Om kosten te besparen besloot de directie van Randstad groep Nederland in september 2012 eigenrisicodrager voor de Ziektewet te worden. Een extra stimulans hiervoor was het feit dat de premies voor de Ziektewet fors zouden stijgen per 1 januari 2013. Om de administratie en betaling van verzuimende medewerkers in eigen beheer te doen, was een administratieve organisatie noodzakelijk die de taken van het UWV inzake het verzuim zou overnemen.
Eigenrisicodrager voor de Ziektewet worden. Dat wilde Randstad Groep Nederland, de grootste hr-dienstverlener van Nederland (circa 4500 werknemers en 100.000 uitzendkrachten). Hoewel de Randstad Groep in Nederland daardoor zelf verantwoordelijk zou worden voor de doorbetaling van zieke uitzendkrachten, was de verwachting dat deze kosten lager zouden zijn dan de premies die de organisatie aan het UWV afdroeg. Bovendien maakte het kabinet in de zomer van 2012 bekend dat de premies voor de Ziektewet fors zouden stijgen per 1 januari 2013. Dit was een extra stimulans om het project op te pakken.
Om de administratie en betaling van verzuimende medewerkers in eigen beheer te doen, was een administratieve organisatie noodzakelijk die de taken van het UWV inzake het verzuim zou overnemen. De directie van de Randstad Groep Nederland heeft in september 2012 hiertoe het definitieve besluit genomen. In oktober datzelfde jaar is begonnen met het opzetten van de administratieve organisatie. Ze voert de Wet verbetering poortwachter uit en is in die rol verantwoordelijk voor de verzuimregistratie, begeleiding van en de betaling aan verzuimende uitzendkrachten. Er zijn negentig nieuwe mensen aangenomen die de organisatie zijn gaan vormgeven.
De behoefte
De uitdaging was om de organisatie, in drie maanden tijd, op 1 januari 2013 te kunnen starten. ‘We wilden die datum per se halen, ook al leek de deadline onhaalbaar’, vertelt Jeroen Oort, projectmanager bij I-bridge (het ICT Shared Service Center van Randstad Groep Nederland). ‘Dit gaf zo’n enorme drive dat we er vol voor zijn gegaan. De meeste applicaties hadden we, maar we hadden nog geen verzuimapplicatie die we hiervoor konden inzetten.’
De Randstad Groep wilde een verzuimapplicatie die zich heeft bewezen in grote organisaties. De gewenste programmatuur moest ook verzuimregistratie van flexpersoneel aan kunnen. Het verschil is dat de verzuimsoftware bij flexpersoneel een gegevensdump moet kunnen creëren die naar de salarissoftware gaat. Dit vanwege de berekening van de uitkering in het kader van de Ziektewet van de verzuimende flexwerker. Bovendien krijgt een flexwerker de eerste twee ziektedagen niet betaald. Deze berekeningen moeten in de verzuimapplicatie uitgevoerd worden. De resultaten hiervan moeten dan automatisch in de salarissoftware terecht komen.
De oplossing
Na een marktverkenning is gekozen voor VerzuimSignaal van i-Signaal, dochteronderneming van Unit4. Die software functioneerde prima voor organisaties met vast personeel, maar nog niet voor bedrijven met flexkrachten. Dat weerhield de Randstad Groep er niet van om te kiezen voor VerzuimSignaal, omdat i-Signaal aangaf deze mogelijkheid in te gaan bouwen. Daarnaast moest er een Digi-ZSM koppeling tussen VerzuimSignaal en het systeem van het UWV tot stand komen. De mensen van i-Signaal hadden de functionaliteit voor de verzuimregistratie van flexwerkers snel voor elkaar. De koppeling met het systeem van het UWV heeft meer moeite gekost vanwege de complexiteit van dit systeem en de organisatie.
Jeroen Oort: ‘Door een goede samenwerking tussen alle betrokkenen en hard werken, onder het motto ‘een nacht heeft ook twee dagdelen’ is het toch gelukt en binnen de deadline. Het systeem is opgeleverd en medewerkers zijn getraind. De medewerkers van i-Signaal zijn enthousiast en klantgericht, hierdoor kregen we snel resultaat. Meestal was dit goed en eventuele foutjes werden snel hersteld. Zonder het enthousiasme van de mensen van i-Signaal zou dit project nooit zijn gelukt!’
De voordelen
VerzuimSignaal, inclusief de koppelingen met de diverse systemen, is ondanks de krappe inrichtingstijd op tijd opgeleverd. De Randstad Groep in Nederland kan er de verzuim- en herstelmeldingen van uitzendkrachten mee regelen. Aangezien de Randstad Groep een nieuwe organisatie heeft ingericht om eigenrisicodrager voor de Ziektewet te kunnen zijn, is er geen vergelijking mogelijk met een vorige situatie omtrent administratie van verzuimende uitzendkrachten.
‘Maar het feit dat we nu eigenrisicodrager voor de Ziektewet zijn bespaart gigantisch veel geld’, stelt Oort. ‘We hoeven namelijk geen premies te betalen aan het UWV. VerzuimSignaal werkt goed, informatie-uitwisseling tussen de systemen gaat soepel en onze medewerkers ervaren een prima gebruiksgemak. Uitzendkrachten kunnen zich ziek- of hersteld melden via hun persoonlijke online omgeving MijnRandstad.nl, zowel via de browser als via een app, die ook is gekoppeld met VerzuimSignaal.’
Afgelopen zomer is VerzuimSignaal ook in gebruik genomen voor de eigen medewerkers. De Randstad Groep had hier al een systeem voor in gebruik. Vooral vanwege de uniformiteit van applicaties heeft de Randstad Groep besloten ook voor vast personeel VerzuimSignaal in te zetten. Oort: ‘De goede ervaringen hebben eraan bijgedragen om VerzuimSignaal ook in te zetten voor onze eigen medewerkers.’
