Met circa 328.000 inwoners is Utrecht de vierde stad van Nederland naar inwonertal. De stad is centraal gelegen op een knooppunt van wegen, spoorwegen en waterwegen, waardoor het een toonaangevende beurzen- en conferentiestad is en het hardst groeiende economische centrum – vooral in de dienstensector – van zowel de Randstad als Nederland. Dat vraagt om een slagvaardige bestuurlijke organisatie die wendbaar en scherp kan zijn voor haar burgers en die haar medewerkers de flexibiliteit kan bieden die zij nodig hebben. Axians begeleidde Gemeente Utrecht bij de overgang naar haar nieuwe ICT-infrastructuur: de U-Cloud.
De komende jaren vindt een groot aantal ontwikkelingen binnen de gemeentelijke organisatie van Utrecht plaats: een nieuw gebouw, een nieuw werkplekconcept, een nieuwe manier van werken (de ‘U-factor’) en een organisatievernieuwing. De gemeente betrekt in 2014 een hypermodern pand genaamd ‘Stadskantoor’, waarin een aantal van de huidige, decentrale gemeentelijke diensten worden samengebracht. Het doel is om meer klant georiënteerd en meer digitaal te gaan werken. De gemeente wil dit onder meer bewerkstelligen door innovatief gebruik te maken van moderne ICT en een adequaat toegeruste ICT-beheerorganisatie. Hiervoor is een vernieuwingsprogramma gestart met de naam ‘U-Cloud’. In dit programma is onder andere de vernieuwing van het netwerk, de telefonie, de beveiliging, de desktops, de storage en de hosting ondergebracht.
De uitdagingen
“Willen we tegemoet kunnen komen aan moderne eisen op het gebied van flexibiliteit, beschikbaarheid en continuïteit, dan vraagt dat om ingrijpende veranderingen in onze huidige ICT-infrastructuur,” stelt Eddy Zeehuisen, Programmamanager ICT-Infrastructuurdiensten Stadskantoor voor Gemeente Utrecht. “We staan voor de uitdaging om een slagvaardige en kostenefficiënte organisatie te worden met een optimale dienstverlening voor de burger. IT is een middel om dit te faciliteren, maar dat betekent wel dat je een betrouwbare en dynamische infrastructuur nodig hebt. Hoewel het duidelijk was dat de cloud ons die dynamiek zou kunnen bieden, stonden we aanvankelijk nog wel voor veel onbeantwoorde vragen, zoals: Wat is voor ons de meest ideale cloudvorm? Hoe kunnen we het beheer reorganiseren? Hoe kunnen we het nieuwe werken faciliteren? Hoe kunnen we bezuinigen en tegelijkertijd innoveren?”
Samenwerking met Axians
De gemeente kwam tot de huidige oplossing na een uitgebreid onderzoek naar de verschillende mogelijkheden op de markt. Op basis van de informatie die hier uit naar voren kwam, werd een eerste ontwerp gerealiseerd met een private cloud verdeeld over twee afzonderlijke datacenters. Men koos voor een private cloud omdat veiligheid een grote rol speelt bij de data van burgers waar Gemeente Utrecht mee werkt. In het eisenpakket voor de aanbesteding waren onder meer de volgende zaken opgenomen: snellere inlogtijden, sneller startende applicaties, een betere beschikbaarheid en een verbeterde beheersbaarheid van de infrastructuur. Vijf partijen, waaronder Axians, deden op basis van de eisen en wensen van Gemeente Utrecht een aanbieding en na zorgvuldige weging van alle factoren kwam Axians als beste uit de bus. Na de aanbesteding zijn de ontwerpen verder uitgewerkt en aangepast in samenwerking met Axians. “Die samenwerking ging verder dan alleen de implementatie,” zegt Zeehuisen. “De adviesrol die Axians vervulde was cruciaal voor het hele proces.”
Beter beheer
Eén van de belangrijkste onderdelen van het eisenpakket was de reorganisatie van het beheer: “Waar we voorheen met allerlei afzonderlijke vakgroepen werkten, zoals systeembeheer en netwerkbeheer, gaan we nu veel meer convergeren. Beheertaken worden geautomatiseerd en we richten selfservice portals in voor de medewerkers. Zo kunnen we veel efficiënter en kostenbesparend werken. Hierdoor kunnen we ook een onderscheid gaan maken tussen medewerkers die bezig zijn met het dagelijks beheer en medewerkers die zich bezighouden met het vernieuwen van de infrastructuur.” De bedoeling is dat er dankzij de automatisering en de selfservice steeds meer repetitieve handelingen bij de medewerkers komen te liggen, in plaats van bij de IT-afdeling. Zo zal in de nabije toekomst het aanmaken van accounts, het wijzigen van wachtwoorden of het aanmaken van servers via portals worden aangeboden om tijd en kosten te besparen. En besparen is noodzakelijk, gezien de bezuinigingsopdracht waar Gemeente Utrecht voor staat. “Het is een mes dat aan twee kanten snijdt,” stelt Zeehuisen. “Hoe efficiënter – en dus goedkoper – wij werken, hoe beter en sneller de inwoners van Utrecht geholpen kunnen worden. Het digitale loket is nu al 24 uur per dag, 7 dagen per week beschikbaar en daar wordt steeds meer de nadruk op gelegd. Het liefst zien wij dat de burger eerst naar het digitale loket gaat en dan pas naar het fysieke. We verwachten dat dit resulteert in een betere dienstverlening.”
De U-Factor
Een andere peiler van de aanbesteding was het mogelijk maken van een nieuwe manier van werken voor het gemeentelijk personeel: de U-Factor. “Je wilt niet alleen de burger voorzien van de best mogelijke service, je wilt natuurlijk ook een zo goed mogelijke ervaring aan je eigen medewerkers kunnen bieden als werkgever,” zegt Zeehuisen. “We zijn op dit moment nog een vrij traditionele organisatie die maar mondjesmaat aan flexwerken doet. Met de nieuwe infrastructuur is het straks mogelijk om op elke locatie dezelfde werkplek aan te bieden, of onze medewerkers nu op kantoor, vanuit huis of in de trein werken.” Een dergelijke IT-omgeving stelt natuurlijk wel de nodige eisen aan de beveiliging. Gemeente Utrecht werkt daarom met twee eigen datacenters waar alle data wordt bewaard. De gebruiker wordt als het ware een venster geboden dat hem verbindt met deze datacenters en er wordt niets lokaal opgeslagen. Daarnaast dient de gebruiker ook nog een dubbele authenticatie te doorlopen: naast een gebruikersnaam en wachtwoord is een soft token noodzakelijk om in te kunnen loggen. Tot slot is de omgeving contextbewust en kunnen privacygevoelige applicaties en documenten niet worden geopend op bepaalde locaties. “Je wilt natuurlijk niet dat gegevens uit de Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens op een verjaardag geopend kunnen worden,” lacht Zeehuisen.
De implementatie
Het project is nog niet afgerond, maar een heel groot gedeelte van de implementatie is al voltooid. Eén van de datacenters is verhuisd naar de nieuwe locatie en de IT-omgeving is al in gebruik. In het Stadskantoor leggen installateurs de laatste hand aan de infrastructuur van het gebouw en op 6 oktober zullen de eerste medewerkers er hun intrek nemen. Zeehuisen is bijzonder goed te spreken over de samenwerking met Axians: “Dankzij de korte lijnen binnen Axians was een snelle besluitvorming mogelijk. Als er problemen waren, dan werden die razendsnel opgelost. Afgelopen weekend heeft Axians de verhuizing van het datacenter uitgevoerd en dat verliep vlekkeloos. Samen met Axians en partners hebben we een infrastructuur geïmplementeerd die in al onze eisen voorziet en waarmee we één van de voorlopers op ICT-gebied in Nederland zijn geworden.”
Partners
Natuurlijk werkt een omvangrijke organisatie als Gemeente Utrecht met bewezen en betrouwbare oplossingen. Voor het datacenter implementeerde men FlexPod van Cisco en NetApp. Flexpod integreert NetApp opslag, Cisco Compute servers, VMware en Cisco Nexus in één enkele, flexibele architectuur. “Flexpod is een referentiearchitectuur die uitvoerig in de praktijk is getest en gevalideerd om naadloos samen te werken als een ononderbroken geheel,” vertelt Tom Greeve, Algemeen Directeur bij Axians. “Dankzij FlexPod konden wij een flexibele datacenter oplossing realiseren, die zorgde voor een verlaging van de kosten en risico’s en het vergroten van de datacenter-efficiëntie.”
Voor het workspace management werd RES Software ingezet en voor de malware protectie voor hypervisor en storage koos men voor TrendMicro. De Windows desktopomgeving en het management op basis van System Center werd door Microsoft geleverd en het netwerk is een Cisco Campus netwerk (zowel draadloos als vast). Voor het werkplekconcept is een Virtual Desktop Infrastructuur (VDI) op basis van VMware technologie geïmplementeerd. De loadbalancing en de applicatie security worden uitgevoerd met componenten van F5 Networks.
De toekomst
Ook als het huidige project is afgerond zal Gemeente Utrecht niet stilzitten. “Er draaien nog veel legacysystemen die aangepast moeten worden aan de nieuwe omgeving,” zegt Zeehuisen. “Naast het Stadskantoor hebben wij nog zo’n zestig locaties (zoals wijkservice centra, GG&GD, zwembaden) en daar rollen wij hetzelfde concept uit als hier in het Stadskantoor. We blijven ons bovendien ontwikkelen op het gebied van ICT. De nieuwe infrastructuur is er bijvoorbeeld op ingericht om eenvoudig als shared service center te fungeren. Andere partijen, zoals omliggende gemeentes, kunnen hier eenvoudig landen, mochten zij daar behoefte aan hebben. Zo kunnen we gezamenlijk nog meer kosten besparen.”
