Hoewel er veel succesverhalen de ronde doen, zijn er ook bedrijven vreselijk de mist ingegaan toen zij de keuze maakten voor het outsourcen van delen van hun ict-infrastructuur. Daarom deze checklist. Zodat je jezelf kunt afvragen waarom, wanneer, waar en hoe je kunt outsourcen.
Wanneer bedrijven zoeken naar betere en goedkopere manieren om dingen te doen, kan het outsourcen van zaken die niet tot de core business van het bedrijf horen, een aantrekkelijke optie lijken. Maar voordat je als organisatie anderen inzet om delen van je organisatie te runnen, is het wel belangrijk om de risico’s af te wegen. De belangrijkste vragen bij outsourcing zijn dan ook of outsourcing wel of niet interessant is voor de organisatie, of het technisch mogelijk is om te outsourcen en of het organisatorisch mogelijk is om over te gaan op outsourcing. Want wellicht is de huidige ict-organisatie geïntegreerd en helemaal niet te scheiden of zijn de processen niet goed gestructureerd en gestroomlijnd en wordt outsourcing aangegrepen om problemen buiten de deur te leggen. Ook de beveiliging van processen, data en autorisatie kan een probleem zijn.
Volgens Alex van den Bergh, verantwoordelijk voor de sourcing-adviespraktijk van Quint Wellington Redwood, is het bij de overweging wel of niet outsourcen vooral van belang dat een bedrijf nagaat waarom het een deel van zijn activiteiten wilt outsourcen, wat zij precies willen outsourcen, wie dit gaat doen en hoe dit vormgegeven moet gaan worden.
Waarom?
Outsourcing is geen doel maar een middel. Wat wil je bereiken met de outsourcing? Dat is namelijk heel bepalend voor het model dat je kiest. Er zijn verschillende reden om over te gaan op outsourcing. Ten eerste kan het een kostenoverweging zijn. Standaardisatie leidt tot vaste kosten en mogelijk een pay per use-kostenmodel dat schaalbaar en gestructureerd wordt opgezet.
Wanneer een organisatie ervoor kiest een deel van de ict-infrastructuur uit te besteden, zijn er geen investeringen meer nodig in hardware, software of infrastructuur. Ook operationele medewerkers verdwijnen van de loonlijst. Outsourcing biedt dus kansen, maar zijn deze kansen voor jouw organisatie van wezenlijk belang?
Door uitbesteding is het mogelijk om te focussen op je kerncompetenties. De eigen werknemers kunnen zich richten op tactische en strategisch innovatieve projecten. Voor de leverende partij zijn de uitbesteedde diensten echter wel zijn core business. De kracht van outsourcing ligt dus vaak in het vergroten
Wat?
Als organisatie moet duidelijk zijn welke ict-diensten je overweegt te outsourcen en welke diensten juist niet. Het is belangrijk dat je als organisatie een standpunt inneemt over wat wel en wat niet acceptabel is. Om dit duidelijk te krijgen is het verstandig een zelfstandig adviseur in de arm te nemen of in ieder geval in dialoog te gaan met ervaringsdeskundigen.
Stel een business case op
Door een business case te maken kan een bedrijf bepalen of de voordelen opwegen tegen de nadelen. Hiervoor moet een bedrijf begrijpen hoe het zijn doelen wil gaan bereiken met outsourcing en dit hoeven geen financiële doelen te zijn. Deze doelstellingen moet de organisatie blijven toetsen tijdens het keuzetraject en het outsourcingsproces.
Wie?
Wanneer duidelijk is dat een bedrijf gaat outsourcen en weet welke diensten het wil outsourcen, moet duidelijk worden wie dit gaat doen. Welke leveranciers neem je mee in de overweging? Stel hiervoor een long list op en vergelijk de verschillende outsourcingproviders met elkaar. Passen de partijen bij de doelenstellingen die je hebt? Ook is het van groot belang te bepalen hoe en wie in het vervolgtraject de regie gaat voeren en de outsourcingsprovider aanstuurt. Als het outsourcingsproject niet goed wordt gemanaged, kunnen er intern en extern bij de leverancier verkeerde verwachtingen en uitgangspunten ontstaan.
Hoe?
Ook is het in dit kader van belang hoe het traject wordt vormgegeven. Er moet worden bepaald welk proces de organisatie voor ogen staat om tot een contract te komen en vervolgens welke tijdslijn daarbij wordt gehanteerd, de transitietijd. Dit is zeer bepalend voor het risicoprofiel en de opbrengsten.
Maak een risicoanalyse
Het outsourcen van diensten betekent een ingrijpende verandering en brengt risico’s met zich mee. Door van tevoren een risicoanalyse uit te voeren zijn veel van deze risico’s in kaart te brengen. Hiervoor moeten de technische en ict-infrastructurele risico’s in kaart worden gebracht, maar ook de mogelijke organisatorische problemen. Outsourcing is namelijk vaak een eenmalige actie, waar expertise voor nodig is. Een externe adviseur kan de verwachtingen binnen de organisatie en van het personeel vaak beter duidelijk maken. Daarmee is ook te voorkomen dat de kwaliteit van de serviceprovider niet naar wens is en contracten en service level agreements aan de hand van de van te voren opgestelde performance key indicatoren goed worden gemanaged.
Daarnaast is het verstandig de verwachtte en bestaande kosten duidelijk tegen elkaar af te zetten. Want wanneer er toch problemen ontstaan bij de beslissing tot outsourcing of de uitvoering hiervan, kan het zijn dat tijdens het beslissingsproject de kosten/baten-analyse niet goed is uitgevoerd, doelstellingen niet helder beschreven zijn, de huidige kosten van de ict-infrastructuur en medewerkers niet goed in kaart zijn gebracht of de risicoanalyse en impact op de bedrijfsvoering en het personeel niet goed is gecommuniceerd.
Stel jezelf de volgende vragen:
1. Is outsourcing interessant voor mijn organisatie?
2. Is het technisch mogelijk om te outsourcen?
3. Is het organisatorisch mogelijk om over te gaan op outsourcing?
Handig, zo’n hele rij open deuren. Als het zo simpel was, hadden we bedrijven als Quint niet nodig.
Ontopic:
Er wordt gesproken over IT diensten, maar outsourcing kan ook over andere processen of activiteiten gaan, bijvoorbeeld facility management, recruiting, BPO, etc.
En er wordt m.i. wel erg makkelijk gesproken over de moeilijkste stap, de business case: welke factoren neem je in die case wel en niet mee? Vaak zijn er indirecte kosten of gevolgen die zeer moeilijk meetbaar zijn – denk bijvoorbeeld aan het productiviteitsverlies bij het niet beschikbaar zijn van een applicatie of printer.
En de business case kan nog zo “hard” zijn, als de beslissingsnemers (senior management) er niet achter staan – bijvoorbeeld omdat zij geen “pijn” ervaren in de huidige situatie, of omdat zij geen goed gevoel hebben bij het loslaten van verantwoordelijkheid – dan gaat het niet gebeuren. Andersom kan een “zachte” business case juist wel dat laatste zetje geven – bijvoorbeeld als de huidige verantwoordelijken minder vertrouwen wekken dan de (mooie beloftes van een) potentiële leverancier.
De belangrijkste eerste vraag is dus wie er beslissen over outsourcing en welk belang zij hebben. Als uit die analyse blijkt dat deze stakeholders voor outsourcing zullen kiezen, dan moet je gaan nadenken hoe je deze outsourcing succesvol kan laten zijn. Dit artikel biedt daarvoor goede handvatten.
Dit artikel geeft maar weer eens schrijnend weer dat ‘de cloud’ een toverwoord is waarna iedereen stopt met denken. Na een hele serie open deuren en gemeenplaatsen waaruit geen enkele deskundigheid of visie spreekt, rollen er dan drie vragen uit die bij cakebakken neerkomen op ‘is mijn oven heet genoeg?’, ‘Heb ik genoeg deeg?’ en ‘wacht tot de cake gaar is’…
De cloud en de daarmee samenhangende outsourcing is in een aantal gevallen zeker een bruikbaar alternatief, mits je als organisatie zit te springen om de geadverteerde voordelen als schaalbaarheid (veelal alleen naar meer) en veiligheid (wanneer je externen toegang tot je data moet kunnen geven). Verder is het een alternatief als je organisatie de overhead van de eigen IT-er niet kan dragen.
Verder komt de hele cloud-hype neer op marketingtermen als ‘ontzorgen’ en ‘weer focussen op kerntaken’ waarmee snelle stropdassen een sfeer wan onontkoombaarheid rond de cloud trachten te creëren.
Vraag jezelf af:
‘Welk voordeel heb ik bij het feit dat mijn servers gedeeld worden met God weet wie?’, en
‘Welk voordeel heb ik dat ik geen zeggenschap meer over versiebeheer en onderhoud heb?’, en
‘Welk voordeel heeft het dat ik zelf niet eens meer bij mijn servers kan?’ en
‘Welk voordeel heeft het dat ik met mijn hele bedrijfsvoering handelswaar word voor snelle jongens die snel willen cashen bij een overname?’, en
‘Welk voordeel heeft het dat ik niet meer dan een nummer op een ticket ben als er problemen zijn?’
Outsourcing kan ontzorgen. Farshoring doet al jaren naar volle tevredenheid van een aantal financiële bedrijven hun testwerk en document composing. Het succes ligt in het feit dat vooraf een pilot plaatsvindt, die aan eisen en voorwaarden moet voldoen die een bedrijf stelt. Tevens is er de mogelijkheid naar Suriname af te reizen om de mensen die het werk gaan doen te ontmoeten of v.v. Hierdoor ontstaat er vertrouwen, je weet immers wie het testen doet, en voor de ict-ers die het werk doen wordt het duidelijk wat er van hen verlangd wordt en wat de bedrijfscultuur is. Zodra het werk daadwerkelijk begint, wordt er duidelijk bijgehouden wie wat heeft gedaan en hoelang het proces heeft geduurd, zodat via rapportages aan de opdrachtgever alles in één oogopslag duidelijke en overzichtelijk is.