Voorheen duurde het bij Inntel hotels een mandag om de maandelijkse betaalbatch per hotel klaar te zetten. Door over te stappen op Basware Package Digitale Factuurverwerking van Ricoh doen ze dit nu in een uurtje, inclusief alle controles. Ze hebben meer tijd en inzicht. Ze kunnen precies zien wie welke factuur heeft ontvangen en of deze al akkoord heeft gegeven. Leveranciers worden op tijd betaald en Inntel heeft een compleet overzicht van de factuurinformatie.
Inntel Hotels is een moderne, succesvolle hotelgroep. De luxe vier en vijf sterren Inntel Hotels hebben elk een bijzondere eigen stijl. Het management zet zich continu in voor een zo efficiënt mogelijk verloop van operationele en administratieve werkprocessen. Mogelijke verbeteringen worden altijd goed overwogen. Raymond Slutter, hoofd administratie: ‘Zo namen we ook de verwerking van de jaarlijks tienduizend inkomende facturen onder de loep. Dat tijdrovende proces verliep grotendeels handmatig,
in elk hotel op een andere wijze. Facturen raakten te vaak kwijt in het goedkeuringsproces en centraal inzicht ontbrak. Op zoek naar verbetering kozen we uiteindelijk voor het Basware Package Digitale Factuurverwerking van Ricoh. Een uitkomst!’
Volledig elektronisch
‘De handmatige processtappen zoals kopiëren, distribueren, tekenen, terugsturen, archiveren en opzoeken van facturen verlopen nu volledig elektronisch. Komt er een factuur bij een van de hotels binnen, dan wordt die daar op de Ricoh mfp gescand en in Basware gezet, dat bankrekeningnummer, bedragen, btw controleert’
‘Vervolgens gaat de factuur de automatische goedkeuringsworkflow in. Het afdelingshoofd krijgt vanuit het systeem bericht dat er een factuur klaar staat ter controle. Deze controleert, codeert en zet de factuur door naar de general manager. Direct na ontvangst van alle goedkeuringen wordt de factuur automatisch opgeslagen en betaalbaar gesteld via ons erp-systeem. Vroeger nam het hele verwerkingsproces wel drie weken in beslag. Nu verwerken we de facturen soms in één dag! De maandelijkse betaalbatch hebben we dankzij de Basware Package, zonder moeite, twee weken eerder klaarstaan dan voorheen.’
Altijd inzichtelijk
‘Doordat het goedkeuringsproces automatisch verloopt en facturen nooit meer zoekraken, is de doorlooptijd van binnenkomst tot betaalbaarstelling aanzienlijk verkort. We kunnen precies zien wie welke factuur ontvangen heeft en al of niet akkoord heeft gegeven. Leveranciers worden nu altijd op tijd betaald en hoeven ons nooit meer te contacten over een te late betaling. Alle centraal digitaal opgeslagen facturen zijn in enkele seconden beveiligd toegankelijk.’
‘Daar zijn niet alleen onze medewerkers maar ook onze accountants heel blij mee, ze hoeven niet meer in mappen te zoeken, maar hebben alle factuurinformatie overzichtelijk in beeld. Dit systeem is ideaal. Het biedt een compleet inzicht, verhoogt onze productiviteit en verlaagt daarnaast onze afdruk- en archiefkosten’, besluit Slutter.
