Na de groei en bloei van de VOC in de zeventiende eeuw heeft Nederland zich ontwikkeld tot een solide handelsnatie met veel logistieke expertise. Het is daarom niet verwonderlijk dat er anno 2014 veel bedrijven zijn die zich binnen het Nederlandse havenbedrijf volledig toeleggen op het transport van goederen. VCK Logistics is typisch zo'n organisatie. Met het vizier op de toekomst is het afhandelen van inkoopfacturen in een korte periode geautomatiseerd met Basware.
Aan het begin van de twintigste eeuw staken twee cargadoors de koppen bijeen en bundelden de krachten: Het Verenigd Cargadoorskantoor, kortweg VCK, was geboren. Cleon Oud, controller bij VCK Logistics, vertelt: ‘In een eeuw heeft VCK Logistics zich tot een toonaangevende logistieke dienstverlener te land, ter zee en in de lucht ontwikkeld. Oorspronkelijk eerst in de haven van Amsterdam, maar daarna vervolgens als forwarder in zee- en luchtvracht. Op dit moment hebben we in Amsterdam twee terminals en zijn we in Rotterdam met VCK Logistics Ocean Freight en op Schiphol met VCK Logistics Airfreight als forwarder actief. Onze core business is het verplaatsen van goederen. Daarnaast bestaat de VCK Groep ook uit VCK Travel, VCK Cruises, All-In Logistics én Compass Logistics in Duitsland’.’
De goederen die dagelijks bij VCK Logistics binnenkomen, variëren. Maar er is een duidelijke specialisatie in paper, forest products en metalen. ‘Daarnaast ontvangen wij veel ‘roro’-stukgoederen, goederen die rollend het schip afkomen. Denk daarbij aan machines met wielen of producten op trailers die niet gecontaineriseerd zijn. Deze dagelijkse activiteiten brengen veel administratie met zich mee waar elf tot twaalf fte’s op de afdeling Financial Administration zich over buigen. Door de constante groei van het bedrijf is de papier- en documentstroom in de loop der tijd aanzienlijk groter geworden.’
Autonoom
Het aantal inkoopfacturen nam jaarlijks toe, en Oud voelde op zijn afdeling de noodzaak de situatie nader te bekijken. ‘Omdat onze administraties decentraal zijn ingericht, werden documenten dagelijks per post van locatie naar locatie gestuurd. Voor de afdeling Financial Administration was deze omslachtige werkwijze vaak de reden waarom het lang duurde voordat een rekening kon worden betaald. Allereerst kwamen facturen uit alle windstreken binnen in Rotterdam, op de twee Amsterdamse terminals of op locatie Schiphol om vervolgens per koerier naar ons hoofdkantoor in Amsterdam verstuurd te worden. Bij VCK Logistics staat autonomie hoog in het vaandel: onze verschillende bedrijven runnen autonoom hun eigen business. Er heerst geen cultuur om alle zaken te centraliseren. Het lokale management bepaalt het succes en heeft daarbij graag overzicht over eigen financiële stukken en hr-aangelegenheden.’
Voor de afdeling FA in Amsterdam wilde Oud graag afstappen van deze decentrale inrichting: ook een organisatie als VCK Logistics dient zich namelijk voor de toekomst klaar te maken. ‘In 2004 kenden we nog een afsluitcyclus van drie maanden. Bij het optimaliseren van organisatorische processen kun je je ‘eigen’ organisatie goed hebben ingericht, maar wanneer blijkt dat een andere tak van het bedrijf liever aan zijn ‘vertrouwde’ werkmethodiek vasthoudt kun je nooit je eigen ambities realiseren. Hierdoor bleef onze afdeling telefoontjes krijgen van leveranciers die om een betaling vroegen terwijl de facturen bijvoorbeeld nog in Rotterdam lagen. Mijn mensen waren veel tijd kwijt aan onnodig werkt. Kortom: gedateerde werkmethoden, en niet meer in lijn met de huidige tijdsgeest.’
Proven technology
VCK Logistics verwerkt per jaar ongeveer zestigduizend papieren inkoopfacturen. ‘We hebben een verzoek voor de digitalisering van de factuurverwerking bij de directie neergelegd. In maart 2011 heb ik drie leveranciers benaderd. Zo sprak ik onder meer met een hands-on onderneming die liet blijken dat zij het allemaal met veel maatwerk kon realiseren. Maar uiteindelijk wilden we ‘proven technology’, aangevuld met goede referenties die ons zouden overhalen. Voordat ik met ICreative in contact kwam, ben ik bij KPMG langs geweest die ook gebruikmaakt van Basware. Dit gesprek én de mogelijke koppeling met Coda, het financiële systeem dat binnen alle entiteiten van VCK Logistics wordt gebruikt, bleken de doorslaggevende factoren. Aan ICreative merkte ik vervolgens dat het conceptuele denkers zijn. Aan hen heb je een luisterende in plaats van een verkopende partij als gesprekspartner. Een enorme plus waar ze een compliment voor verdienen. Uiteindelijk hebben we er in september 2011 een klap op gegeven.’
In de vervolggesprekken gaf VCK Logistics duidelijk aan met wat voor organisatie Basware en ICreative te maken zouden krijgen. Een organisatie zonder lagen of stuurgroepen: ‘gewoon doen!’ is het credo. Nadat alle documenten waren getekend, volgde in februari 2012 de inrichting. Binnen tien dagen was alles geïmplementeerd.
Vervolgens moesten de VCK Logistics-medewerkers de nieuwe oplossing leren kennen. Niet alleen Accounts Payable, maar ook de dames van de receptie worden ingezet voor het scannen en ‘veredelen’ van de facturen. ‘Op al onze locaties zitten clusters van drie personen die bepaalde zaken uitvoeren. Het oorspronkelijke idee om alles te centraliseren, hebben we laten varen. We hebben het bewust decentraal gehouden; papieren facturen worden op locatie gescand en daar in mappen bewaard. We hebben in Amsterdam overigens de mogelijkheid op afstand in het digitale archief van andere locaties te kijken.
90 procent van de inkoopnota’s zijn dossiergerelateerd. De factuur wordt eerst gescand en dan veredeld. De scansoftware van Basware, Fastscan Freeform, matcht de factuur met het unieke referentie- of PO-nummer. Als de inkoper zijn werk netjes heeft gedaan, is de klus zo geklaard. Gescande factuur, matchen, goedkeuren en betalen: appeltje-eitje. Bij de inrichting van het nieuwe systeem hebben we bewust aangegeven geen toleranties te willen. Oftewel: geen bandbreedte. Het moet matchen, anders wordt de rekening niet betaald. Binnen een week liep alles op rolletjes. Alle gegevens zijn zo afgestemd dat de margin for error helemaal is verdwenen. Met een druk op de knop kunnen we nu kwartaalcijfers binnen een paar seconden inzichtelijk maken. Dat was in het verleden wel eens anders.’
Geen banenverlies
Daarnaast maakt VCK Logistics gebruik van ED Ontvangt, een oplossing waar Oud blij mee is. ‘Deze digitale postbus waar iedereen zijn pdf naartoe kan sturen, is een regelrechte uitkomst. En we verzoeken onze leveranciers dat ook in groten getale te doen. In het begin stuurde 10 procent van onze leveranciers hun factuur naar ED Ontvangt, nu ligt dat percentage al rond de 65 procent. De digitale vertaalslag heeft flinke tijdsbesparing voor de collega’s op de FA opgeleverd.
Deze goede mensen willen we wel voor VCK Logistics behouden. Zo had de Afdeling Debiteuren behoefte aan personeel, en is in Rotterdam een voormalig FA-medewerker aangenomen op een Verkoop Binnendienst-functie. Financial Administration is in omvang wel afgenomen, maar het heeft niet tot banenverlies geleid.’
VCK Logistics maakt ook gebruik van ED Verzendt om zelf digitale facturen te verzenden.
De toekomst
VCK Logistics onderzoekt met zijn leveranciers hoe zij facturen in xml-formaat kunnen gaan aanleveren. De Basware-omgeving is daar al klaar voor. Oud sluit af: ‘De ambitie om alle leveranciers ‘om’ te krijgen en hun facturen digitaal aan te laten leveren, is voor VCK Logistics niet realiseerbaar. Wij hebben diverse kleine of incidentele leveranciers voor wie het soms lastig is geheel aan onze eisen te voldoen. Voor deze groep blijven we coulant. Immers, in de logistiek draait het om goede samenwerking tussen alle schakels in de keten. Het aanleveren van pdf-facturen via ED Ontvangt is natuurlijk een uitkomst, maar in mijn optiek is 85 procent maximaal. Momenteel kijkt onze Duitse zustermaatschappij naar de mogelijkheden om de inkoopadministratie te digitaliseren. De eerste gesprekken met ICreative hebben al plaatsgevonden.’
