De ict-manager krijgt steeds vaker te maken met de chief financial officer. Cfo’s krijgen een breder takenpakket en zijn in toenemende mate verantwoordelijk voor ict. Maar verstaat cfo de taal van de ict’er? Bart Klompenmaker, directeur bij Michael Page Amsterdam, heeft vijf tips hoe de ict-manager de cfo op de hand krijgt.
1. Praat in heldere taal
De grootste winst die ict-managers kunnen behalen in de samenwerking met de financiële afdeling, is het optimaliseren van hun communicatie. Wat voor een ict’er heel logisch is, kan voor een financieel specialist onbegrijpelijk zijn. Dan ontstaan er bijvoorbeeld misverstanden over wat er nou precies moet worden opgeleverd en zit je uiteindelijk met een eindproduct dat niet doet wat het moet doen. Klompenmaker: ‘Ict-managers doen er goed aan om zoveel mogelijk in ‘normale taal’ te communiceren met andere afdelingen en er rekening mee te houden dat hun vakterminologie op anderen als onnavolgbare abracadabra over kan komen. Presenteren ze hun plannen in duidelijke en heldere taal, dan zal de cfo of financieel directeur veel eerder begrijpen wat er bedoeld wordt en waarschijnlijk ook veel eerder genegen zijn om projecten goed te keuren. Want wie heeft er nou zin om groen licht voor een duur project te geven, waarvan de details wazig zijn en de opbrengsten onduidelijk?’
2. Werk samen en formaliseer deze samenwerking
Er is een duidelijke trend zichtbaar waarbinnen de ict-afdeling en de financiële afdeling meer en beter samen gaan werken. Een goed voorbeeld zijn de vele projectgroepen die je bij bedrijven ziet, waarbinnen ict en finance hun contacten geformaliseerd hebben. Wanneer de samenwerking beperkt blijft tot vrijblijvend overleg nemen de eigen belangen toch vaak de overhand, zo blijkt volgens Klompenmaker in de praktijk. ‘Omdat de afdelingen uiteindelijk hetzelfde bedrijfsdoel dienen, kan een wat formelere samenwerking helpen dat gemeenschappelijke doel te realiseren en ervoor zorgen dat ict en finance vaker contact hebben. Zo ontstaat een beter begrip van elkaar en van elkaars vakgebied.’
3. Durf te leren
Wanneer je als ict’er snapt waar de financiële afdeling mee bezig is, kun je beter meedenken en meehelpen bij het realiseren van de doelstellingen. In plaats van een afdeling die alleen maar reactief is, word je zo een waardevolle adviespartner. Dan ben je niet meer alleen ondersteunend aan de bedrijfsprocessen, maar dan toon je ook je strategische waarde. Bovendien zal je beter in staat blijken om systemen op te leveren die aansluiten op de behoeften van de rest van het bedrijf. ‘Wanneer je weet met welke ontwikkelingen de financiële afdeling te maken heeft, kun je de systemen daar beter op inrichten’, zegt Klompenmaker. ‘Dit is een ontwikkeling die al in gang is gezet. Ict-managers hebben veel meer inzicht in de bedrijfsprocessen en de wijze waarop die met elkaar samenhangen dan een aantal jaar geleden. Hierdoor komt ict vaker met oplossingen die aansluiten bij de behoeften en wensen van gebruikers. Soms zelfs door het zo te koppelen dat kosten worden bespaard.’
4. Durf te onderwijzen
Een goede samenwerking is natuurlijk geen eenrichtingverkeer. Neem als ict-manager je financiële collega’s daarom mee in de digitale ontwikkelingen van de ict-wereld, want ook zij zijn gebaat bij het vergroten van hun kennis over jouw vakgebied. Laat zien wat er mogelijk is en dan kunnen zij op basis van hun eigen expertise nadenken over hoe ze dat het beste in de praktijk in kunnen zetten. ‘Dat is vaak minder ingewikkeld dan het lijkt’, meent Klompenmaker. ‘Jouw financiële collega’s hebben dagelijks te maken met ict: zowel in hun werk als in hun rol als consument. Probeer in je uitleg te verwijzen naar gelijksoortige oplossingen in de consumentenwereld en je zult zien dat wat heel ingewikkeld leek, eigenlijk allang begrepen wordt. Deel je kennis, op die manier word je vanzelf een autoriteit voor je collega’s en gaan ze je ook zo behandelen.’
5. Leer overtuigen
Het komt vaak voor dat de ict-manager de cfo moet overtuigen van de noodzaak van nieuwe ict-investeringen. Hier komen voorgaande punten samen: wanneer de ict-manager de taal van de cfo spreekt en weet wat er speelt op de financiële afdeling, zal hij er beter in slagen de cfo te overtuigen van de noodzaak van een bepaald project met behulp van een goed doordachte business case. Een goede voorbereiding is hierbij essentieel. Toon het nut van je plannen voor het bedrijf aan en maak de gevolgen voor de omzet of voor de bedrijfsdoelstellingen inzichtelijk. Klompenmaker: ‘Voorzie eventuele obstakels en de gevolgen voor het budget. Hoe specifieker, hoe beter. Om in de belevingswereld van de cfo te blijven is het belangrijk om niet alleen in functionaliteit, maar ook in termen van rendement en roi te denken. Wanneer je in staat bent om zich in de schoenen van de cfo te verplaatsen, is de kans veel groter dat het belang van ict-projecten wordt begrepen en dat de voorstellen van de ict-afdeling worden goedgekeurd.’
Dit artikel is eerder verschenen in Computable magazine jaargang 48, nummer 1 van januari 2015.
Bart Klompenmaker (36)
Als alumnus van Nyenrode startte Bart Klompenmaker acht jaar geleden zijn loopbaan binnen de recruitmentsector. Inmiddels leidt hij als directeur de Amsterdamse vestiging, en tevens hoofdkantoor, van Michael Page waar hij onder meer verantwoordelijk is voor de divisies Finance (Interim) en Information Technology.
