat degene die de data registreert vaak niet degene is die de data daarna ook het meest intensief gebruikt. Bovendien zit er een verschil tussen de logische data (de betekenis ervan) en de fysieke (de vorm waarin het moet worden vastgelegd). De bi-afdeling loopt door haar taken dagelijks tegen deze complexiteit aan. Hij ziet het als een verantwoordelijkheid van alle informatie georiënteerde afdelingen binnen het ziekenhuis om daar gezamenlijk wat aan te doen. Hij geeft weer een voorbeeld: ‘Artsen moeten Diagnose Behandel Combinatie (DBC)-codes registreren. De gebruikte coderingstelsels sluiten niet aan bij hun taal. Daardoor ervaren zij registreren als een last. Er zijn ook diverse landelijke initiatieven om te zorgen voor een vertaalslag, zodat de arts kan registreren in zijn jargon, terwijl die registratie toch in DBC-taal in het systeem terecht komt.’
Zo ver is het nog niet. ‘Dit vergt dat we niet alleen inzicht hebben in ons gegevenslandschap, maar dat we ook onze gegevenscatalogus op orde hebben. We hebben een gegevenswoordenboek nodig dat we kunnen gebruiken bij de vertaling. Dat woordenboek moet uiteraard ook aansluiten op landelijke gegevenscatalogi.’
Dit zal nog behoorlijk wat inspanning vergen. Daarom begint Gelre ziekenhuizen bij het begin: het verhogen van de datakwaliteit; het verzamelen, controleren en verrijken van data uit bronregistraties en externe bronnen. Hierin speelt SAS Heartbeat een cruciale rol. Genuit: ‘Met Heartbeat krijgen we meer controle op de registraties zelf. We kunnen signaleren als iets afwijkt van wat we verwachten, zodat we foute registraties sneller kunnen opsporen en verbeteren.”
De tweede stap is om door middel van datavisualisatie het gebruik van data te laten toenemen. “Nu maken we nog rapporten oude stijl. Dat wil zeggen: weinig aantrekkelijk, vaak laat opgeleverd en vooral gericht op managementinformatie. Met SAS Visual Analytics maken we aantrekkelijke dashboards die in één oogopslag inzicht geven. We beginnen met dashboards voor de managementlagen, maar uiteindelijk willen we via self service BI iedere medewerker de mogelijkheid geven om zijn eigen visuele rapportages te maken, ook medisch specialisten en verpleegkundigen’, vertelt Genuit.
Fundament nodig
De derde stap die nog moet worden gezet, is die naar data science. Maar om die stap in de toekomst te kunnen zetten, is het fundament nodig dat nu wordt gelegd. Genuit ziet diverse mogelijkheden. ‘Denk bijvoorbeeld aan process mining: het analyseren en visualiseren van bedrijfsprocessen aan de hand van de data in je systeem. We willen dit jaar voorzichtig enkele pilots starten om te zien welke verbetermogelijkheden dit zou kunnen opleveren. Een ander voorbeeld is het gebruik van big data in klinische beslissingen, bijvoorbeeld welke behandelmethode heeft bij deze patiënt met deze specifieke kenmerken de beste kans van slagen?’
Bij de uitrol kiest Genuit voor een combinatie van top-down en bottom-up. ‘We moeten top-down een structuur neerleggen en afspraken maken over wie wat op welke wijze registreert. Maar de ideeën hoe informatie kan worden toegepast moeten vanaf de werkvloer komen. Het mooie is dat we met de implementatie van SAS Heartbeat en Visual Analytics dat bewustzijn vanzelf creëren, want medisch specialisten en verpleegkundigen worden nu geconfronteerd met de gevolgen van een onjuiste of ontijdige registratie. Ze zien ook dat data kan helpen de kwaliteit van hun werk te verhogen.’
De stip op de horizon is helder. De route er naartoe ligt nog niet helemaal vast. ‘Het wordt een spannend leertraject. Eén ding is zeker: we kunnen heel veel winst behalen als we de data die we toch al moeten vastleggen beter gaan gebruiken. We werken nu hard aan de fundering. Dat geeft een stevige basis voor alle plannen die we op termijn hebben.’
