Lindenhout is een organisatie voor jeugdzorg in Gelderland en Overijssel met meer dan 650 medewerkers. Jaarlijks biedt men ondersteuning en begeleiding aan meer dan drieduizend kinderen, jongeren en hun opvoeders bij wie het opgroeien en opvoeden niet vanzelf gaat. Dat gebeurt niet alleen vanuit de regiokantoren in Arnhem, Doetinchem, Winterswijk en Ede, maar ook vanuit meer dan veertig extra locaties.
Het grote aantal locaties is inherent aan het werk. Men leert jongeren bijvoorbeeld om zelfstandig te wonen. In dergelijke situaties heeft de begeleider een kantoortje met een eigen werkplek waarmee hij gebruik kan maken van alle it-voorzieningen van Lindenhout. Dergelijke ‘éénpersoonslocaties’ zijn aangesloten op hetzelfde netwerk, via een verbinding met minder bandbreedte.
Beheer steeds tijdrovender
Edwin ten Haaf en Rob van Dick zijn systeem-/netwerkbeheerders bij Lindenhout. Samen zorgen ze dat alle it-diensten beschikbaar zijn op alle 500 werkplekken. Edwin ten Haaf vertelt hoe dat er in 2007 uitzag. ‘Ons netwerk liep op z’n laatste benen. We hadden last van storingen en het was tijdrovend om mee te groeien met de organisatie.’
Ook was in 2008 de tijd rijp voor verandering. ‘We beheerden de werkplekken met software van onze toenmalige leverancier. Die software deed wat het moest doen, maar was erg beperkt in zijn mogelijkheden. Als een gebruiker zich aanmeldde werd via allerlei scripts, op basis van zijn of haar netwerkrechten, de desktop ingericht en de snelkoppelingen in het startmenu geplaatst. Maar door de groei van het netwerk en het aantal medewerkers werd het beheer steeds tijdrovender. Gebruikers aanmaken nam bijvoorbeeld erg veel tijd in beslag. Ook vroeg men steeds vaker naar mobiele toegang en andere nieuwe mogelijkheden. Dat kon allemaal wel, waar was veel arbeidsintensiever dan bij de nieuwste software. Kortom, een prima moment om een nieuwe keuze te maken.’
Kosten en tijd besparen
Belangrijke voorwaarde bij de keuze van een nieuwe oplossing was kostenbeheersing. Ten Haaf: ‘We moeten de kosten laag houden. Dat betekent in ons geval, naast de projectleider informatisering, maximaal twee systeembeheerders en twee helpdeskmedewerkers. Onze oplossing moest ons dus zoveel mogelijk routinetaken uit handen nemen.’
Naast de honderden thin clients heeft Lindenhout ook nog een handvol fat clients (desktops). Ten Haaf: ‘De afdelingen PR en Communicatie hadden bijvoorbeeld afwijkende wensen: Adobe Acrobat, beeldbewerking en geluid en dergelijke. We hebben daarvoor aparte installatie-images gemaakt en eenmalig uitgerold op de desktops. We beheren ze met Res Virtual Desktop Extender. De medewerkers hebben een desktop op de Terminal Server, maar als ze bijvoorbeeld Paintshop Pro kiezen dan wordt dat toch lokaal gestart.’
Snelle implementatie
Toen het plan eenmaal was uitgewerkt ging het snel: op 1 januari 2008 werd het project gestart, vooraf werd één avond een goede test uitgevoerd, en in het weekend van 20 april 2008 ging de knop om en werkte iedereen op het nieuwe netwerk. Het was zelfs niet nodig om de werkplekken aan te passen. ‘We zijn probleemloos overgestapt, iedereen kon op maandag gewoon inloggen en verder werken in de desktop van Res Workspace Manager’, zegt Edwin ten Haaf, systeem-/netwerkbeheerder bij Lindenhout.
Het resultaat mag er zijn. Er wordt nu gewerkt met Res Workspace Manager published desktops op de bestaande thin clients, waarbij de hele organisatie dezelfde workspace gebruikt. Applicaties worden met Microsoft Hyper-V naar de Terminal Servers gestreamd. Verder wordt Citrix XenApp Server ingezet. Op die manier kan allerlei software probleemloos naast elkaar op de server draaien. Net als veel andere zorginstellingen gebruikt Lindenhout bijvoorbeeld veel oude of niet-standaard applicaties.
Positieve reacties medewerkers
Hoe hebben de collega’s op het nieuwe netwerk gereageerd? Edwin ten Haaf is blij met de positieve reacties. ‘We hebben vooraf een voorlichtingstoer gehouden langs alle medewerkers om iedereen erbij te betrekken en om de voordelen en nieuwe mogelijkheden te laten zien. De overstap verliep uiteindelijk vrijwel geruisloos, iedereen kon op maandag gewoon inloggen en verder werken.’
Nadat het project was voltooid, bleek de grote toegevoegde waarde van Res Workspace Manager des te duidelijker. Toenmalig minister Rouwvoet kwam met extra geld over de brug om de wachtlijsten in de jeugdzorg weg te werken. Ten Haaf: ‘Een prima zaak natuurlijk, maar daardoor moesten we wel van de ene op de andere dag 75 vacatures zien in te vullen. Dat betekende ook extra servers, extra schijfruimte, extra werkplekken inrichten, extra accounts enzovoort. We moesten hard hollen om de groei bij te houden. Zonder de schaalbaarheid van Res Workspace Manager en ons nieuwe netwerk hadden we dat nooit voor elkaar gekregen.’
Probleemloos terugschakelen
De schaalbaarheid werkt bovendien twee kanten op. ‘Inderdaad. Niemand weet of deze groei blijvend is of tijdelijk. Voor hetzelfde geld moeten we alles volgend jaar weer terugschroeven. Het zou zonde zijn van de investeringen in onze medewerkers en apparatuur, maar de netwerkoplossing kunnen we in ieder geval probleemloos terugschakelen als het moet.’
En Res Workspace Manager? ‘Het is een prachtige oplossing, echt waar. Het kost wat, maar als je het uitrekent levert het uiteindelijk alleen maar geld op. Dingen die vroeger eindeloos veel tijd kostten voer ik nu met een paar muisklikken in de hele organisatie door. Ik kan iedereen aanraden om eens de gratis trial te proberen.’
IT Oost Nederland
Ten Haaf steekt ongegeneerd de loftrompet, zowel over Res Software als over IT Oost Nederland: ‘Ik heb zelden een helpdesk meegemaakt die zo hulpvaardig was als die van Res Software. Ze zoeken niet alleen een oplossing, ze nemen achteraf ook contact op om te vragen of het allemaal is gelukt. Ook IT Oost Nederland is een klasse apart. Die mensen hebben echt passie voor hun werk, ze gaan door totdat het perfect werkt en houden pas op als de klant tevreden is.’
