Zoals veel organisaties kijkt ook de gemeente Zaltbommel al langer met interesse naar de mogelijkheden van het nieuwe werken (hnw). In 2014 ging het project 'Het Andere Werken' van start. Een nieuwe flexibele werkplek maakt hier een cruciaal onderdeel van uit. Met Citrix VDI-in-a-box, in combinatie met Office 365, maakt Zaltbommel een toekomstvaste keus.
De gemeente Zaltbommel heeft 27.000 inwoners die zijn verdeeld over twaalf kernen. Met een kleine ict-afdeling van 3,25 fte worden 230 medewerkers bediend. Dit betekent dat eenvoud in beheer een belangrijke eis is aan alle ict-oplossingen die de gemeente aanschaft. Waar mogelijk kiest de organisatie daarom voor webbased software die ofwel on-premise ofwel in de public cloud draait. Door servervirtualisatie middels VMware en Brain Force Workspace Manager had de organisatie in het verleden al belangrijke stappen gezet om de beheerlast te verlagen. Ook bij de aanbesteding van de ict-omgeving van het project ‘Het Andere Werken’ speelde dit onderwerp een belangrijke rol.
Visie al vroeg gevormd
In 2009 vormde de gemeente al zijn eerste gedachten over een andere, meer flexibele manier van werken. In dat jaar werden alle desktops vervangen en is geïnventariseerd of server based computing (sbc) of virtual desktop infrastructure (vdi) geschikte concepten zouden zijn. ‘We kwamen tot de conclusie dat we die kant zeker op wilden, maar niet op dat moment’, blikt de ict-coördinator van de gemeente Zaltbommel, Emiel de Bruijn, terug. ‘We werkten destijds nog met veel applicaties die je niet eenvoudig kon virtualiseren. Daarom viel de keus toen op fat clients. Maar het was wel het moment waarop we zeiden: als we op termijn onze werkplekken willen virtualiseren, moeten we daar vanaf nu in al onze keuzes al rekening mee houden.’
Rond diezelfde tijd startte informatiebeleidsmedewerkster Marijke ten Hoeve met een project om het aantal applicaties terug te brengen van ruim 250 naar ongeveer honderd door te kiezen voor meer generieke applicaties die op meerdere afdelingen kunnen worden ingezet. Bij vervanging wordt indien mogelijk gekozen voor software in de cloud of webbased software die in het eigen datacenter draait. ‘Doordat we al vijf jaar lang hiermee bezig waren, draaiden er op het moment dat we met het project ‘Het Andere Werken’ startten nog maar weinig applicaties lokaal. Dat is een voordeel, want daardoor kostte het virtualiseren van applicaties weinig tijd’, aldus Ten Hoeve.
Goede voorbereiding is het halve werk
Omdat de gemeente Zaltbommel al jaren wist dat ze vroeg of laat zouden overstappen op gevirtualiseerde werkplekken, hielden De Bruijn en systeembeheerder Maarten Derksen de ontwikkelingen op dit gebied goed in de gaten. Op het moment dat het project daadwerkelijk van start ging, wisten ze goed wat er te koop was.
In maart 2014 ging de aanbesteding de markt in. De Bruijn en Derksen lieten zich bij het schrijven daarvan bijstaan door DP Advies en Mitopics. De strenge eisen in de aanbesteding en de vrij strakke einddatum maakten dat slechts twee partijen inschreven. Twee goede partijen met beiden een sterk aanbod dat elkaar maar weinig ontliep. Derksen lacht: ‘Enerzijds hoop je misschien op meer inschrijvingen. Maar de kwaliteit van de inschrijvingen was goed en de vergelijking en uiteindelijke keuze kostte ons weinig tijd. We hebben gekozen voor Brain Force omdat hun oplossing minder beheer vergt. Qua functionaliteit boden beide partijen ongeveer hetzelfde.’
Learning on the job
De implementatie geschiedde in sneltreinvaart. In mei startte Brain Force met het opstellen van het design, in juni werd de eerste apparatuur naar binnen gereden en begin september gingen de eerste werkplekken al live. Eigenlijk was het gekkenwerk, blikt Derksen terug. ‘De directie zat er bovenop, zij wilden liever vandaag dan morgen over op de flexibele werkplek. Maar wij vonden het belangrijk dat wij zelf van A tot Z betrokken waren bij de implementatie. Je kan de volledige implementatie aan Brain Force overlaten en dan naderhand op training gaan, maar dan beklijft het minder goed. Daarom hebben wij zelf meegewerkt en onder begeleiding van de engineers van Brain Force het merendeel van het werk zelf gedaan. We kennen de oplossing daarom nu van haver tot gort.’
Het was hard werken, midden in de vakantieperiode. Maar De Bruijn en Derksen kijken er met veel plezier op terug. ‘Het was verschrikkelijk leuk om te doen. We hebben in korte tijd ontzettend veel geleerd. De samenwerking met de engineers van Brain Force verliep ook buitengewoon goed. We konden met hen sparren en omdat wij zoveel kennis hebben, waren we erg kritisch. Soms hadden we verhitte discussies, maar dat kon ook, omdat er wederzijds veel vertrouwen was. Juist door die discussies vonden we dan vaak oplossingen waar we in eerste instantie niet aan dachten’, zegt Derksen. De Bruijn vult aan: ‘Het was informeel waar het kon en formeel als het moest. Door de fijne samenwerking was daarin een mooie balans.’
In september gingen de eerste werkplekken live, na een zeer succesvolle pilot van slechts drie weken. Achteraf gezien had die pilot beter wat langer kunnen duren, constateert Derksen. ‘Want er deden zich daarna een paar problemen voor die gemiddeld genomen maar eens in de drie maanden voorkomen. Daarom konden we die er niet uitfilteren tijdens de pilot. We zijn toen even op de rem gaan staan en hebben eerst die foutjes eruit gehaald. Het is goed om een ambitieus tijdspad te hebben, maar het gaat tegen je werken als je jezelf daardoor meer werk op de hals haalt doordat je achteraf fouten moet gaan herstellen. Bovendien waren de medewerkers die meededen aan de pilot juist zo enthousiast. Dat enthousiasme wil je vasthouden en dat lukt alleen als de oplossing die je neerzet in één keer goed werkt.’
Voordelen
Ondanks dit oponthoud zijn ook de andere werkplekken in een periode van vier maanden tijd vrijwel allemaal vervangen. De medewerkers hebben nu geen eigen computer meer, maar kunnen gebruikmaken van een werkplek die past bij het werk dat ze moeten doen. Dat kan thuis zijn, maar ook een stilteplek of juist een plek met veel collega’s om je heen. Die flexibiliteit ervaren de meeste medewerkers als erg prettig.
Voor de ict-afdeling betekent de nieuwe oplossing gebaseerd op Citrix vdi-in-a-box en Microsoft Office 365 een grote verlaging van de beheerlast. Derksen: ‘Alle beheer vindt nu gecentraliseerd plaats. Dat kost veel minder tijd dan voorheen. Doordat we zijn getraind via learning on the job kennen we de oplossing zo goed dat we de documentatie die Brain Force schreef eigenlijk nauwelijks nodig hebben. Hoewel we er pas kort mee werken, voelt het al heel vertrouwd.’
Voor 2015 staat de implementatie van Lync op het programma. Een project dat weinig tijd van de ict-afdeling zal vragen, zegt De Bruijn. ‘Lync maakt onderdeel uit van Office 365, we hebben de techniek dus al in huis. Er zal een koppeling gemaakt moeten worden met telefonie, maar dat is in technisch opzicht eigenlijk alles. Het draait veel meer om gedrag en cultuur: medewerkers moeten hun presence gaan bijhouden, en we krijgen allemaal de beschikking over nieuwe communicatiemiddelen, zoals chat en video. We zijn al druk bezig met de plannen hoe we dit gaan uitrollen in onze organisatie. Als dat eenmaal draait maken we flexibel werken nóg makkelijker en leuker.’
Makkelijker en leuker is het er voor de ict-afdeling al op geworden. Derksen besluit: ‘We hebben in korte tijd een grote stap vooruit gezet. We hebben nu een toekomstvaste werkplek die alle functionaliteit biedt die we nodig hebben en die ook nog eens eenvoudig te beheren is.’
