Rivas Zorggroep is een van de grotere zorggroepen van Nederland. Met ongeveer 6500 medewerkers en drieduizend werkplekken biedt Rivas een volledig scala zorgtypes vanuit zestig locaties. De goede ervaringen bij vorige werkgevers met i3 groep waren voor Paul van den Hout, senior projectmanager ict bij Rivas, aanleiding om voor de vernieuwende automatisering bij de zorggroep deze automatiseerder mee te laten doen in de aanbestedingsronde. Van de vijf 'inschrijvers' kwam i3 groep uiteindelijk als winnaar uit de strijd..
Paul van den Hout, senior projectmanager ict bij Rivas Zorggroep: ‘We wilden een elektronisch patiëntendossier (epd) voor de hele organisatie invoeren. Wij waren de eerste die het epd ketenbreed gingen implementeren, wat ons in Nederland uniek maakt. Deze implementatie zou binnen een jaar moeten zijn gerealiseerd.’
‘Toen ik in 2013 bij Rivas in dienst trad, kreeg ik de opdracht om dit traject vanuit de afdeling automatisering te begeleiden. Om te beginnen hebben wij de volledige ict-infrastructuur in kaart gebracht. Al snel bleek dat die zodanig verouderd was, dat deze het epd niet kon ondersteunen. Daarnaast was onze storage oplossing dringend aan vervanging toe. Deze kon niet meer voldoende worden uitgebreid en beschikte niet over nieuwe functionaliteiten die wij nodig hadden. Tijd voor een grote vernieuwingsslag dus!’
i3 groep en EMC
Paul van den Hout: ‘Dankzij mijn goede ervaringen met i3 groep bij een aantal andere ziekenhuizen waren zij een van de vijf leveranciers die wij hebben uitgenodigd om een aanbieding voor een nieuwe storage-omgeving uit te brengen. Na twee selectierondes viel onze keuze op i3 groep in combinatie met EMC.’
Het hele project stond onder behoorlijke druk. Op het moment dat Rivas de definitieve keuze zou maken, had de zorgverlener nog maximaal vier weken om de nieuwe omgeving werkend op te leveren. Dat was behoorlijk ambitieus, maar gezien de ervaringen met de i3 organisatie wist Van den Hout dat het mogelijk moest zijn. Uiteindelijk hebben i3 groep en EMC het gepresteerd om in drie weken tijd een werkende omgeving op te leveren. Bij Rivas vielen alle monden bij wijze van spreken open door dit resultaat. ‘Als je de juiste partners om je heen verzamelt, zie je dat het lukt. Het gaat mij niet uitsluitend om de laagste prijs, maar veel meer om de service. Daar is i3 groep gewoon heel erg goed in.
i3 groep heeft Rivas ook geholpen een migratieplan op te stellen. Een van de Rivas-medewerkers heeft de feitelijke migratie verzorgd, waarbij hij werd ondersteund door i3 groep waar dat nodig was. Van den Hout: ‘Wij hebben twee mensen aangewezen die de storage omgeving moeten gaan beheren. Die krijgen training on the job en i3 groep zorgt als kennispartner voor de noodzakelijke back-up.’
‘Voor de support op de nieuwe EMC-omgeving hadden we zelf nog niet de benodigde kennis en ervaring in huis. We hebben met i3 groep goede afspraken kunnen maken over een traject om onze eigen mensen op te leiden, waarbij de performance en beschikbaarheid van onze EMC-omgeving op peil moest blijven. Wij hebben gekozen voor drie jaar Care-support op het hoogste niveau Platina. Wanneer wij dan voldoende kennis hebben opgebouwd, verlengen we dat nog eens drie jaar met niveau Gold’, verteld Van den Hout.
Ervaring
Van den Hout: ‘Ik zeg wel eens gekscherend dat i3 groep ‘bij mijn familie hoort’. Ze zijn een partij waar ik altijd prettig, informeel contact mee heb. Je kunt ze altijd bellen, ook ’s avonds. Verder komen ze altijd hun beloftes na en als we een uitdaging hebben, staan ze klaar om die op te lossen. Dat kan bij meerdere organisaties, maar bij i3 groep gaat het wel heel gemakkelijk en soepel. Ze hebben vaste mensen die vaker bij ons over de vloer komen en er wordt altijd tijd gemaakt. Uiteraard zijn ze commercieel, maar dan op een goede manier. Zo hebben ze bijvoorbeeld het EMC-traject in Ierland heel goed voor ons geregeld.’
‘Tot slot zijn we erg gelukkig met het Care-contract. Dit houdt in dat we de komende jaren eigenlijk geen omkijken naar onze nieuwe EMC-omgeving hebben. Hierdoor kan ik tijd vrijmaken om onze beheerclub verder te professionaliseren. Mede dankzij i3 groep hebben wij als ict-afdeling een state of the art ict-infrastructuur neer kunnen zetten. Na onze eerdere achterstand zijn wij hiermee een van de koplopers ten opzichte van de andere algemene ziekenhuizen in Nederland’, besluit Van den Hout.
