Binnen Triviummeulenbeltzorg (TMZ) zetten ruim 2100 medewerkers en elfhonderd vrijwilligers zich dagelijks in om ouderen en chronisch zieken in de gemeenten Almelo, Borne, Enschede, Hengelo, Tubbergen en Twenterand persoonlijke zorg te bieden. De organisatie heeft te maken met een zeer hoge mutatiegraad. Jaarlijks vinden er ruim vierduizend wijzigingen plaats in de dienstverbanden van medewerkers. Om dit in de hand te houden wees Raet TMZ op het bestaan van het UMRA-softwarepakket van Tools4ever.
‘Het grote aantal personeelswijzigingen waar Trivium Meulenbelt Zorg jaarlijks mee geconfronteerd wordt komt onder andere door de vele stagiaires en bbl-leerlingen die wij begeleiden’, aldus Erwin Suthof, hoofd personeel en salarisadministratie. ‘Al deze mutaties werden handmatig door ons uitgevoerd, maar dat resulteerde in fouten. Gebruikersaccounts werden niet afgesloten of applicatiebeheerders ontvingen geen seintje dat rechten moesten worden gewijzigd.’ Dit was voor TMZ reden genoeg om het beheer van digitale identiteiten te automatiseren.
Hr-leverancier Raet wees TMZ op het bestaan van de software UMRA van Tools4ever die een koppeling tussen het hr-systeem en de active directory realiseert. Suthof: ‘Deze koppeling zorgt ervoor dat er voor nieuwe medewerkers die worden aangemaakt in het hr-systeem Beaufort ook automatisch een gebruikersaccount wordt aangemaakt en toegang wordt verschaft tot de juiste resources in het netwerk, zoals e-mail, shares, applicaties et cetera.. Ook andere mutaties in bestaande dienstverbanden, bijvoorbeeld afdelingswijzigingen, worden dankzij de koppeling direct doorgevoerd in het netwerk.’ In dezelfde periode werd het nieuwe elektronisch cliënten dossier (ecd) Caress van Pinkroccade verder uitgerold binnen TMZ.
TMZ is ontstaan uit een fusie tussen Trivium en Meulenbelt en Trivium maakte al gebruik van dit elektronische cliënten dossier. Voor het ecd hadden alle medewerkers een persoonlijk account nodig. ‘Voorheen werkten medewerkers nog wel eens op gezamenlijke accounts, maar dat wilden wij niet langer’, aldus Suthof. ‘Om in het ecd goed terug te zien wie welke handeling heeft verricht, is het noodzakelijk dat iedereen op zijn eigen account inlogt. En dat heeft impact op het account beheer binnen Caress.’ Om dit te ondervangen, ontwikkelde Tools4ever een applicatiekoppeling met Caress. Op basis van de rol en de afdeling van een medewerker in het hr-systeem krijgt een medewerker automatisch een rol met bijbehorende rechten toegewezen in Caress. ‘Dat scheelt enorm veel tijd voor de applicatiebeheerders’, concludeert Suthof.
Single sign-on
Omdat de medewerkers van TMZ met diverse applicaties werken die allemaal een gebruikersnaam en wachtwoord vereisen (dat ook nog eens veelvuldig gewijzigd moet worden) zocht de zorgverlener naar een manier om het inlogproces voor gebruikers te vereenvoudigen. Het implementeerde de single sign-on-oplossing E-Ssom waardoor medewerkers na het inloggen met hun account direct applicaties kunnen opstarten zonder nogmaals een gebruikersnaam en wachtwoord in te voeren. De applicaties die nu via sso beschikbaar zijn, zijn onder andere Caress, Beaufort, Youforce, het DMS-systeem, Procare en het eigen sharepoint portaal MijnTMZ.
‘In MijnTMZ vinden medewerkers al hun persoonlijke informatie, zoals arbeidscontracten, loonstrookjes, declaraties, nieuws, urenlijsten en zorgprotocollen. MijnTMZ past geheel in onze visie om de medewerkers maximaal te ontlasten van administratieve taken. Ook MijnTMZ wordt nu door UMRA gevuld. Zo krijgen sollicitanten een tijdelijk account tot MijnTMZ, zodat zij voorafgaand aan het arbeidsvoorwaardengesprek allerlei informatie digitaal kunnen aanleveren. Denk bijvoorbeeld aan diploma’s en bewijs van inentingen. De leidinggevenden hoeven dan nog maar een aantal gegevens aan te vullen, zoals aan te werken uren en salaris. Dit scheelt enorm veel papier en administratief werk voor de leidinggevenden’, zegt Suthof.
Persoonlijke omgeving
‘Door de implementatie van MijnTMZ wordt de desktop van de medewerker steeds persoonlijker. Het bevat immers veel persoonlijke informatie, waaronder salarisstrookjes. En dat betekent dat medewerker te allen tijde er toegang tot moeten hebben’, aldus Suthof. Wanneer medewerkers de inloggegevens kwijt zijn, kunnen zij dit nu zelf eenvoudig resetten met behulp van een wachtwoord reset-oplossing. Wanneer gebruikers het wachtwoord resetten, wordt dit automatisch gesynchroniseerd naar het ecd (Caress). Wanneer medewerkers een nieuw wachtwoord invoeren zien zij grafisch of de invoer voldoet aan de gestelde wachtwoordcomplexiteitregels van de organisatie.
Door onder andere te automatiseren, onder meer het beheer van digitale identiteiten, heeft TMZ op dit moment een overhead van slechts 7 procent. Suthof: ‘Zo werkt er slechts 1,3 fte op onze personeelsadministratie. Vergelijkbare instellingen hebben twee à drie keer zoveel personeel nodig. Bij ons gaat het vooral om de kwaliteit van de zorg. Door het automatiseren hebben wij meer handen aan het bed en daar doen we het voor.’
