Ik zit vaak in documentmanagement-projecten en die projecten gaan vaak ook over procesoptimalisaties. Je kruipt dan bij elkaar om te kijken hoe het nu gebeurt en hoe het beter kan. En dan blijkt beeldspraak een krachtig middel om iets duidelijk te maken. Zo kwam ik laatst bij de ‘dakpan’-metafoor en die blijkt ook goed bruikbaar buiten het documentenwereldje.
We zaten in overleg met een aantal onderdelen van het ministerie van OCW. De inspectie van het onderwijs, het bestuursdepartement en de rijksdienst voor cultureel erfgoed. We hadden het over het digitaliseren van poststromen. Immers, post is zó twintigste eeuw, dat hoeft niet meer fysiek, dat kan digitaal. Maar als het dan nog wel fysiek binnenkomt, dan moeten we dat nog wel even digitaal maken en verspreiden. Althans, dat is de basisgedachten. ‘Maar wat doen we dan met de dakpan?’ vroeg iemand. En dat deed wat aanwezigen fronsen. We hadden het over post, toch? Waar komt die dakpan dan vandaan?
‘Ja, wij krijgen die soms opgestuurd. Van die mooie oude dakpannen, bijvoorbeeld uit de gouden eeuw, die als historisch object te zien zijn. Die zijn voor de collectie’, zei de man van de rijksdienst voor cultureel erfgoed. We grinnikten een beetje, want dakpannen zijn niet zo goed voor de scanner. Het past niet door de feeder, bekrast de glasplaat en je wil hem niet digitaal, maar fysiek op je bureau hebben.
Serie van uitzonderingen
Het bracht echter wel een hele serie van uitzonderingen op gang: boekwerken, aktes met lakzegels, een pakketje, cd-roms, et cetera, et cetera. Een organisatie ontvangt nogal wat met de post, want hoewel het ouderwetse briefverkeer lijkt op te drogen, neemt het pakketverkeer juist toe. Het antwoord is natuurlijk vrij simpel: maak een proces voor de dakpan, zodat hij en zijn soortgenoten in fysieke vorm alsnog op het juiste bureau kan landen.
Maar die dakpan spreekt wel tot de verbeelding. We hebben het een tijd als term gebruik binnen het project voor elke uitzondering die we tegen kwamen. Het bekt lekker en met een korte toelichting begrijpt iedereen hem, want het is geen abstracte vakterm. En dat maakt het toepasbaar in andere contexten.
Want elk proces of systeem kent zijn eigen ‘dakpan’. Het zijn de zaken die de uitzondering vormen en de beeldvorming van de betrokkenen naar zich toe trekken. Het is vaak ook meteen het onderwerp waarom een procesinnovatie niet goed zou kunnen werken. Want innoveren is spannend en voor sommige mensen dus reden voor (verkapte) weerstand. Dakpannen zijn niet erg, ze zijn juist prima om de groep te betrekken en mee te nemen in het proces. Maar benoem die dakpannen dan ook, zodat je deze van de juiste reactie kan voorzien.
Houdt daarbij in de gaten dat de dakpannen vrijwel altijd de minderheid in het geheel vormen. 80 procent van het proces bestaat uit de reguliere dingen. Maar je moet die uitzondering/dakpan natuurlijk wel even regelen en met name voorkomen dat je 80 procent van je energie aan deze 20 procent uitzondering gaat besteden.
Dus wat is jouw dakpan?
Harmen Lindeboom, adviseur bij M&I/Partners
Een leuke metafoor. De vervolgvraag is alleen hoeveel verschillende dakpannen je vervolgens hebt.
Voor één dakpan kun je nog wel een uitzondering maken, maar als je dakpannen, stoeptegels, gedenkstenen en allerlei andere uitzonderingen hebt, dan wordt die 20% verhoudingsgewijs misschien wel zo kostbaar dat je toch een andere oplossingsrichting voor die 80% moet gaan kiezen
Onder de dakpan van deze auteur zijn waarschijnlijk wat panlatten los, Pareto-efficiëntie werkt alleen in een perfecte situatie waarbij de variabelen keurig lineair toenemen. Zie hier het probleem van veel ECM oplossingen nu blijkt dat stroom ongestructureerde data veel sneller is toegenomen door voortschrijdende technologische ontwikkelingen.
@Pa Va Ke – natuurlijk heb je verschillende uitzonderingen (of dakpannen) en die zal je allemaal moeten wegen op impact. Echter, het komt meer dan eens voor dat we het geheel op de uitzonderingen gaan vormgeven in plaats van het basisproces. Als je belangrijke alles bepalende situatie niet in je basisproces zit, dan klopt je basisproces niet lijkt me. 🙂
@Ewout Dekkinga – Het is me niet helemaal duidelijk waar je met Pareto heen wil, maar volgens mij is de “ECM-truc” hier om een proces te hebben waar zo veel mogelijk uniform afgehandeld kan worden zonder dat je excessieve hoeveelheid energie in de uitzondering stopt. Niet alles hoeft digitaal, zeker deze dakpan niet.
@H.J. Lindeboom
De 80/20 regel is ook bekend als Pareto-principe, de beoogde efficiëntie die je hiermee kunt behalen is niet afhankelijk van gelijkheid parameters maar de gelijke toename hiervan. Excessief veel energie steken in de zaken die weinig waarde hebben is bekend als trivaliteitswet. Eén-op-één digitaliseren van anologe processen als het automatiseren uit de jaren 80 met reversed Pareto-efficiëntie van 20/80 tot gevolg
Het stukje wiskundige economie waarover je het hebt lijkt fout te gaan door veranderlijke constanten. Met een beetje ‘out-of-the-toolbox’ denken is dakpan ook te digitaliseren en middels 3D printing ook nog eens exact te reproduceren om zonodig te ’teleporteren’ als je afstapt van het 2D denken.
Wij zijn van dakpannenkopen.nl. Serieus, dat bestaat.
We versturen wekelijk, dagelijks meerdere monsters van verschillende dakpannen die door architecten of projectontwikkelaars worden gebruikt om een afweging te maken welk type in welke kleur men gaat toepassen op een nieuw project.
Om maar aan te geven dat de gekozen metafoor niet zo metaforisch blijkt te zijn. We zijn blij dat we als voorbeeld mogen dienen.
@Sander: briljant! Dank!