Flexwerken is uitdaging voor de IT-afdeling

Een steeds grotere groep werknemers wil de mogelijkheid hebben om op elke plek ter wereld te werken, zonder belemmerd te worden door de faciliteiten. Dit werpt voor de it-afdeling de nodige vragen op, zoals: hoe moeten we dat beheren, hoe zorg je ervoor dat deze werknemers net zo productief kunnen zijn als op kantoor en hoe zorg je voor een veilige toegang tot bedrijfsresources als servers, crm-systemen en vertrouwelijke documenten?

Wil je de controle behouden, dan is een goed doordacht beleid essentieel. Vergeet bovendien niet om je medewerkers duidelijk op de hoogte te stellen van wat er van hen wordt verwacht, want daar kan eenvoudig verwarring over ontstaan.

Waar staat de informatie?
Informatie meenemen op usb-sticks om er vervolgens thuis mee te gaan werken, is eigenlijk een gepasseerd station, sinds de datalekschandalen met draagbare opslagmedia van de afgelopen jaren. Je zult dus een veilige manier moeten vinden om de informatie die je medewerkers nodig hebben toegankelijk te maken. Je kunt gebruikmaken van de cloud, maar dan moet je er wel voor zorgen dat die cloud zo goed beveiligd is, dat anderen niet bij jouw data kunnen komen. Dropbox en Google zijn blijkbaar niet veilig genoeg, dus organisaties moeten de juiste mix tussen public en private cloud en tussen veilig en bruikbaar zien te vinden. Heb je hier een oplossing voor, dan moet die oplossing nog op een veilige manier bereikbaar zijn.

Hoe zorg je dat de informatie bij de werknemer terecht komt?
Werkt een werknemer thuis, dan zit hij niet achter de firewall van het bedrijf. Toch zul je ervoor moeten zorgen dat de werknemer via een veilige verbinding de bedrijfsdata op kan vragen. Hier zijn meerdere oplossingen voor, maar in de basis zal meestal een vorm van vpn worden gebruikt, zodat de data binnen het netwerk blijft. Je kunt je medewerkers iedere keer een vpn-tunnel op laten zetten, maar er zijn ook oplossingen in de markt waarbij het bedrijf een router met een ingebouwde veilige verbinding bij de medewerker thuis neerzet. De router houdt de tunnel naar het bedrijf dan continu open en de systeembeheerder kan via de tunnel de computer van de werknemer monitoren. Zo hou je grip op wat er door de tunnel heengaat en de eindgebruiker kan werken alsof hij op het netwerk van de zaak zit.

Voor werknemers die werken op plekken waar geen bedrade verbinding voorhanden is, gelden weer andere veiligheidsoverwegingen. Openbare mobiele netwerken staan niet bekend om hun veiligheid, dus hoe zorg je voor een flexibele toegankelijkheid voor medewerkers die onderweg werken? Een oplossing is om gebruik te maken van je eigen mobiele hotspot. Bijvoorbeeld een mobiele router waarmee de gebruiker zijn eigen Wi-Fi-omgeving kan bouwen en zo altijd toegang heeft tot zijn eigen beveiligde netwerk, waar hij zich ook bevindt.

Hoe zorg je dat de werknemer weet wat er verwacht wordt?
Flexibel werken biedt veel kansen voor organisaties om efficiënter met hun tijd om te gaan. Want waarom zou je werknemers die anders twee uur in de file staan niet gewoon thuis hun werk laten doen en zo misschien wel vier uur per dag besparen? Die tijdwinst kan behoorlijk veel geld besparen, maar dan moet het voor de werknemer wel duidelijk zijn wat er verwacht wordt. Hoe voorkom je dat je medewerkers thuis computerspelletjes gaan zitten spelen in plaats van te werken? En hoe voorkom je dat je de verwachting creëert dat je medewerkers thuis moeten werken? Dat zijn allemaal zaken die je duidelijk vast moet leggen en die beleid moeten worden bij je organisatie.

En dan is er nog de it-beheerder zelf. Alle hoofdbrekens over de beveiliging, de toegankelijkheid en de snelheid van het netwerk, kunnen een behoorlijke belasting voor de it-afdeling vormen. Er dient daarom een duidelijke scheiding te worden aangebracht tussen de zaken waar it invloed op heeft en de zaken die buiten de invloedssfeer van it liggen. De it-beheerder is verantwoordelijk voor de infrastructuur tot aan de router, maar niet voor de apparatuur bij de medewerkers thuis. De it-afdeling moet ervoor zorgen dat alles zo optimaal mogelijk wordt aangeboden en dat het bedrijf kan functioneren dankzij de it, maar dat moet natuurlijk niet ten koste gaan van de it-afdeling.