VVD Amsterdam maakt zich grote zorgen over het ict-project ‘Amsterdams Financieel Systeem’ (AFS). Uit een voortgangsrapportage komt volgens de coalitiepartij van de gemeente een alarmerend beeld naar voren: kosten worden met miljoenen overschreden, het JD-Edwards-project, met Capgemini als leverancier en beoogde onderhoudspartner, wordt slecht aangestuurd en het project kent grote toekomstige risico's. Onduidelijk is bijvoorbeeld of op 1 januari de salarissen kunnen worden uitbetaald. De VVD vraagt om onmiddellijk ingrijpen en overweegt aanstaande woensdag tijdens de raadsvergadering hiervoor een motie in te dienen.
AFS loopt al sinds 2012 met als doel om in 2015 alle Amsterdamse gemeentelijke organisaties en stadsdelen met één basissysteem te laten werken. AFS bestaat uit het pakket JD Edward Oneworld van Oracle, aangevuld met functionaliteit die door Capgemini is ontwikkeld voor de gemeentemarkt. Laatstgenoemde automatiseerder is aangetrokken om AFS te leveren en te onderhouden. De gemeente Amsterdam draagt zelf de zorg voor de implementatie van AFS in twee fasen.
Het omvangrijke programma bevindt zich in een afrondende fase. Vanaf 1 januari 2015 vinden nog zeven implementaties plaats. De laatste implementatie van de Dienst Werk en Inkomen staat gepland op 1 juli 2015. Dan zijn alle 31 administraties van de verschillende diensten en stadsdelen op AFS overgebracht.
Niet uniform
Een werkgroep, bestaande uit ambtenaren en externe deskundigen, heeft een assessment uitgevoerd naar de implementatie van AFS. Uit die rapportage blijkt dat de bredere doelstelling om alle financiële processen te uniformeren – één administratie en één werkwijze – echter niet wordt bereikt.
Uit de assessment blijkt verder dat het dertien miljoen euro kostende project niet de benodigde financiële rapportages kan leveren door het ontbreken van een bruikbare managementtool als aanvulling op AFS. Ook functioneren onderdelen als de factuurscanning nog niet naar behoren. Verder vallen de jaarlijkse beheerskosten 43 procent hoger uit dan begroot. Dit kan een schadepost opleveren die de komende jaren tot tientallen miljoen euro kan oplopen.
Brand
De voortgang van het project werd recent besproken in de raadscommissie Financiën van de gemeente Amsterdam. VVD Amsterdam meldt nu in een persbericht geschrokken te zijn van de assessment-rapportage. Die wekt de indruk dat er een nauwelijks blusbare brand is ontstaan. De VVD vraagt dan ook duidelijkheid en verbetering van het stadsbestuur.
Raadslid en financieel woordvoerder Marianne Poot spreekt van een crisissituatie en stelt: ‘Uit het rapport komt een alarmerend beeld naar voren. Kosten worden met miljoenen overschreden, het project wordt slecht aangestuurd en het kent enorme risico’s voor de toekomst. Dit moet heel snel aangepakt worden.’
Salarissen
Zo kan niet met zekerheid gezegd worden of het AFS-project de juiste basis is voor doorontwikkeling, is er volgens het rapport sprake van een crisissituatie en kan niet de waarborg gegeven worden dat op 1 januari aanstaande salarissen en leveranciers kunnen worden uitbetaald. De werkgroep achter het rapport laat zich ook kritisch uit over de gemeente: die heeft onvoldoende zicht op welke projecten nodig zijn in relatie tot AFS en heeft in het besluitvormingsproces te weinig nagedacht over de gevolgen van de invoering van een gemeentebrede financiële administratie.
Poot zegt het gevoel te hebben als raad met de rug tegen de muur te staan om nog op tijd bij te sturen. ‘Wij hebben dan ook veel vragen aan de wethouder over hoe dit project heeft kunnen ontsporen, welke kosten en risico’s dit met zich meebrengt en hoe we dit zo snel mogelijk weer op de rails kunnen krijgen of dat straks zal blijken dat we een waardeloos systeem ontwikkeld hebben.’
Het project viel onder de Regeling Risicovolle Projecten, die bedoeld is om extra toezicht en grip op projecten te houden. Desondanks is de VVD van mening dat de raad veel te laat over de problemen geïnformeerd wordt. VVD Amsterdam wil dan ook dat er niet meer geld aan het project uitgegeven wordt voordat de gemeenteraad een haarscherp beeld van de situatie en de toekomst van het project heeft.
GGD weigert
Het idee achter het systeem is dat er, doordat alle Amsterdamse gemeentelijke organisaties en stadsdelen ermee werken, veel meer transparantie over de financiële handel en wandel van de afzonderlijke instellingen ontstaat. Daardoor is een betere aansturing mogelijk en kan er bij problemen sneller worden ingegrepen. Ieder half jaar zou er een groep diensten/stadsdelen starten met de voorbereidingen voor de overgang naar AFS, om zo’n driekwart jaar later daadwerkelijk ‘live’ te gaan.
Maar niet alle organisaties zijn enthousiast over de deelname. De GGD Amsterdam bijvoorbeeld maakte onderdeel uit van de groep die per medio 2013 zou overstappen. Bij de voorbereidingen bleek echter dat de gezondheidsdienst een aantal specifieke behoeftes heeft die niet beschikbaar zijn in AFS. Denk hierbij aan zaken als de koppelingen inkoop voor wat betreft bestellen, ontvangst en gereedmeldingen (E-size systeem) en het landelijk communicatieplatform voor vergoedingen tussen zorgaanbieders en zorgverzekeraars (Vecozo). De GGD koos er vervolgens voor om de overstap uit te stellen.
Wat is dat toch? Weer zo’n project waar Capgemini bij betrokken is. Heel triest!
Het is, dit zeg ik als ‘oudgediende’ van projecten aldaar niet alleen een zaak bij Capgemini. Wat is er feitelijk aan de hand?
Al eerder heb ik gesteld dat er bij de overheid kennis, kunde, interesse ontbrak grotere IT trajecten op te kunnen nemen, te monitoren, en tot een succesvol eind te brengen. Aan de andere kant, ook hier weer een klassieker, dat er een leverancier is die klaarblijkelijk weer niet weet te leveren wat met eens heeft gezegd te zullen leveren.
Onder de oude regimes en gewoonten kwam men daar altijd wel mee weg want er waren excuses en uitvluchten genoeg te bedenken waardoor projecten niet op gestelde tijd en volgens gewenste of gestelde specs konden worden opgeleverd.
We moeten, heel gelukkig eindelijk, zeg ik dan, constateren dat die tijd toch echt, hopelijk voorgoed, achter ons ligt. Dat betekend dus in de praktijk dat er geen odina’s, caps, kpn’s meer kunnen zijn die geen klanten kunnen managen maar bvenal, zo blijkt, niet op een goede en juiste manier IT projecten te kunnen managen.
Ik stel dit vanuit mijn ervaring en visie dat je met IT als materie goed kunt plannen, stellen en implementeren. Ook onderhoud, bijstellen en bijsturen kun je met IT als vehikel heel goed. Maar de fouten beinnen er in te sluipen als er geen strak regie kan worden gevoerd of wanneer kennis, in dit geval klaarblijkelijk bij afnemer en leverancier, onvoldoende aanwezig blijkt.
En dat heeft dan weer weerslag op betrokken ambtenaren en niet in de laatste plaats natuurlijk de betrokken IT professionals en de namen van de geleverde of op te leveren producten. Dit moet niet zo en vooral, dit had gewoonweg zo niet gemogen.
Cap, doe nou verdraaid als eerste toch eens wat aan basaal IT implementatie en bouw en vooral klantenmanagement. Eis desnoods dat er ter zake kundige aan tafel zitten en meekijken, dat voorkomt dit soort debacles. Telkes weer een blackbox opzetten en onderhouden geeft dit mede als resultaat.
De zinsnede “Zo kan niet met zekerheid gezegd worden of het AFS-systeem de juiste basis is voor doorontwikkeling” geeft me te denken…
Wat enorm zuur is, dat er dus klaarblijkelijk voor 13 miljoen [13.000.000,00 EUR] aan softwarefunctionaliteit gemaakt is in JD Edwards ERP, getest hoop ik, en geleverd en er kan na onderzoek niet op worden voortgebouwd.
Mag ik nu beleefd een vraag stellen?
Wat heeft men dan in “G….naam” laten bouwen?
Op wiens aanraden en autoriteit?
Wellicht dat de gemeente Amsterdam aansluiting kan zoeken bij de stichting van Kenneth Berkleef, die met deze nieuwe feiten toch wel sterk in zijn schoenen moet staan.
Vanuit de techniek proberen de organisatie te standaardiseren. Dit klinkt als het kleine broertje van SPEER (Ministerie van Defensie). Zie: http://www.viergever.info/nl/MinDefSpeer.aspx
Verhaal lijkt me in tegenspraak met het beeld dat ik me gevormd heb op basis van waarbij het WAT en WAAROM blijkbaar ligt in een normalisatie van financiële gegevens. Zeg maar een soort van Rijks ICT-dashboard bouwen voordat je afspraken gemaakt hebt over de rapportering:
“Uit die rapportage blijkt dat de bredere doelstelling om alle financiële processen te uniformeren – één administratie en één werkwijze – echter niet wordt bereikt.”
Het woord fraude komt al snel bij me op, een vorm van bedrog waarbij de zaken anders voorgesteld worden dan ze daadwerkelijk zijn. Het gaat hier niet om een ICT project maar boekhouden, iets wat je pas kunt ondersteunen met techniek als de (controle) processen zelf op orde zijn.
http://925.nl/archief/2014/03/18/het-lijk-van-lodewijk-waarom-stemmen-in-amsterdam-geen-zin-heeft/
Aangaande de ICT projecten baseer ik me op de verkenning Rekenkamer Metropool Amsterdam aangaande afhankelijkheid externe ICT-ers welke schrijft:
“De verkenning geeft aanwijzingen dat meer externe ICT’ers zijn ingehuurd en dat de kosten hoger zijn dan in de jaarrekeningen is verantwoord.”
Natuurlijk is het makkelijk om de leverancier de schuld te geven maar ik denk dat politiek hier meer blaam treft waardoor de belastingbetaler weer de schuldenaar is.
@Ewout,
Ik volg je beredenering wel maar uit ervaringen aldaar opgedaan blijf ik bij mijn verhaal. Het is namelijk zelden de bedoeling van de grotere dienstverleners dat men namelijk transparant werkt en op afspraak. Er worden veel te veel escapes ingebouwd en als men door krijgt dat de afnemer een beetje te wijs wordt, word er makkelijk een rookgordijntje opgetrokken tot iedereen weer even stil en tevreden is.
Zolang de afgesproken en overeengekomen procesjes maar geen geweld word aangedaan.
Voorbeeld:
Bij een meeting met de leverancier stelde ik de vraag,’Kan iemand mij vertellen hoe het nu komt dat de leverancier tot op heden nog steeds niet heeft opgeleverd wat men heeft toegezegd….?’ Die meeting werd meteen geschorst en ik mocht bij de grote ‘projectguru’ komen. ‘Rene, wil jij voortaan dergelijke zaken eerst met mij bespreken en jou vragen eerst aan mij geven?’
Alle signalen bij afdelingen stonden minstens oranje. Slechte tot geen transparante communicatie tussen leverancier en de onderdelen aan wie zij op gingen leveren. In dit artikel komt dat signaal dan ook helder terug. Na enkele jaren niets veranderd. Jammergenoeg.
Alleen maar schade.
@Ewout Ik ben het met je eens dat niet alleen de leverancier blaam treft maar om nu de bal bij ‘De Politiek’ te leggen vind ik wel heel gemakkelijk. Er zal ook nog wel iets zijn als een interne afdeling van de gemeente zijn die tot dit besluit komt en die deskundige adviezen geeft. Die zich op hun beurt weer hebben laten voorlichten door de ICT professionals van de leverancier.