Mediq Apotheek verlaagt kosten met Basware

Mediq Apotheek is een internationale onderneming en met 8300 medewerkers werkzaam in vijftien landen. Met circa 225 apotheken is Mediq Apotheek de grootste apotheekketen in Nederland. Op jaarbasis komen er ongeveer 250.000 facturen binnen die voorheen handmatig verwerkt werden. Mediq wil de 'ouderwetse' manier van factuurverwerking achter zich laten en heeft dit geautomatiseerd met Basware en Kofax.

Mediq levert als internationale onderneming medische hulpmiddelen, geneesmiddelen en de bijbehorende zorg. Bij alles wat Mediq doet, staat de patiënt centraal. De inkoop van geneesmiddelen brengt jaarlijks honderdduizenden facturen met zich mee, Mediq wil de ‘ouderwetse’ manier van factuurverwerking achter zich laten. ‘Het verbeteren van de kwaliteit en het verlagen van kosten, daar gaat het ons om’, aldus Wim Boer, manager financial shared service center bij Mediq.

De gezondheidszorg is een boeiende bedrijfstak: Nederland geeft per jaar ongeveer 75 miljard aan gezondheidszorgkosten uit. Boer: ‘En medicijnen maken daar een groot deel van uit. Mediq wil met innoverende diensten apotheken, klanten én zorgverzekeraars toegevoegde waarde bieden. Daarom zijn we continu bezig onze organisatie te optimaliseren om zo de kosten van de zorg binnen de perken te houden.’

Mediq levert van fabrikant tot patiënt, op drie manieren: direct aan huis, zo nodig met verpleegkundige begeleiding, via professionele afnemers als ziekenhuizen en andere zorginstellingen of via Mediq Apotheek. Mediq is opgericht in 1899. De groothandel zorgt voor de logistieke dienstverlening. Mediq Apotheken maken het verschil door te zorgen voor goede voorlichting door de beste zorg en het juiste advies bij medicijngebruik.

Verbeteren van kwaliteit

Mediq koopt zijn goederen in bij grote organisaties. ‘Door deze inkopen komen er op jaarbasis ongeveer 250.000 facturen binnen. Het verwerken van deze facturen brengt nogal wat handling met zich mee. We hebben namelijk met verschillende Mediq-bedrijven te maken die allemaal een eigen administratie voeren. Daarom zijn we een paar jaar geleden met een aantal deskundigen bij elkaar gaan zitten, om te bekijken of we door het inrichten van een shared service center de afhandeling konden vereenvoudigen en de kwaliteit verbeteren. We zijn gestart met het digitaliseren van het accounts payable-proces waarmee facturen van alle bedrijven op een eenduidige manier kunnen worden verwerkt. Standaardisering levert op termijn schaal- en kwaliteitsvoordeel op en daarom was het zaak dat de it-infrastructuur bij alle business units hetzelfde zou worden ingericht’, vult Boer aan.

Naast een scan & herken-tool die facturen digitaal inleest, ging Mediq op zoek naar een software oplossing die op de bestaande erp-systemen kon worden aangesloten. ‘Een uitdaging omdat de business units allemaal een eigen erp-systeem gebruiken. Twee jaar geleden zijn we op zoek gegaan naar een systeem dat scan- en workflowfunctionaliteit biedt. De nieuwe oplossing moest aan diverse criteria voldoen: prijs, functionaliteit en een partner die de implementatie voor zijn rekening zou gaan nemen. Daarbij hebben we ook gekeken naar het internationale karakter, continuïteit en de mening van analisten als Gartner. Na verschillende bedrijfsbezoeken en productdemonstraties viel de keuze op Basware met ICreative als implementatiepartner. Deze ‘combinatie’ won het van de concurrentie door het bieden van een specifieke matching-functionaliteit.’

Kinderschoenen

Voordat Basware bij Mediq werd geïmplementeerd, werden de 250.000 facturen handmatig verwerkt met behulp van een scan & herken-oplossing. ‘250.000 facturen per jaar, dat is fors. En daarom is efficiency zo belangrijk. We hebben in de nieuwe situatie de productiviteit kunnen verbeteren. Maar de nieuwe it-infrastructuur zal in de komende jaren nog efficiënter moeten: de productiviteit zit nog niet op het gewenste niveau. Zaak is om klanten en leveranciers beter op elkaar te laten afstemmen. Het aantal xml-facturen dat we nu ontvangen, is namelijk minder dan 1 procent. We krijgen een gedeelte als pdf-document binnen en de rest in papieren vorm. Wat dat betreft staat e-invoicing nog in de kinderschoenen. ICreative heeft ons goed begeleid en bij de bouw en implementatie veel werk verzet. Dat was aangenaam samenwerken.’

Topprestatie

‘JD Edwards en het erp-systeem voor Mediq Apotheek, hebben we binnen afzienbare tijd op Basware kunnen aansluiten. Een topprestatie. Het is namelijk geen makkelijk systeem omdat er geen standaardkoppeling bestaat. Het was een lastige start, maar uiteindelijk is het met de nodige lessons learned wel gelukt. Een coördinator op it-niveau was een must-have, en deze rol heeft ICreative met verve vervuld. Samen met een it’er binnen onze eigen gelederen is de implementatie goed verlopen. Op dit moment zitten we in de derde fase waarin we Accountview aan Basware koppelen. Dit proces is vergelijkbaar met de eerste fase. Uiteindelijk is het een uitdaging dezelfde Basware-oplossing voor de verschillende business units te gebruiken. De medewerkers zijn in de loop der jaren gewend aan eigen methodieken en gewoonten. Maar wie schaalvoordeel, efficiency en kwaliteit nastreeft, zal moeten standaardiseren en uniform te werk gaan.’

Digitale metamorfose

ICreative heeft Mediq binnen anderhalf jaar door de digitale metamorfose geloodst. ‘Van een decentrale naar een centrale factuurverwerking, van een ‘eigen’ naar een gestandaardiseerd systeem én van een papieren naar een digitale factuurverwerking: grote veranderingen in een relatief korte periode. Vanaf 1 maart 2014 worden alle facturen via het nieuwe systeem geboekt. Uiteindelijk willen we de potentie van het systeem ten volle benutten. We kunnen naar een verwerking van veertigduizend facturen per jaar per medewerker, zodat de efficiency binnen de afdeling wordt geoptimaliseerd. Wanneer ook de laatste business unit straks ‘over’ is, worden alle facturen centraal verwerkt. Kwaliteit leveren en tegelijkertijd kosten besparen, daar willen we uiteindelijk naar toe. Met de juiste oplossing gaan deze twee heel goed samen’, besluit Boer.