Waterschap Aa en Maas zocht een nieuwe back-upoplossing waarmee onderhoudstijd en kosten gereduceerd zouden worden. i3 groep adviseerde en leverde het waterschap Symantec NetBackup, wat resulteerde in een significante reductie van onderhoudstijd en tco.
Om goed te kunnen werken worden er bij het Waterschap Aa en Maas grote hoeveelheden data in de gaten gehouden en opgeslagen, zoals intranetdata, informatie over de diverse waterlichamen in de regio en geografische gegevens van de geografische informatiesystemen (gis). Om deze data goed te kunnen beheren en in de gaten te kunnen houden was er bij het waterschap behoefte aan een goed werkend back-upsysteem. Met het bestaande systeem was men ongeveer vier uur per dag bezig met het beheer ervan. Dit betekende dat men de helft van de dag bezig was met het oplossen van back-upproblemen. Bovendien moesten er elke dag diverse acties worden uitgevoerd die vrij onnodig zouden moeten zijn, zoals het opnieuw opstarten van de scripts.
Als gevolg hiervan ging het Waterschap Aa en Maas op zoek naar een nieuw back-upsysteem dat eenvoudiger te beheren was. Aan i3 groep, specialist in server- en storage oplossingen, waarmee het waterschap al meer dan tien jaar samenwerkte, vroeg men om advies bij het kiezen voor een nieuw systeem. i3 groep besprak vervolgens diverse opties met het waterschap, zodat men de juiste keuze kon maken. i3 groep, een platinum partner van Symantec adviseerde het waterschap Symantec NetBackup.
De oplossing
Symantec NetBackup paste goed bij de schaal waarop Aa en Maas actief was en stelde het waterschap in staat om de beveiliging en de back-ups van data eenvoudiger te maken en te automatiseren. De implementatie van het product was ook vrij eenvoudig vanwege de nauwe samenwerking tussen Symantec en i3 groep. De implementatie verliep alles bij elkaar zeer soepel en duurde minder dan een week.
Jeroen Kwakkel, systeem- en netwerkspecialist bij het Waterschap Aa en Maas: ‘Onze werknemers merken het back-upsysteem nooit op, en dat is een goed teken! Zij verwachten dat alle verzoeken om bestanden te herstellen altijd worden ingewilligd en met Symantec NetBackup is dat tot nu toe altijd gebeurd. Met NetBackup konden we e-mails van een paar jaar geleden terughalen en konden we zien welke afspraken we destijds met de diverse partijen hebben gemaakt. Dit is erg handig om onduidelijkheden te voorkomen bij de communicatie van onze medewerkers.’
Resultaten
Het Waterschap Aa en Maas heeft sinds de implementatie van Symantec NetBackup op diverse terreinen vooruitgang geboekt, bijvoorbeeld bij de hoeveelheid tijd die nodig is voor het monitoren van het back-upsysteem en bij het succespercentage bij het terugzetten van bestanden.
Ten eerste daalde de tijd die het waterschap nodig had om te controleren of het back-upsysteem draaide van vier uur per dag naar een kwartier per dag. Dit zorgt er niet alleen voor dat de specialisten zich kunnen richten op andere taken, maar het zorgt ook voor gemoedsrust, in de wetenschap dat de back-ups toch wel worden gemaakt.
Ten tweede heeft het waterschap dankzij Symantec NetBackup een succespercentage van 100 procent bij het herstellen van bestanden. Het bedrijf kan nu al zijn data kopiëren naar een externe locatie en kwijtgeraakte bestanden op elk moment weer terughalen.
‘Het lijkt heel logisch dat een product dat back-ups moet uitvoeren dat ook altijd met succes doet’, vervolgt Kwakkel. ‘In werkelijkheid is dat tot nu toe alleen gelukt met Symantec NetBackup. Elk herstelverzoek dat we tot nu toe van onze werknemers hebben gekregen is met succes afgehandeld. Mijn ervaring is dat dit heel zeldzaam is en ik was erg verrast hoe goed het product eigenlijk werkt.’
Terugverdienen
‘De tijd die we nodig hebben voor het onderhoud aan het systeem is flink gedaald’, rondt Kwakkel af. ‘Tijd is geld in onze sector, dus we kunnen rustig stellen dat Symantec NetBackup ons zoveel heeft opgeleverd dat het elke cent van de investering waard is. Voordat duidelijk werd hoeveel tijd we met Symantec NetBackup konden besparen was het plan om de investering binnen twee jaar terug te verdienen, maar als we nu de tijd die we hebben bespaard bij elkaar optellen en het omzetten in euro’s, is het duidelijk dat de ROI veel hoger ligt. Vooral als we kijken naar onze Europese contracten en documenten; als we deze zouden kwijtraken zou dat ons een hoop geld kunnen kosten, maar met Symantec NetBackup hoeven we ons daar geen zorgen meer over te maken.’
Doordat de it-specialisten bij het Waterschap Aa en Maas er een flinke hoeveelheid tijd hebben bijgekregen, kunnen ze deze nu gebruiken voor het bepalen en realiseren van nieuwe doelstellingen voor verdere verbetering. Dankzij Symantec NetBackup kan de it-afdeling van het waterschap de 743.000 inwoners en bedrijven in Oost-Brabant zodoende nog beter van dienst zijn.
Zo te lezen was oude backup gewoon meer geluk dan wijsheid en werd de keus voor Netbackup meer uit onwetenheid gemaakt dan op basis van een goede business case. Dat i3 groep voor Symantec adviseerde is gezien het feit dat ze platinum partner zijn zoiets als met de kalkoen over het kerstdiner discusseren.
“Dankzij Symantec NetBackup kan de it-afdeling van het waterschap de 743.000 inwoners en bedrijven in Oost-Brabant zodoende nog beter van dienst zijn.”
Euh… doe eens een prijs per inwoner wat deze verbetering brengt in plaats van een lulverhaal over een ROI als de business case nogal discutabel is, het herstellen van een paar documenten op een fileshare kan met elk backup product. Europese contracten lijken me trouwens niet dagelijks te wijzigen en vraagt eerder slimme archivering dan een nieuwe backup.
Natuurlijk mag iedereen reageren op Computable-artikelen op de manier waarvoor hij/zij kiest, maar om een ROI nou direct als lulverhaal te betitelen, zonder de echte achtergrond te kennen, bevreemdt mij.
Als een klant/gebruiker toch stelt dat: ‘De tijd die we nodig hebben voor het onderhoud aan het systeem is flink gedaald’ en ‘Elk herstelverzoek dat we tot nu toe van onze werknemers hebben gekregen is met succes afgehandeld. Mijn ervaring is dat dit heel zeldzaam is en ik was erg verrast hoe goed het product eigenlijk werkt.’, lijkt mij dat een snelle ROI heel goed mogelijk!? Of de klant wordt weggezet als leugenaar en kunnen alle artikelen van Computable in twijfel worden getrokken.
En: zonder te weten wat de kosten van de NetBackup-oplossing waren, heeft het niet veel zin deze om te zetten in prijs per inwoner als niet ook de kosten per inwoner van bij voorbeeld Veeam of Avamar, DataDomain bekend zijn; backup-oplossingen waarvan i3 groep ook de hogere partner status heeft.
Ten slotte: Ook Europese contracten komen op een gegeven moment voor het eerst een systeem binnen, het zij per mail, het zij op een andere manier. Iedereen die niet bestanden van één dag oud wil archiveren, zal deze toch eerst graag een tijdje meenemen in de back-up. Da’s een stuk handiger.
@Frank
De 743.000 inwoners en bedrijven in Oost-Brabant zijn echt niet geholpen met een back-up oplossing als record management nog steeds houtje-touwtje is.
“Met NetBackup konden we e-mails van een paar jaar geleden terughalen en konden we zien welke afspraken we destijds met de diverse partijen hebben gemaakt.”
En om terug te komen op discussie met de kalkoen over het kerstdiner in mijn voorgaande reactie zijn er ook nog wel wat vragen te stellen over aanbestedingsbeleid
“Aan i3 groep, specialist in server- en storage oplossingen, waarmee het waterschap al meer dan tien jaar samenwerkte, vroeg men om advies bij het kiezen voor een nieuw systeem.”
Business case rammelt naar mijn opinie dus want een back-up ontwerp je in omgekeerde volgorde, voor het herstel waarbij je uitgaat van RTO/RPO op basis van een dataclassificatie naar aanleiding van de bedrijfsprocessen. Buiten de overheid ken ik maar weinig bedrijven die documenten van gebruikers in fileshares en e-mail hoger classificeren dan databases waar afspraken wel gestructureerd in zitten.
Beste Ewout,
De 743.000 inwoners en bedrijven zijn zeker wél geholpen met een goede back-up en restore oplossing, óók als één van de gebruikte applicaties een houtje-touwtje Records Management Systeem is. Binnen bedrijven zijn er meerdere bronnen van informatie en data, die misschien niet allemaal even bedrijfskritisch en waardevol zijn, maar zeker wel allemaal op een bepaalde manier beschermd moeten worden. Juist zeker ook de data binnen die houtje-touwtje RMS oplossing. Als die al zo gammel is als jij beweert, zou ik zeker extra aandacht besteden aan back-up.
Verder denk ik dat een business case niet heel veel te maken heeft met de volgorde waarin een back-up omgeving wordt ontworpen. Er zijn meer bedrijfsprocessen en gegevensbronnen dan alleen een RMS en de klant geeft duidelijk aan waar volgens hem positieve bijdragen voor de ROI ervaren zijn: Beheersgemak, effectiviteit en slagingspercentage van back-ups en restores. De gebruiker geeft daarbij aan dat hierdoor een grote hoeveelheid tijd is vrijgekomen om aan andere zaken te besteden. En wie weet welke andere prachtige verbeteringen de medewerkers van Aa en Maas kunnen realiseren.
En ten slotte, maar niet belangrijk: Ik begrijp niet precies wat je met de kalkoen en de kerstviering wil. Bij ons thuis praten we niet met de kalkoen over kerst omdat we het niet over zijn aanstaande overlijden willen hebben. Maar als onze buren van WC-Eend op bezoek zijn, praten die steeds alleen maar over WC-Eend, omdat ze daar het meest van profiteren en dus minder objectief zijn. Bedoel je deze andere vogel?
@Frank
Bewoners en bedrijven zijn geholpen met een efficiënte service, het verschil met effectiviteit zit in de kosten. Je ‘WC-eend’ verwijt raakt kant noch wal aangezien het me worst zal wezen waar je het proces van record management mee ondersteunt.
Drogredeneringen is waarover ik struikel in dit artikel hoewel een ROI die gebaseerd is op het gemak van een beheerder natuurlijk ook een vorm van omgekeerd ontwerpen is. Dat laat vooral zien dat waterschap teveel in zich zelf gekeerd is, een vette kalkoen van een achterhaalde bestuurslaag.
Organisaties die aangestuurd worden op de verkeerde KPI’s verwarren doelmatigheid namelijk nog weleens met doeltreffendheid. Misbruiken van de backup infrastructuur voor archivering is verre van efficient door een aantal factoren. Meest zwaarwegende factor is echter tijd, zowel de tijd voor herstel als van bewaren zijn namelijk nogal bepalend in de kosten.
Het is dan ook om die reden dat dataclassificatie zo belangrijk is en ik wijs op record management. Eerst backup inrichten en dan nadenken over de records die bewaard moet worden is een klassieke fout die ervoor zorgt dat niet alleen de volumes aan data alsmaar groter maar informatie ook steeds moeilijker te vinden is, NBU catalog mist nog wat functionaliteiten.
Uiteindelijk is IT afdeling alleen maar een byte sloerie die alle data veiligstelt zonder te weten waarvoor deze dient. Daarmee is argument van beheergemak wel te begrijpen maar omdat techniek nog nimmer organisatorische problemen opgelost heeft is er alleen tijd gekocht en geen oplossing.
Nu heb ik natuurlijk geen verstand van back-up, hierover praten laat ik graag aan mijn collega over:
http://www.slideshare.net/edekkinga/data-veiligstellen-is-nog-een-hele-klus
@Ewout,
Hmmm, ik denk dat ik deze discussie verder maar laat wat ‘ie is. Feit blijft dat Aa en Maas bijzonder tevreden is met een degelijke oplossing die hen in ieder geval veel voordelen oplevert en vertrouwen geniet. Want daarbij houd ik er niet zo van om klanten of prospects aan te duiden als ‘vette kalkoenen’ of ‘byte sloeries’ die ‘lulverhalen’ ophangen rondom ervaren ROI’s.
@Frank
Ik kan me vergissen maar als i3 pre-sales consultant is het enige wat je doet jij-bakken, dingen uit zijn context trekken en gevoel als feit presenteren maar vooral niet in gaan op constatering dat het vreemd is dat i3 als huisleverancier Aa en Maas adviseert. Er is dus nimmer een discussie geweest over de conclusie die ik trok aangaande de objectiviteit van het advies welke blijkbaar niet de archivering mee nam. En dat terwijl ook Symantec een duidelijk verschil maakt tussen back-up en archivering met een apart product zoals Enterprise Vault hoewel ik het natuurlijk alleen maar over processen had.
En nee, ik beschuldig niet de klant maar de consultant van lulverhaaltjes als deze met niet kwantificeerbare cijfers over een ROI begint. Ik wil zeker geen afbreuk doen aan IT-specialisten, de ‘bytesloeries’ die steeds grotere volumes aan data veiligstellen zonder te weten waarom en waarvoor terwijl gebruikers verwachten dat hun fouten met 100% accuratesse hersteld worden. Betreffende vette kalkoen van een eigenwijze bestuurslaag denk ik dat 2860 inwoners en 500 bedrijven toch wat minder te spreken zijn over de dienstverlening:
http://www.omroepbrabant.nl/?news/205037742/Opnieuw+fout+bij+Waterschap+Aa+en+Maas+860+Brabanders+krijgen+aanslag+2011+nog+een+keer.aspx
En ja, mijn reacties zijn hard maar wel onderbouwd en betreffende het gebruik van e-mail als record managment systeem wil ik je graag verwijzen naar een opinie hierover op Computable. Niet alle artikelen zijn slecht hoewel de reacties vaak beter zijn en misschien dat Aa en Maas Marianne Dorder-Servet maar eens om advies moet vragen want zij lijkt het wel te snappen:
https://www.computable.nl/artikel/opinie/outsourcing/5025564/1276946/noodzaak-van-archiveren-van-email.html
@ Frank,
Even puur uit interesse vanaf welk back-up pakket zijn jullie naar NBU toe gemigreerd? Hoe zijn jullie met de historische data welke door het vorige pakket veilig gesteld was om gegaan? En hoe ziet de rest van de back-up infrastructuur eruit?
Ik lees tevens het woord ROI enkele malen in het stuk terug. Is hier alleen de beheercomponent in mee genomen? Of is er gekozen voor een koste effectieve oplossing waar in data bijvoorbeeld geclassificeerd is? Niet alles is namelijk even belangrijk en moet even snel terug gezet worden. Dus door hier onderscheid in te maken door bijvoorbeeld te archiveren, de data op goedkopere media te laten landen etc. etc. bespaar je flink in de kosten.
Ook ben ik erg benieuwd hoe jullie historische data terug zoeken? Is dit alleen via de NBU interface? Of draait hier nog een aparte zoekfunctie boven op? En heeft de eindgebruiker zelf de mogelijkheid om data terug te zetten of gaat dit als nog via de IT afdeling?
Ik zie je antwoorden graag tegemoet.
Beste Ruud,
Dank je wel voor deze positieve wending van de discussie en de interessante vragen. Momenteel ben ik in verband met een aanbesteding en andere lopende opdrachten en privé nogal druk. Ik heb nu dus even geen tijd om uitgebreid op je vragen in te gaan. Binnenkort zal ik uitgebreider reageren. Maar sowieso zal ik niet op de specifieke Aa en Maas case ingaan. Voor het uitbrengen van persberichten vragen wij altijd toestemming aan de klant en het lijkt mij niet gepast gedetailleerde informatie publiek te delen. Algemenere vragen zal ik echter graag beantwoorden…
@ Frank,
Dank voor je bericht. Ik zie je antwoorden graag tegemoet.
En aangezien dit artikel onder het kopje praktijkcase/infrastructuur is geplaatst, hoop ik wel dat je een tipje van de sluier kan lichten. Anders is het wel een erg hoog over verhaal waar uit jullie toegevoegde waarde bijna niet te halen is.