De gemeente Eindhoven besloot in 2012 het nieuwe werken (hnw) binnen de hele organisatie in te voeren. Sindsdien is er veel veranderd op het gebied van ict en huisvesting. Op een klein deelterrein heeft ErgoDirect International zijn bijdrage geleverd aan het hnw-project van de gemeente: afgelopen januari zijn 250 medewerkers met een zogeheten 'mobiel werkprofiel' voorzien van een hnw-set.
Met als meeste unieke accessoire: de volledig geïntegreerde laptopstandaard UltraStand. Eind 2014 is naar verwachting de hele organisatie overgestapt naar hnw. Sandra de Bres, programmamanagement ondersteuner het nieuwe werken, vertelt over de invoering van hnw en het dagelijks gebruik van een hnw-set voor computergebruikers bij de gemeente Eindhoven.
Aantrekkelijke werkgever
Dat de gemeente Eindhoven hnw wilde invoeren had volgens Sandra de Bres verschillende redenen. ‘Flexibel werken hoort bij deze tijd. We willen voor de jonge ambtenaren een aantrekkelijke werkgever zijn. Mede door de veranderingen op gebied van ict die nodig zijn voor hnw, verwachten we door hnw in de toekomst ook slagvaardiger te zijn. Concreet betekent dat bijvoorbeeld kortere lijntjes en ook makkelijker op afstand samen aan documenten werken. Daarnaast willen we een meer duurzame gemeente zijn. Zo kunnen we door hnw onder andere ook papierloos werken invoeren.’
De kantoorinrichting ziet er bij de gemeente Eindhoven inmiddels heel anders uit dan voor de overgang naar hnw. Zo is er een kantoortuin met flexplekken voor desktopwerkers en zijn er samenwerkplekken waar je met meerdere mensen samen kunt werken en eenvoudig met je laptop kunt werken. De geluidsdichte concentratiewerkplekken zijn geschikt voor telefonische overleggen of medewerkers die een rustige plek zoeken. Voor meer informeel overleg zonder laptop zijn er ook weer aparte zitruimtes gecreëerd. Hoewel er nog steeds een scheiding is te zien tussen de verschillende afdelingen, mag iedere medewerker in principe overal werken. Er zijn uitzonderingen zoals mensen die om gezondheidsredenen speciale voorzieningen nodig hebben en medewerkers die met speciale softwareprogramma’s moeten werken.
Thuiswerken
Medewerkers van de gemeente Eindhoven zijn daarnaast vrij om thuis te werken, mits de functie het toelaat natuurlijk. Dat vraagt iets van het management en de medewerker, vertelt De Bres. ‘Thuiswerken betekent dat men gericht moet zijn op het resultaat in plaats van op het controleren van de tijdinspanning. Daar is een mentaliteitsomslag voor nodig en dat gaat bij de ene afdeling sneller dan bij de andere.’
Binnen de gemeente Eindhoven hebben alle medewerkers een specifiek werkprofiel gekregen: 65 procent heeft een vast werkprofiel en 35 procent een mobiel werkprofiel. De Bres: ‘De medewerkers met een vast werkprofiel kunnen terecht in de kantoortuin waar voldoende desktopwerkplekken zijn. De 250 medewerkers met een mobiel werkprofiel zijn voorzien van een tablet of laptop en een hnw-set van ErgoDirect. Dit betekent dat ze langer op verantwoorde wijze met de laptop kunnen werken. De hnw-set bestaat uit de geïntegreerde laptopstandaard UltraStand om het beeldscherm altijd en overal op de juiste hoogte te kunnen instellen, een extern compact toetsenbord en een muis.’
Testteam voor hnw-set
‘Voordat we de medewerkers een hnw-set aanboden hebben we echt alle ergonomische computeraccessoires getest in een speciaal testteam met medewerkers’, vervolgt De Bres. ‘We hebben naast het kostenaspect en ons budget dus ook goed gekeken naar de functionaliteiten van de ergonomische accessoires. Toen we begin december besloten hadden welke producten we de medewerkers wilden aanbieden, werden de eerste sets na enkele weken uitgeleverd door ErgoDirect.’
Sandra de Bres: ‘We hebben meerdere typen laptopstandaarden getest. De geïntegreerde laptopstandaard UltraStand, die als het ware samensmelt met je laptop, kwam daar als beste uit. Het grote voordeel is dat je deze laptopstandaard altijd bij je hebt en niet apart een standaard in je tas hebt. De UltraStand heeft een strak design, is flinterdun en weegt weinig. De UltraStand is voor de laptop op maat gemaakt, waardoor hij perfect past en stabiel is. De huidige 250 gebruikers van de hnw-set met UltraStand vinden het fijn werken met de hnw-set. De UltraStand laptopstandaard maakt je als computergebruiker veel vrijer: je kunt overal op een verantwoorde en gezonde manier werken met een laptop.’
Ik hou wel van de gemeente Eindhoven. Nee ik heb helaas niet zoveel met Philips, ben er wel eens binnen geweest maar na een marketing zeperd, nooit meer teruggekeerd. (Ik moest ooit eens iets afleveren en vroeg om een klein soeveniertje. Werd toegezegd, nooit meer iets gehoord of ontvangen.)
HNW
In 1997 heb ik destijds met een collega van mij gebrainstormd hoe mooi het toch zou zijn als je overal kon erken, de tijd van de telefoonmodem, weet u nog?, en hoe je gebruik zou kunnen maken van gekoppelde netwerken.
Daar is destijds een aardig concept uit voort gekomen die men bij de Shell voor expats opbouwde en iets later waar Rabo iets leuks in zag en daar flink wat reclame voor maakte. (Wij werken Flexibel…)
Nieuw is het niet heb ik altijd al gesteld, wel gewoon handiger en beter gebruik maken van de mogelijkheden die IT bied.
Duurzaam
Wanneer ik het woordje ‘duurzaam’ lees word ik achterdochtig. Want wat is dat nou? Wat betekend dit woordje nu? Duurzaam vanuit mijn beleving, en perceptie, visie, is niets meer en niets minder dan; ‘Op een zo goedkoop mogelijke wijze zo productief mogelijk zijn.’ Niets meer, niets minder.
Laat IT daar nou een prachtig vehikel voor zijn dat te bereiken.
In het geval van de gemeente Eindhoven, hoe mooi de presentatie ook bedoeld, is het wat mij betreft een beetje achter de pot pissen. Als je nu namelijk nog moet gaan testen van iets wat al sinds de jaren negentig van het vorige millennium bestaat, inclusief white papers, processen en procedures, is dat natuurlijk niet nieuw of duurzaam te noemen.