Nog niet zo lang geleden vonden conference calls bijna zonder uitzondering plaats op stationaire plekken. Een vergaderkamer met scherm in het kantoor of een Greenpoint waar via de digitale lijn ingebeld kon worden. Na de komst van het internet schoten ook de wifi-spots als paddenstoelen uit de grond. We zijn dus een stuk mobieler geworden. In theorie, want vergaderen op afstand wordt nog altijd niet als gemeengoed gezien. Gaat de opkomst van mobiele technologieën dit veranderen?
Vaste computers op de werkplek en ingewikkelde inbelprocedures zorgden er lange tijd voor dat video conferencing maar mondjesmaat werd omarmd in het bedrijfsleven. Daarnaast missen veel traditionele video conferencing systemen nog altijd de aansluiting met thuis- of mobiel werken. Er wordt uitgegaan van vaste videosystemen in speciale ruimtes en zodra één of meer deelnemers aan de videomeeting thuis werkt of onderweg is, wordt het problematisch. Dan kiest men toch voor een (beeldloze) telefonische vergadering. Zonde, want veel non-verbale communicatie gaat zo verloren.
Mobiel is al de toekomst
Hr-professionals zien steeds meer in het gebruik van video conferencing, zo bleek uit een onderzoek van Redshift Research. Het bureau vroeg ruim twaalfhonderd hr-experts wereldwijd om hun mening over deze vorm van vergaderen. Maar liefst 98 procent gaf aan dat video conferencing helpt om afstanden te overbruggen, nuttig is bij de werving van nieuwe collega’s en de productiviteit verhoogt. Sterker nog, veel ondervraagden schatten in dat mobiel vergaderen in 2016 een van hun belangrijkste kanalen zal zijn, waarmee e-mail en teleconferencing verslagen worden.
Ook werknemers zouden graag gemakkelijker vanaf een afstand mee willen praten. Want communiceren doen we onder het nieuwe werken niet meer vanuit de bureaustoel op kantoor. Een dagje thuiswerken, even naar een café voor een inspirerende omgeving of vanuit het buitenland aan de slag – het is vaker norm dan uitzondering. En waarom ook niet? Voor alles is een app of mobiele service beschikbaar. Agenda’s bijhouden en afspraken maken gaat gemakkelijk via Google, to-do lijstjes maken en delen gebeurt in Evernote of Wunderlist en een route uitstippelen kan met één van de vele ov-apps. Zet de laptop of pc maar eens een dagje uit en kijk hoever je komt met alleen de iPad en de mobiele telefoon.
De uitdagingen
Onderzoek van Cisco liet zien dat 90 procent van de frequente video conferencers (meer dan eens in de week een video-meeting) wekelijks minstens twee uur voor andere taken overhield. Hetzelfde onderzoek toont echter aan dat slechts 33 procent van de niet-gebruikers gelooft dat er tijd bespaard kan worden door video conferencing. Hier ligt dus een taak voor werkgevers. Laat collega’s de voordelen van video conferencing zien en stimuleer gewenst gedrag. Zo krijgen medewerkers van Cisco ‘videomiles’ in plaats van spaarpunten van grote luchtvaartmaatschappijen, om vergaderen op afstand te stimuleren boven een tripje op kosten van de baas.
Uiteraard zijn er ook technische obstakels. Een werkoverleg met beeld op een mobiel apparaat vraagt nogal wat van het beschikbare netwerk en de bandbreedte, en onderweg is toegang tot 4G of Wi-Fi lang niet altijd beschikbaar. Maar met de komst van 5G worden videoverbindingen steeds soepeler. Op Telecompaper las ik onlangs over de overname van Alpental Technologies door Google. De high tech start-up ontwikkelt technologie die mobiel dataverkeer over zowel 5G als Wi-Fi mogelijk maakt. Echter is data niet gratis, en het datalimiet op een gsm is snel bereikt als er veel met beeld vergaderd wordt. En eenmaal buiten de bundel lopen de kosten snel op. Tot slot speelt privacy een belangrijke rol. Wat zijn ‘veilige’ tools voor mobiel vergaderen en hoe kunnen klanten, die wellicht een ander systeem hanteren, bij een vergadering betrokken worden?
Deze problemen zijn allemaal goed te ondervangen: slimme abonnementen en goede technische ondersteuning brengen je al een heel eind.
Brengt ‘mobiel’ video conferencing in een stroomversnelling? Naar mijn idee wel. En gelukkig maar! Want cijfers van MKB Nederland laten zien dat de wens om vanuit huis te werken en mobiel te kunnen zijn, geen trend meer is (Infographic). Het is een vaste waarde geworden, waar goede tools voor optimale communicatie onmisbaar in zijn.
Lucas Wensing, ceo van Startready
Bronnen
http://www.smallbusinesscomputing.com/biztools/video-conferencing-on-mobile-devices.html
http://thefutureofthings.com/8612-changing-face-video-conferencing-mobile-matters/ https://www.computable.nl/artikel/opinie/telecom/4755762/1276977/videoconferencing-is-weggegooid-geld-tenzij.html
http://www.managersonline.nl/nieuws/13349/gebruik-videoconferencing-op-pc-en-mobiele-http://www.elsevier.nl/Carriere/nieuws/2010/9/Zelf-werkplek-ontwerpen-verhoogt-arbeidsproductiviteit-ELSEVIER275643W/apparaten-neemt-toe-.html http://www.cisco.com/c/dam/en/us/products/collateral/collaboration-endpoints/telepresence-system-3000-series/Video_Collaboration_Study_Whitepaper_FINAL.pdf
http://startready.com/Portals/0/Persberichten/20110518%20Onderzoek%20Peil.nl%20thuiswerktechnologie.pdf
http://www.penoactueel.nl/HR-Strategie/Algemeen/2014/4/Video-conferencing-walhalla-voor-HR-1494617W/
http://www.mkbservicedesk.nl/documenten/MKB_infographic_3_v4.pdf
http://www.dezaak.nl/tips-voor-functioneel-vergaderen-1708666.html
