Ruim negentigduizend mensen (35.000 huishoudens) mogen tijdelijk een beroep doen op hulp van de voedselbank. Vanuit de distributiecentra ontvangen ze elke week een voedselpakket dat ze ophalen bij één van de lokale voedselbanken. Om de financiële stromen (1,8 miljoen euro per jaar) transparant te maken en goed te verwerken, heeft Unit4 het administratiepakket Unit4 Multivers kosteloos ter beschikking gesteld aan Voedselbanken Nederland.
Voedselbanken Nederland heeft als functie de acht distributiecentra en 158 aangesloten lokale voedselbanken te ondersteunen bij hun kerntaken. Ze fungeert als een servicecentrum voor onder meer fondsenwervingen administratie, maar ook advies over bijvoorbeeld voedselveiligheid. Er werken uitsluitend vrijwilligers en het voedsel voor de voedselbanken komt van vrijgevige organisaties. De distributiecentra die de voedselbanken beleveren, opereren autonoom. Ze zijn zelf verantwoordelijk voor een goede verdeling van de voedselpakken richting de afhaalpunten.
Afhankelijk van donateurs
De toelatingseisen tot de Voedselbank zijn streng. Pas als je per maand minder dan 180 euro leefgeld overhoudt, kom je in aanmerking voor een voedselpakket. Deze steun is bovendien van tijdelijke aard. Voedselbank Nederland is geheel afhankelijk van donateurs, voedingsleveranciers en supermarkten en kan hiermee 5 procent van de totale behoefte (664.000 huishoudens onder de armoedegrens) voldoen. Er zijn ruim achttienduizend donateurs die jaarlijks 250.000 euro schenken in twaalf termijnen.
De Postcode loterij doneert een half miljoen, Lidl met haar statiegeldactie jaarlijks honderdduizend euro. Unilever stelt per jaar een miljoen eenheden en voedselexpertise ter beschikking. Albert Heijn en Dirk van de Broek leveren ook bijdragen en recent is supermarktketen Jumbo aangetrokken als donateur. Ondanks deze vrijgevigheid hebben meer mensen ondersteuning nodig dan de voedselbanken kunnen bieden. ‘We zijn daarom altijd op zoek naar nieuwe donateurs’, zegt penningmeester Frans Booij van Voedselbanken Nederland.
Voedselveiligheid
Voedselbanken moeten zich sinds een aantal jaren houden aan de Voedsel- en Warenwet. Dat betekent dat ze geen voedsel mogen verstrekken waarvan de houdbaarheidsdatum is verstreken. Om hier aan te voldoen, is een voedselveiligheidsproject opgestart dat er op toeziet dat alle voedselbanken hieraan mee doen. Deelname is op termijn verplicht, anders dreigt de voedsel- en
warenautoriteit met sluiting.
‘We moeten onze logistiek daarop aanpassen maar ook investeringen doen in bijvoorbeeld koelcellen en aanpassingen aan vrachtwagens’, vertelt Booij. ‘Het doel is om aan onze cliënten altijd voedsel te verstrekken dat nog minimaal enkele dagen houdbaar is. Ook letten we erop dat de pakketten gevarieerd en gezond voedsel bevatten. We proberen altijd zo veel mogelijk voedsel te leveren met in ons achterhoofd de schijf van vijf en ook dat we voedselverspilling tegen gaan. Dit ook ter verantwoording van onze donateurs. Dat betekent onder meer dat we een goede administratie moeten bijhouden.’
Excel exit
De donateursadministratie doet Voedselbanken Nederland sinds 2008 in Unit4 Multivers. De donaties die binnenkwamen door de tv-actie ‘Effe Geen Cent te Makken’ met René en Natasja Froger waren de eerste financiële mutaties die in het administratiepakket van Unit4 zijn verwerkt. Toen Booij twee jaar geleden penningmeester werd bij Voedselbanken Nederland, trof hij een Excel-bestand aan waar de financiële administratie in werd bijgehouden.
Daar was Booij op zijn zachtst gezegd niet blij mee, temeer omdat er een financieel pakket beschikbaar was. ‘Toen zijn we ook de financiële administratie in Unit4 Multivers gaan doen. Multivers werkt makkelijk, we hebben veel meer inzicht dan eerst. Zo kunnen we nu veel meer kostenplaatsen en -soorten gebruiken. Dat is prettig, want vanaf 2015 is onze accountant verplicht om een goedkeurende verklaring af te geven. Met een professioneel boekhoudpakket als Unit4 Multivers zal dit veel eenvoudiger gaan dan met losse Excel sheets.’
