Flevoziekenhuis over op flexibele fat clients

Ziekenhuizen stellen bijzondere eisen aan hun werkplekken. In de kliniek, op de spoed eisende hulp (seh) en andere plekken maken meerdere medewerkers gebruik van dezelfde pc. Om groepsaccounts te voorkomen is snel van gebruikersaccount kunnen wisselen cruciaal. Een groeiend aantal ziekenhuizen realiseren dit middels desktopvirtualisatie (vdi). Het Flevoziekenhuis heeft tegen significant lagere kosten een goede werkplek ingericht op basis van fat clients.

Het Flevoziekenhuis in Almere is een middelgroot streekziekenhuis dat al jarenlang hoog scoort in diverse ranglijsten. De op de patiënt gerichte cultuur is hier de voornaamste reden van. De belangrijkste eis die medisch specialisten en verpleegkundigen aan hun werkplek stellen is dan ook: snelle toegang tot applicaties, zodat zij zo min mogelijk tijd kwijt zijn met inloggen en zoveel mogelijk aandacht kunnen geven aan de patiënt.

Fat clients in plaats van VDI

Al lange tijd was het Flevoziekenhuis zich aan het oriënteren op de mogelijkheden ter vervanging van de werkplekken, vertelt Lex Pater, ict-manager Flevoziekenhuis. ‘In 2010 hadden we al uitgewerkt wat de voor- en nadelen zijn van desktopvirtualisatie (vdi). Het was een interessante technologie, maar stond toen nog enigszins in de kinderschoenen. Wij wilden daarom eerst de ervaring van andere ziekenhuizen afwachten. Naarmate de tijd vorderde en meer kennis werd vergaard, bleek vdi echter steeds duurder dan initieel gedacht. Bovendien bleek bij implementaties in andere ziekenhuizen dat er best veel bijkomende kosten zijn. Zo is het virtualiseren van applicaties een project an sich, waarbij applicatierationalisatie vaak nodig is om kosten te beperken. Ook hebben de meeste thin clients grafisch niet genoeg kracht om medische beelden of filmpjes vloeiend te kunnen bekijken. Onze medisch specialisten krijgen nog regelmatig een cd met beeldmateriaal. Het is gewoon niet handig als ze die door de ict-afdeling moeten laten inlezen. Dat moeten ze zelf op hun eigen werkplek kunnen doen.’

Met al deze argumenten in het achterhoofd was vdi voor het Flevoziekenhuis ineens niet meer de meest vanzelfsprekende keuze voor de nieuwe zorgwerkplek. ‘Natuurlijk, vdi zorgt door gecentraliseerd beheer voor een lagere beheerlast. Wij zijn echter een relatief klein ziekenhuis waardoor we daar onvoldoende vruchten van plukken. Je praat bij ons over een kostenbesparing van één fte, die we bovendien niet rücksichtsloos kunnen wegsnijden, want in de tweede en derde lijn zouden we meer kennis en support nodig hebben’, zegt Pater. ‘Voor een veel groter ziekenhuis pakt de rekensom anders uit. Zij kunnen door te kiezen voor vdi wel fors besparen op beheer.’

Significant lagere kosten

Bij de definitieve afweging tussen fat clients of vdi speelde ook mee dat de implementatie van vdi een groot en complex project is, met derhalve een grotere faalkans. ‘Wij kunnen dergelijke grote projecten best aan, maar wij houden van een pragmatische insteek. Als het ook makkelijk kan, doen wij liever niet moeilijk’, lacht Pater. De doorslag gaf de investeringslast. Tegen significant lagere kosten dan voor vdi zou Flevoziekenhuis meer dan elfhonderd werkplekken kunnen upgraden op basis van fat clients, zonder afbreuk te doen aan de belangrijkste eisen. 

De belangrijkste eis is een moderne werkplek met een snelle opstarttijd en inlogtijd op basis van Windows 7. ‘We hadden als eis dat het ’s ochtends maximaal anderhalve minuut mag duren voordat een pc is opgestart. Daarnaast is het belangrijk dat medewerkers snel kunnen inloggen. Medisch specialisten hebben geen vaste werkplek maar delen onderzoeks- en behandelkamers. En verpleegkundigen delen vaak met veel collega’s één pc. En wat te denken van afdelingen als de spoedeisende hulp of de operatiekamer, waar informatievoorziening cruciaal is, maar geen onnodige tijd mag worden verloren met inloggen. We vonden daarom dat inloggen met de ziekenhuispas maximaal vijftien seconden mag duren. Met vdi is acht tot tien seconden haalbaar, maar je moet je afvragen hoeveel je extra wilt investeren voor een paar seconden tijdwinst. Op basis van advies van Login Consultants hebben we een pakket van eisen samengesteld voor een meer pragmatische aanpak dan vdi.’

Geen silo’s

Met deze eisen op zak ging het Flevoziekenhuis de markt op, op zoek naar een geschikte ict-dienstverlener. Microsoft adviseerde Brain Force, maar op dat advies wilde Pater niet blind varen. ‘Ik vind de ervaring van andere ziekenhuizen nog belangrijker. Ik ben dus te rade gegaan bij mijn evenknieën in andere ziekenhuizen. Zo kwamen we tot een lijst van drie partijen. Die hebben we om een offerte gevraagd.’
De keus viel uiteindelijk toch op Brain Force. Niet zozeer vanwege de beste technische oplossing of de prijs, maar vooral omdat Brain Force vertrouwen wist te wekken. ‘Het viel ons op dat er bij hen geen muren staan tussen commercie, projectmanagement en de inhoudsdeskundigen. De samenwerking intern is goed, en dat vertaalt zich ook naar een goede samenwerking met hun klanten. Daar blonken ze echt in uit’, vindt Pater. 

Brain Force kon zich bovendien goed vinden in de pragmatische aanpak van Flevoziekenhuis. ‘Ze kwamen bijvoorbeeld met het advies om eens te kijken naar refurbished pc’s voor de vierhonderd werkplekken met verouderde apparatuur. Op die manier hebben we toch weer een extra besparing kunnen realiseren’, zegt Pater. ‘Tweedehands apparatuur is geen ei van Columbus. Je moet steeds een goede afweging maken tussen cpu-capaciteit, garantie en kosten. Het gaat uiteindelijk om de total cost of ownership (tco). Wij zien dat door de continue securityupdates van Microsoft de eisen aan een fat client steeds hoger worden. Refurbished apparatuur moet je daardoor in een kortere tijd afschrijven. Kijk daarom niet te eenzijdig naar de aanschafprijs, maar naar de tco’, geeft hij als advies mee aan anderen die de aanschaf van tweedehands apparatuur overwegen.

Veiliger én gebruiksvriendelijker

Een cruciaal onderdeel van de nieuwe zorgwerkplek is Imprivata, waarmee authenticatie en single sign-on wordt gerealiseerd. Medewerkers loggen één keer in met hun badge en een wachtwoord en hebben daarna vijf uur lang met alleen hun pas toegang tot alle voor hen relevante applicaties op alle pc’s. Medisch specialisten en verpleegkundigen zijn hier enthousiast over. En passant voldoet Flevoziekenhuis hiermee ook aan de NEN7510 normering. ‘Voorheen hadden we groepsaccounts op de verpleegafdelingen, spoedeisende hulp en operatiekamers, simpelweg omdat het in die omgevingen niet werkt als ieder individu veel tijd kwijtraakt met steeds opnieuw inloggen nadat een collega de computer heeft geraadpleegd. Dat is nu niet meer nodig’, zegt Pater. Hier voegt hij aan toe: ‘Dit is volgens mij het enige project dat je kunt bedenken waarbij én de gebruikerservaring beter wordt, én de veiligheid beter wordt gegarandeerd. Normaal gaat meer veiligheid altijd ten koste van de gebruikerservaring, maar hierbij gaat het hand in hand.’

Het Flevoziekenhuis gebruikt Microsoft System Center Configuration Manager om applicaties op de werkplek te installeren en de werkplekken vervolgens te beheren. Met app-v van Microsoft zijn veel applicaties gevirtualiseerd. Dit geeft samen met het gebruik van Microsoft System Center Configuration Manager het voordeel dat alle gebruikers een meer universele desktopervaring hebben. De sessies verhuizen weliswaar niet met de gebruiker mee, maar de applicaties die de gebruiker nodig heeft wel. Met Immidio Flex+ is het profielmanagement centraal geautomatiseerd waarbij flinke snelheidswinst bij het inloggen is gerealiseerd. En daarnaast maakt het ziekenhuis gebruik van intrusion detection & prevention (ips). ‘Dat laatste is belangrijk omdat we nu nog tachtig oude werkplekken hebben die niet zijn meegenomen in dit traject. Op die pc’s draait medische software die niet werkt op Windows 7. Dat is een veelvoorkomend probleem in de zorg. Door deze computers in een apart netwerksegment te zetten en te beschermen met ips kunnen we de omgeving toch beveiligen’, zegt Pater.

De belangrijkste eis was een inlogtijd van maximaal vijftien seconden en daaraan wordt nuvoldaan. ‘Natuurlijk, we zouden nog wel sneller willen, maar voorheen kostte het soms meer dan een minuut om in te loggen op een pc. Met fat clients is het helaas niet mogelijk om een sessie mee te nemen naar een andere pc of ander device (follow me). ‘Dat is een nadeel ten opzichte van vdi, waarbij dat wel tot de mogelijkheden behoort. Terugkijkend kan hij echter niet anders dan tevreden zijn.