Nog geen vier jaar geleden geloofden veel cio’s er niet in dat de iPad ooit een zakelijk werkpaardje kon worden. Die hadden het mis. Met een stille revolutie hebben tablets de werkvloer veroverd. Gebruikers vragen om een iPad, zo ook bij NS Reizigers.
Willen die gebruikers een iPad erbij, of zijn ze bereid hun door NS geleverde notebook in te ruilen? En hoe krijg je dat betaalbaar als ze nog geen notebook hebben? Het was een (net afgerond) experiment waard.
Pilot met mobiele gebruikers
Aan een gevirtualiseerde fully-loaded werkplek hangt een fors prijskaartje. Wanneer gebruikers daarvan afzien en alleen gebruik maken van internetapplicaties, zouden beheerkosten theoretisch sterk dalen. Het prijsverschil is aanzienlijk. Maar wat betekent dat voor gebruikers?
Om te kijken hoe lang gebruikers zonder Citrix kunnen, heeft de NS een pilot georganiseerd; met als doelgroep zestig gebruikers die voornamelijk actief zijn als mobiele teamleider voor rijdend personeel of actief zijn in het coördineren van calamiteiten. Naar analogie met het EO-programma ‘40 dagen zonder seks’, heeft de NS deze pilot tot ‘40 dagen zonder Citrix’ gedoopt. Het doel was tweeledig: kunnen gebruikers voldoende effectief werken met een iPad en zijn ze na afloop ook bereid om hun oude werkplek of notebook in te leveren?
Vinger aan de pols
In scrum-stijl hield het pilotteam op dagbasis bij waar gebruikers tegenaan liepen, om vervolgens snel met oplossingen te komen. Er waren tal van kleine ‘ongevallen’, zoals een urenapplicatie die het niet deed (werkte alleen met Adobe Flash), het niet kunnen printen, problemen met inloggen en issues met het NS-intranet. De problemen werden direct aangepakt en opgelost.
Maar er waren ineens ook nieuwe mogelijkheden, zoals videomeetings met collega’s; iets dat nog niet kon met de huidige standaard werkplek. Door tussenkomst van de zomervakantie is de pilot verlengd tot vijftig dagen. En in al die tijd hebben de meeste gebruikers hun NS-notebook niet aangeraakt. Ondanks alle gevalletjes ‘werkt nog niet’ geeft 80 procent van de testgebruikers aan dat zij na de pilot bereid zijn verder te gaan zonder hun gevirtualiseerde werkplek.
Businesscase toch taai
Wanneer vier op de vijf gebruikers zegt te willen ruilen, betekent dat een werkplekopruimactie kans van slagen heeft. Maar scheelt het ook echt zoveel in de kosten? De businesscase blijkt toch taai. Dat zit grotendeels in het type licentieovereenkomsten en de huidige wijze van doorbelasting waarbij kostenposten worden omgeslagen per kop en niet op daadwerkelijk gebruik.
NS betaalt net als veel andere grote organisaties lumpsum-bedragen voor zogenaamde enterprise licenties. Het is echter een kwestie van tijd voordat de werkplekkosten meer variabel worden en ‘veropext’ (operating expenditures). Dan is de businesscase er plotseling wel om de notebook in te ruilen voor een tablet.
Bevrijden van de oude werkplek?
Het experiment bij NS toont aan dat de tablet voor veel gebruikers een volwaardig alternatief is. Er komen steeds nieuwe gebruikers bij in werkplekland, zoals in de zorg of reizend personeel: mensen die voor hun werk nooit met een eigen notebook hebben gewerkt, maar voor wie een tablet dé uitkomst is om hun werk beter en efficiënter te doen.
Het tekent een omslag waarbij it-organisaties moeten nadenken over het ver-app-lificeren van bestaande bedrijfsapplicaties, toegangsmanagement over meerdere publieke en private clouds en dataprotectie. Maar dat is het meer dan waard wanneer je gebruikers bevrijdt van de oude werkplek die mijlenver achterloopt op de verwachtingen van ‘verconsumenteerde’ gebruikers.
Nauwelijks een representatief bedrijf te noemen en de “werkvloer” blijkt te bestaan uit teamleiders. Wat voor soorten applicaties gebruikten ze, wat voor soort invoer moest gedaan worden en meer van dat soort zaken. Hoe werkt een ipad in een kantooromgeving bijvoorbeeld? Het typen op een iPad voldoet niet bepaald aan ARBO richtlijnen, is zeker niet gebruiksvriendelijk en langdurig werken achter een ipad veroorzaakt nek klachten en “rsi” achtige verschijnselen.
Een generalisatie die ik niet onderbouwd zie door een experiment:
“Het experiment bij NS toont aan dat de tablet voor veel gebruikers een volwaardig alternatief is”. Sterker nog, je ontkracht de stelling met de volgende regel “…mensen die voor hun werk nooit met een eigen notebook hebben gewerkt…”
Ik vraag me af of “aandacht” een rol speelt in dit experiment. Hoe fijn is het om in een grote bureaucratische organisatie een quick-response team tot je beschikking te hebben die alle ICT problemen voor je oplost – problemen waar normaal een responstijd van minstens 24 uur voor geldt.
Gewoon een geweldig onderzoek. Pragmatisch, agile en inzichtgevend.
Het maakt niet uit of NS nu representatief is en wie de test-groep is, het geeft gewoon te denken. Door te spelen met mogelijkheden en hierin een stap verder te gaan (incl. business case) creëer je inzichten die enorm van belang kunnen voor de toekomst bestendigheid van je organisatie.
Wie wil er straks nog bij je werken als er echt alleen nog maar fossielen en dito IT voorkomen?
Ik vind het verhaal goed neergezet. Helder en to the point.
Uiteraard ook een kleine maar.
“In scrum-stijl hield het pilotteam op dagbasis bij waar gebruikers tegenaan liepen, om vervolgens snel met oplossingen te komen. Er waren tal van kleine ‘ongevallen’, zoals een urenapplicatie die het niet deed (werkte alleen met Adobe Flash), het niet kunnen printen, problemen met inloggen en issues met het NS-intranet. De problemen werden direct aangepakt en opgelost.”
Kleine ‘ongevallen in IT bestaan niet. Mensen zullen op deze opmerking wellicht iets te roepen hebben. IT is een 100% voorspelbare materie (PUNT) Hoe een ieder er ook tegen aan zou willen kijken. Dat betekend dus dat je of overal goed over hebt nagedacht, ook over kleine eventualiteiten, of niet.
Lees ik ongelukjes….
Dan denk ik aan twee dingen. Of je hebt te maken met heel veel verschillende situaties en platformpjes, ergo, niet genoeg gestandaardiseerd, of je hebt op sommige puntjes net even niet goed nagedacht.
Scrum
Je hebt scrum helemaal niet nodig als je een eenvoudig en basaal IT lijntje volgt. Die is net zo toe the point en snel, zonder dat je daar extra voor hoeft te betalen. Soit, mijn idee.
Bevrijden van de oude werkplek?!?!
Brrrrr. het klinkt net alsof er sprake is van een soort revolutie Het enige wat ik zie, heel sec, heel nuchter, is een ontwikkeling in IT, waar IT als materie voor is bedoeld.
Besparen!
Dat heeft niets bevrijdends of revolutionair. het begint namelijk met de gedachte te willen streven en evolueren tot een absoluut punt wat je met ontwikkeling van IT kunt bereiken. Geef toe, dat die filosofische kijk veel leuker is dan al dat hijgerig hypen en commerciële ‘gedoe’
De als laatst alinea ge(n)(r)oemde verkooppraatje vind ik dan weer een beetje jammer. Het is namelijk net alsof je roept dat die oude mastodonten er niet meer zo toe doen. Mind you, alles begint nog steeds met…..
Vision.
Ik ben een voorstander van het vernieuwen van je architectuur en de hieraan gerelateerde onderwerpen zoals applicaties, delivery model (desktop, tablet, smartphone etc)en uiteraard de werkprocessen.
In dit kader vind ik het lostrekken van je applicaties van je besturingssysteem en desktop en deze aanbieden via een universele framewerk (zoals browser of als app) een belangrijke stap en ontwikkeling (BBA: Browser Based Application)
Bij het afnemen van een applicatie bij een cloud leverancier heb je misschien het oude model van licentiekosten niet. Maar ga er gerust vanuit dat je leverancier deze kosten in zijn productkosten en dienstverlening opgenomen heeft. Kijk naar de totale kosten en niet alleen naar de lage “instapkosten”
Leuk en verfrissend onderzoek. Het toont vooral aan dat de manier waarop wij werken niet statisch is. 50 jaar geleden met papier en potlood, 20 jaar gelden op de desktop, 10 jaar geleden op de laptop. Allemaal met hun eigen kracht en mogelijkheden.
De laptop is niet het eindstation (!) van de ontwikkeling. De tablet is de volgende, zeker voor die mensen voor wie een laptop geen werkzame oplossing was om informatie en werkzaamheden bij elkaar te brengen. Wat wordt de volgende ontwikkeling?
Een paar cruciale punten in dit stukje:
“Aan een gevirtualiseerde fully-loaded werkplek hangt een fors prijskaartje.” Tja, definieer ‘fors’ en ‘fully loaded’. Geef al je medewerkers een Benz S-klasse van de zaak en je hebt dezelfde constateringen mbt de kosten van het wagenpark. Het lijkt me wijs dat NS op korte termijn de opbouw van haar standaard werkplek eens tegen het licht houdt. Zou deze ‘over-loaded’ zijn?
“De businesscase blijkt toch taai. Dat zit grotendeels in het type licentieovereenkomsten en de huidige wijze van doorbelasting waarbij kostenposten worden omgeslagen per kop en niet op daadwerkelijk gebruik.”
Ook hier is de huidige situatie kennelijk ‘sub-optimaal’ en dat staat helemaal los van de inzet van tablets, brillen of andere devices. Kosten omslaan per kop is zo ongeveer de slechtste keuze die je kunt maken. Als je inkoop inflexibele licenties heeft aangeschaft (geen volumesleutel dus) dan schiet niemand op met verminderen van het gebruik. In lean-termen: bezoek de locatie, zie de verspilling en haal je schouders op.
Beide situaties samen zorgen er voor dat geen enkele prikkel is voor gebruikers cq budgethouders om eens goed te kijken wat die ICT allemaal kost en of dat nou wel echt bijdraagt aan de bedrijfsvoering. Geen te beïnvloeden kosten, geen te incasseren baten.
En dat verbaast me dan weer niet heer erg, gegeven de aard van het studieobject…
Behoorlijk reclameverhaal…
“Het experiment bij NS toont aan dat de tablet voor veel gebruikers een volwaardig alternatief is”
Tja…als mijn bedrijf mij een tablet geeft, die ik ook prive mag gebruiken, dan roep ik dat ook.
Wel knap dat de gebruikers geen toetsenbord misten, terwijl ze toch niet louter ‘mobile first’ apps gebruikten!
@Henri
“Gewoon een geweldig onderzoek. Pragmatisch, agile en inzichtgevend.
Het maakt niet uit of NS nu representatief is en wie de test-groep is, het geeft gewoon te denken”
Nee, het maakt niet uit, als de uitkomst maar iets is dat je bevalt.
Dan is het gewoon een geweldig onderzoek. Maar inderdaad, dat geeft gewoon te denken 🙂