Agility is het toverwoord in de hedendaagse zakelijke omgeving. Onzekere economische omstandigheden, een snel veranderende klantvraag en nieuwe samenwerkingsvormen vragen van organisaties en individuele medewerkers een sterk en snel aanpassingsvermogen. Een goede informatievoorziening is cruciaal voor het snel inspelen op veranderende omstandigheden en dit is nu net waar het binnen veel organisaties aan schort.
It kan het tempo van de veranderingen niet volgen en zakelijke gebruikers weten hun informatiewensen onvoldoende te specificeren. Er zijn drie knelpunten voor de samenwerking tussen business en it wat ertoe leidt dat eindgebruikers zelf in de lead zouden moeten zijn bij informatievergaring.
Complexiteit
Organisaties hebben de laatste jaren veel geïnvesteerd in erp-systemen, business intelligence-oplossingen en andere tools om de informatievoorziening binnen hun organisatie op strategisch en operationeel niveau te verbeteren. In de praktijk halen veel organisaties niet het maximale rendement uit deze systemen doordat zij niet in staat blijken snel de juiste informatie uit de grote hoeveelheden beschikbare data te genereren. Met name op operationeel niveau lukt het organisaties niet om de juiste informatie te ontsluiten.
Complexiteit in datamodellen die ten grondslag liggen aan erp-systemen is de belangrijkste oorzaak van de lange doorlooptijden vanuit it. Op het oog eenvoudige vragen vanuit de business leiden vaak tot lange ontwikkel- en implementatietrajecten vanuit it, omdat achter de schermen veel stappen moeten worden doorlopen. Zo moet it (te) veel tijd besteden aan het creëren van de zoveelste lijst voor de gebruiker, terwijl zij hun kennis beter op strategisch niveau in zouden kunnen zetten.
Omdat weinig zakelijke gebruikers volledig inzicht hebben in de applicatie logica – hoe loopt een order door het systeem? – is het voor hen zeer lastig om te specificeren welke functionele oplossing zij exact zoeken om de voor hen operationeel relevante informatie te verkrijgen, zeker als het over afdeling overschrijdende onderwerpen gaat. Zakelijke gebruikers weten pas welke oplossing zij precies zoeken als ze de eerste oplevering vanuit it voor ogen krijgen. De vraag vanuit it aan de gebruiker ‘wat is uw informatiebehoefte precies?’ leidt dan ook vaak niet tot een antwoord waar it iets mee kan.
Om de brug te slaan tussen business en it, zoeken management, inhoudelijke experts en it-afdelingen de interfunctionele samenwerking. De verschillende disciplines houden er echter uiteenlopende denkwijzen op na, zijn anders opgeleid en hebben verschillende belangen. Hierdoor kijken zij verschillend tegen zaken aan en ‘verstaan’ elkaar onvoldoende. Dit maakt interfunctionele samenwerking lastig, zo niet onmogelijk. Het management kijkt met name naar de winstgevendheid, inhoudelijke experts naar het business probleem en it is al bezig met het denken vanuit en formuleren van de oplossing als het probleem nog onvoldoende inzichtelijk is gemaakt.
Omzetten naar bruikbare informatie
De grootste misvatting is dat de business specificeert wat zij nodig heeft en dat it bepaalt of zij dit kunnen gaan ontwikkelen. Waar zakelijke gebruikers behoefte aan hebben is een snelle informatievoorziening, in termen van ‘antwoord op mijn zojuist gestelde vraag’, volledig ingericht naar hun eigen rol in het proces. En de gebruiker moet zelf in staat worden gesteld om die al dan niet ad-hoc vragen aan het systeem te stellen. Stel operationele gebruikers met selfservice-voorzieningen in staat om de juiste informatie uit de datasystemen te onttrekken, zonder hen lastig te vallen met datamodel- of applicatie logica complexiteit. Het inrichten van goede datasystemen is één, maar echt rendement wordt pas behaald met het omzetten van de grote hoeveelheden beschikbare data naar bruikbare informatie aan de hand van tools die informatieontsluiting automatiseren en deze presenteren in gebruiksvriendelijke interfaces.
Jacques Adriaansen, director/oprichter Every Angle Academy
