Ik heb recent een interessante blogbericht gelezen over het managen van Indiase teams, geschreven door de Nederlandse cultuur-coach Frank Garten. Zijn artikel begint met een zin die ik absoluut vaker heb gehoord. 'Mensen uit India leveren altijd laat op en als een project vertraagd i, zullen ze je dat nooit vertellen, maar liever zeggen dat alles goed gaat.'
Franf Garten geeft een aantal algemene standaarden om je eigen gedrag te veranderen (in tegenstelling tot het proberen te veranderen van de anders gedrag):
Praktisch advies voor de westerse projectmanager is dan ook om
– Duidelijk te zeggen wat je verwacht van mensen. Hoe ze hun werk moeten doen en hoe ze verslag aan je uit moeten brengen (waarover, via welk medium, wanneer, et cetera).
– Beschrijf werkprocessen op papier en oefen zelfs werkprocessen met de mensen die ze uitvoeren.
– Verwacht niet dat mensen creatief en proactief zijn. Leg ze zeer expliciet en zeer vaak uit wat ‘creatief’ en ‘proactief’ voor jou betekent. Wees zeer expliciet over het feit dat je wil dat ze uit de doos denken hun meningen uiten. helpen en stimuleer ze vaak om dit te doen.
Twee paden
Tijdens de jaar waarin ik gewerkt heb met Indiase teams, heb ik gemerkt dat mensen geneigd zijn één van de volgende twee paden te kiezen om het cultuurverschil met Indiërs op te lossen: of ze specificeren alles tot op de laatste punt, of ze proberen een open en ondernemende cultuur te ontwikkelen binnen het team waarmee ze samenwerken.
Ik zal niet beweren dat elk detail aan een Indiër beschrijven niet werkt. Het probleem is alleen dat het frustrerend is voor een westerling om dat te doen (misschien zelfs meer voor de Noord-Europeanen dan voor de Amerikanen). Wij zijn eraan gewend dat mensen met hun eigen ideeën komen, waarop wij een mening geven over de uitkomst die wij verwachten, wij ze voorwaarden meegeven en ze hun eigen manier laten vinden om de gewenste uitkomst te bereiken.
In een softwareproject neemt het veel tijd in beslag om elk detail op de wal te moeten specificeren. En als je dit al doet, krijg je waarschijnlijk alsnog niet precies terug wat je beschreven had.
Dus de aanpak waarvan ik gemerkt heb dat werkt in ons bedrijf is tweezijdig:
1. Selecteer en ontwikkel mensen op twee kernwaardes (wij hebben er zes, maar deze twee lossen de puzzel beschreven in dit artikel op): verantwoordelijkheid en openheid.
2. Kies een Agile-process.
Openheid en verantwoordelijkheid
Nederlanders zijn open met het risico zeer bot te zijn. Indiërs neigen ernaar om niet open te zijn, vooral om de ‘vrede te bewaren’ (resulterend in een vriendelijkheid waar ik persoonlijk van houd). Zoals Garten beschrijft: het is belangrijk te communiceren waarom je dit belangrijk vindt, keer op keer. Als je mensen selecteert die meer open zijn dan gemiddeld en ze traint op openheid, zullen ze zich openstellen.
Door de hiërarchische samenleving zijn mensen gewend om instructies te krijgen in plaats van zelf 100 procent verantwoordelijkheid te nemen voor hun eigen werk. Neem mensen aan die zich verantwoordelijk voelen voor het werk dat ze leveren (een simpele vraag die je snel helpt vele mensen weg te strepen is: vraag je liever vooraf om goedkeuring, of naderhand om vergeving?). In ons bedrijf zorgen we ervoor dat elke programmeur vanaf de eerste dag in contact staat met de klant. Geen excuses, je bent helemaal naakt en moet jouw klant blij maken. Je prestatie wordt gemeten door de beoordelingen die wij direct van onze klanten krijgen en je bent zelf verantwoordelijk voor het krijgen van die beoordelingen. Je salaris hangt ook af van de beoordelingen die je krijgt. Met dit systeem blijven de mensen die verantwoordelijkheid vermijden niet lang. Er zijn geen projectmanagers van testers om slechte resultaten te verbeteren.
Gebruik van een Agile-process
Scrum heeft twee centrale elementen die helpen bij het voorkomen van de starre oplossing van het beschrijven van alles in detail:
1. Benodigdheden zijn gespecificeerd door het hele team (team+scrum meester +producteigenaar)
2. Er is een vergaderritme waarin het team elke dag bespreekt waar ze mee bezig zijn en waar ze vast zitten en regelmatig wordt hierbij de werkwijze herzien.
Conclusie
Als je de juiste mensen selecteert en een behendig proces inboezemt, komen vertragingen in projecten even vaak voor als dat je gewend bent met je lokale team. En als er vertraging optreedt, weet je daarvan en heb je genoeg mogelijkheden om het project de juiste richting op te sturen.
@Kurt de Koning
Onzin en emotionele prietpraat.
De harde werkelijkheid is wat Ewout in zijn reactie al aangaf: “de onderste laag binnen een hiërarchie altijd moet veranderen zodat de bovenste laag onveranderlijk kan blijven”. Outsourcing is een middel van het management om de eigen positie te kunnen blijven handhaven, terwijl de eigen financiele footprint onder druk staat.
Nederlandse techneuten zijn plotseling “te duur” en worden afgedankt terwijl goedkopere mensen uit India het werk mogen doen. Aanschouw de kaalslag in de logistieke sector bijvoorbeeld waar de kwalitatief goede Nederlandse chauffeur het veld heeft mogen ruimen voor de goedkope collega’s uit Roemenie etc. Er gaat bijna geen dag meer voorbij zonder een verongelukte vrachtwagen, zoals iedere forens kan waarnemen.
Zo ook in de ICT.
Als je globaal concurreert, dan moet je ervoor zorgen dat je je werk naar behoren kan uitvoeren, in elke denkbare business context. Waarom zou je dat niet van een Indier mogen verwachten ? Zijn dat zulke gevoelige zielen dat daar een speciaal soort benaderingswijze voor geldt ? Moet een klant dan genoegen nemen met lagere kwaliteit teneinde de lieve vrede te bewaren met de programmeur uit India ? Onzin, naar mijn mening. De outsourcingssector is nu al bijna 15 jaar oud en nog steeds moet de opdrachtgever rekening houden met de culturele verschillen. Dan kan je als klant niet anders dan tot de conclusie dat er sprake is van een stagnatie in die sector, zowel van kwaliteit als van cultuur.
Verder: als er ergens sprake is van racisme dan is het waarchijnlijk in India zelf dat er anno 2015 nog steeds niet in is geslaagd om het kastenstelsel uit te bannen, bijvoorbeeld.
Artikel sluit mooi aan op het aloude “Handbook voor den indier”. Een korte samenvatting.
– Men dient den Indier direct te bestraffen, indien deze een misstap maakt. Ervaring heeft geleerd dat hij de bestraffing anders niet zal kunnen koppelen aan zijn fout.
– Men dient den Indier per dag uit te betalen. Zo zal hij het direct kunnen uitgeven aan kortlopend vertier zoals aldaaar den gewoonte is.
– Stel den Indier regelmatig de vraag hoe een echte blanke het karwei zou aanpakken. Het antwoord zal u een indicatie geven over zijn cognitieve beperkingen en zijn vermogen om zich aan de lokale wildernis te ontrekken. Door dit periodiek te testen krijgt u inzicht over zijn vorderingen.
– Corrigeer den typischen dialect altoos meteen en weest daarbij geduldig. Laat den Indier het foutieve uitgesproken woord zovaak herhalen tot het enigzins te associeren valt met ene Angelsaksiche taal.
Scrum is niet hetzelfde als Agile, maar het biedt inderdaad goede mogelijkheden om een team aan- en bij te sturen. Dat geldt ook voor teams die tweehonderd meter verderop zitten, sterker nog: het geldt voor ieder agile team waarbij je het perspectief van de product owner inneemt.
Een bijkomend voordeel van een agile aanpak is dat je (als uitbestedende partij) niet gauw het budget overschrijdt, een nadeel is dat de scope wordt aangepast op het moment dat de voortgang lager is dan gebudgetteerd (maar je bouwt wel de meest gewenst delen) en dat tijdens een aantal sprints het team niet kan worden aangepast (want het is moeilijker om iemand tijdelijk aan het team toe te voegen). Kennis, ervaring en eerlijk budgetteren (pokeren) zullen dus bijkomende functie-eisen zijn.
Oftewel: Agile teams vragen om agile medewerkers, d.w.z.: open, verantwoordelijk, ondernemend/klantgericht, punctueel, team player, kwalitatief sterk/ervaren.
Nederlanders, Belgen, Spanjaarden, Indiers: in alle landen lopen mensen rond die deze eigenschappen hebben en in alle landen zul je tegenpolen tegenkomen.
@Kurt
Kijkend naar ‘quid pro quo’ principe van het ene voor het andere laten mag je wel degelijk als klant de leverancier beoordelen op prestatie die deze levert. Om het met de woorden van Mattheüs te zeggen: “U ziet de splinter in uw broeders oog maar de balk in eigen oog bemerkt u niet.”
Voordat je belerend vanuit ivoren toren anderen de maat gaat nemen lijkt het me handig om eerst te kijken naar de realiteit, om in je eigen vergelijk te blijven gaat het om naakte waarheid van het ruilmiddel zelf. Het is namelijk dus niet de koelie in India die de zweepslagen krijgt maar die in Nederland welke niet alleen geconfronteerd wordt met oplevering van slechte kwaliteit maar ook nog eens een boze klant.
Empirisch gezien gaat het hier dus om het verschil tussen fysische ‘onderbuik’ en sociale ‘positivisme’ waarbij de huid nog weleens verkocht wordt voordat de beer geschoten is.
I am an Indian. There is this ‘my job taken away’ element in this discussion, which makes it difficult to give a true opinion. But most of you have experience in outsourcing. For culturally experienced lot, there is a perception that since India is a big country, people will have different behavior. And the perception about Dutch(by asians) that the Dutch considers country as a ‘boundary of behavior’. But the secret truth is (I am sure you will be hearing this for the first time). Take a 100 mt square in India, say an apartment, every single family in that apartment will have different personality. More different than a Dutch and Italian. Based on the social and economical status of the male dominant of the family. You might find it hard to believe but it is true.
About outsourcing, if you say you have succeeded with Indians, I will believe you. If you have failed terribly with Indians I will believe that too. How and why cannot be proven. So I would not get into such discussions.
My perception about Dutch is that the work they do is of high quality. If one can match the same quality as Dutch, they can match anyone in the world. I am not sure if you believe this but I was able to do that. And in some cases, exceeded my Dutch colleagues. If what I say is true then the credit is not for me to take but for the environment surrounding me in Netherlands, the colleagues and the system in place in Netherlands; that is what made me do it. [See how humbly I put it 😉 ]
If a company in India is able to create such an environment(in spite of other difficulties). If an Indian is able to create such an encouraging environment around her/him… then kudos to them.
It is very well possible to be successful in running a development project with an outsourcing element in India. I manage a team of 20 developer of wich 50% is in India and 50% is local.
The local people are from arround the world, Dutch, Turkey, Iran, Belgium, Poland.
All those people work together as one single team working on one single system, one single continues build enviroment, working from the same sprint(s).
Communication is key and happens throughout the day. Cross border sub-team are created on the fly based on business sub-domains or techology areas needs. Creating an open environment and have constant open talks about process improvements and expectation with all teammembers by the leaders and myself is very important.
Travelling members in both directions several times a year is mandatory. Spending private time during those travels helps enormously in understanding eachother.
And yes, it takes a lot of effort.
Throwing requirement to India and expect a good product back will not work but won’t work in any situation where the development team is far and isolated from the SME’s.
Despite the differences among people both in India and the Netherlands the differences between the countries and so both the Dutch and Indians are immense.
To create a good running team people should have:
1. A profound understanding of their own country (history, cultures, ways of upbringing, (social) psychology, ways of interacting and communicating etc.). In brief: who am I, and why am I the way I am and how do I relate to people with a different cultural background (domestically and internationally).
2. An interest and intellectual curiosity as far as the other is concerned.
3. A willingness to learn.
4. A willingness to understand and overcome differences.
5. Patience and endurance.
Just by working together one might come to some understanding resulting in improved cooperation. However teams with properly trained people will always be much more efficient.
My 24 year old brother-in-law is Dutch and I am from India. we went bowling and I won all the games. He wanted me to play again. And he made me play 7 more full set. I felt a bit weird but played on. I won all. In the end while we were leaving he asked. “Do they do bowling in India? Where did you learn bowling from?”
That is when I realized why he made me play all those games. His image about India, he did his best not to change it. Once a viewpoint is made about something or someone, a Dutch will never change that.. never! I guess for my brother-in-law, I should be an exception and remaining all Indians cannot do bowling 🙂
Leuk artikel,
Wij zijn een Nederlands IT-bedrijf gevestigd in Hengelo en ontwikkelen webapplicaties en mobiele applicaties voor bedrijven binnen Europa. Dit doen we met onze vestiging in India (bestaande uit meer dan 130+ ontwikkelaars en groeiend).
Communicatie is zeer essentieel, een combinatie met Nederlands projectmanagement zorgt er wel voor dat wij de voordelen van outsourcing bieden zonder de nadelen.