Hoe kan de workflow van de financiële administratie verbeterd worden? Dat was de vraag waarmee softwareleverancier 2020 vision Europe door hun klant gemeente Purmerend werd geconfronteerd. 2020 vision implementeerde uiteindelijk een inkoopoplossing Budget2Pay bij de gemeente Purmerend. Commercieel partner Nexus Verus gaat met Factuurportal nog een stap verder. Factuurportal digitaliseert de inkomende factuurstroom van Purmerend namelijk volledig. Factuurportal en Budget2Pay vormen samen de best-of-breed-oplossing Factuurtotaal.
Vorig jaar verscheen in Documentwereld een artikel aan de hand van een interview met Harry van der Aar, teammanager Financiën van de gemeente Purmerend naar aanleiding van de implementatie van Budget-tot-betaling van 2020 vision. Hij zei toen: ‘De volgende stap, inkomende facturen verwerken via xml en Digipoort, kan zodoende het nieuwe speerpunt van de gemeente Purmerend worden in het continue verbeteringsproces.’ Afgelopen tijd zijn twee mijlpalen gerealiseerd: verbetering van de workflow via de inkoopoplossing Budget-tot-betaling en nu ook de digitalisering en stroomlijning van de inkomende facturen met Factuurportal, tezamen met Budget-tot-betaling ‘Factuurtotaal’ genoemd.
Hoe staat het er nu voor?
We begonnen met Budget-tot-betaling van 2020 vision, dat is gekoppeld aan ons financieel pakket Decade. Wat toen ging spelen, is hoe we de volgende slag gaan slaan om onze workflow meer te stroomlijnen. Voor ons was een logische stap de inkomende facturen digitaal aan te laten leveren. Wij denken dan al snel aan pdf. Inkomende pdf-facturen verwerken wij nu natuurlijk al, maar dat kon efficiënter via Factuurtotaal. Vervolgens is Factuurtotaal getest en het is nu goed aangesloten op de workflow en ons financiële pakket Decade.
Dit hebben we ook laten zien op onze demonstratie afgelopen 23 april waar onder andere genodigden van Digipoort (Logius), maar ook het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en het Ministerie van Economische Zaken bij aanwezig waren. Men was zondermeer enthousiast. We hebben hiermee niet alleen vooruitgang geboekt, maar ook een voorsprong verkregen ten opzichte van andere gemeenten. Factuurtotaal vertaalt pdf naar xml, terwijl de pdf (in beeld) ook bewaard blijft. Dat is met name ook handig voor onze, eventuele, visuele controle.
Hoe kijk je aan tegen de toekomst van digitaal factureren?
We krijgen op jaarbasis ongeveer 25.000 facturen binnen. Daarvan is 30 procent en misschien wel 40 procent digitaal, vooral als pdf. Ik verwacht dat dit verder groeit en dat dit percentage nog hoger kan. Ik ben ervan overtuigd dat je leveranciers enthousiast kan maken door te laten zien hoe gemakkelijk het factureren met pdf is. Je moet leveranciers dan ook actief gaan benaderen. Dat heb ik zelf in het klein al weleens gedaan, door op de Koemarkt in Purmerend na een lunch te vragen of ze de bon niet kunnen mailen. Dat biedt namelijk voordelen: factuur sneller in de financiële flow en leverancier bespaart, normaliter, envelop, postzegel en wordt ook nog eens sneller betaald.
Wij gaan vragen aan de groep leveranciers die dit nog niet doet, of het niet mogelijk is om de factuur als pdf aan te leveren. Hierbij moet je niet vergeten hen vooral de voordelen te laten zien. Zijn ze eenmaal zover, dan gaat deze groep leveranciers natuurlijk ook aan andere gemeenten vragen om met pdf te werken. Ik zie het als een samenspel, een balletje dat gaat rollen. Praktisch gezien, hoeven we de inkomende pdf-facturen nu ook niet meer eerst te printen en dan in te voeren. Ik zie deze praktijk overigens nog wel vaak bij andere gemeenten, maar ook bij diverse andere organisaties.
Wat is de rol van Digipoort voor de Gemeente Purmerend?
Ik heb laatst voor het eerst echt contact met ze gehad. Ik vind het opmerkelijk dat ze ondersteuning willen bieden in het speelveld tussen leverancier en gemeenten. Maar de leverancier wil uiteindelijk gewoon zijn centjes, zijn behoefte is duidelijk en praktisch. Bij interne verbetering moet je het juist hebben van de energie in je team, je innovatiekracht, je creativiteit.
Zitten andere gemeenten in dezelfde fase van procesverbetering?
Nee, ik denk het niet. Daar praten we ook niet echt over met elkaar. We hebben zeven of acht gemeenten laten zien wat we intern voor elkaar hebben gekregen. We hebben afgelopen tijd diverse digitale slagen gemaakt met het team. Ik vermoed dat we op dat gebied veel verder zijn dan andere gemeenten, maar het blijft een vermoeden. Dat heeft ook wel te maken met schaalgrootte. Wij hebben de financiële administratie van de gemeente Beemster overgenomen. Feitelijk doen we Beemster erbij, in ons systeem dus. Daar hebben we een mooie slag gemaakt in de bedrijfsvoering.
Vroeger gingen de facturen bij ons rond in de overbekende rode mappen, bij andere gemeenten gebeurt dat nog steeds. Dat we niet gelijk opgaan als collega-gemeenten onderling, dat is jammer. De oorzaak verschilt per gemeente. Bij sommige gemeenten worden bij ontwikkelingen ten aanzien van de financiële administratie niet goed samen gewerkt met de collega’s van ict. Ict-collega’s hebben veel verstand van de ict-omgeving, technische specificaties en het ict-landschap waarin systemen moeten functioneren. Het is ook de kunst om te blijven kijken naar je omgeving en de wensen van je (interne) klanten. Die veranderingen, die omslag in denken is een gezamenlijke verantwoordelijkheid om de juiste implementatie te kiezen.
Is het een kwestie van geld of cultuur?
Denkkracht, cultuur, kwaliteitsdenken, het telt allemaal mee. Maar ook de financiën. Als je het hebt over het verbeteren van efficiëntie, betekent dat vaak ook het terugbrengen van je fte’s en dat wil niemand in eerste instantie. Houd goed je eigen ambitie in de gaten. Starten op korte termijn levert ook resultaat op. Bij efficiëntiemaatregelen moet je ook goed nadenken over de rol van je mensen, dat is echt heel belangrijk.
Wil Purmerend zoveel mogelijk zijn leveranciers ontzien?
Ik zou zeggen dat we in een gemengde fase zitten, dus hen wel zoveel mogelijk ontzien, maar ook daarin moet je steeds afwegen wat je wel en niet kunt vragen van je leverancier, hoe ver je kunt gaan. Factuurportal bijvoorbeeld geeft direct feedback per e-mail aan de leverancier als er bijvoorbeeld iets mist op de factuur of niet conform bepaalde eis zou zijn. De vraag die je je ook altijd moet stellen is hoe de leverancier deze feedback gaat ervaren. In het begin kan het voor een leverancier overkomen als ‘gedoe’ om de verbeterpunten over de e-mail direct terug te krijgen. Mooie technologie, maar het is belangrijk hoe je dat terugkoppelt aan leveranciers, hoe je dit doseert, hoe je dit communiceert.
Als je er bijvoorbeeld niet voor zou kiezen om directe e-mail feedback op inkomende facturen te geven, dan komen al die foutieve facturen uiteraard op je eigen bordje terug. Als het om meerdere fouten in de factuur gaat, wordt nu nog de factuur intern doorgestuurd naar de manager en dat maakt het verwerkingsproces gewoon langer. Je kunt beter direct of snel de leverancier terugbellen met feedback. Dat is echter onder collega’s niet de meest populaire bezigheid en daarom zou enige mate van automatische terugmelding het proces kunnen stroomlijnen. Maar ook weer niet alles automatisch willen afhandelen, zeker in het begin niet.
Hoe kun je beter kennis en ervaring delen?
Gemeenten delen onderling eigenlijk nauwelijks kennis en ervaring is onze ervaring. Ook niet via King of VNG. Ik ben ervan overtuigd dat qua bedrijfsvoering iedere gemeente met eenzelfde problematiek zit of heeft gezeten; hier kan je dus van leren. Dan is het wel goed denk ik om bij en met andere (regio-)gemeenten om de zoveel tijd contacten te organiseren, want nu komt dat niet of te weinig voor. Je kunt ook naar het concept van ‘supergemeenten’ toe, waarbij gemeenten zouden moeten fuseren tot bijvoorbeeld minimaal honderdduizend inwoners. Zover komt het niet, denk ik. Misschien wel in de bedrijfsvoering via shared service centers of andere samenwerkingsvormen waarbij steeds, zeg, honderdduizend mensen minimaal bediend kunnen worden. Als je een vergelijk trekt met de veiligheidsregio’s, zijn dit wel landelijk negen regio’s geworden. Dat zou een mooi opstapje kunnen zijn naar verdergaande samenwerking.
Purmerend werkt in zijn financiële administratie ten aanzien van de gemeente Beemster overigens niet met een shared service center, want wij hebben gewoon hun taken en mensen overgenomen. Beemster ’s eigen financiële systeem is buiten werking gesteld en alles draait nu in ons financieel systeem Decade. Er is overigens nog wel een gescheiden, apart gecodeerde administratie, waaronder de facturen, en in die zin zijn wij ook niet gefuseerd.
Wat is bij factuurverwerking nu echt de grootste uitdaging?
Adoptie van leveranciers die één of twee keer per jaar een factuur sturen. Dat zijn er namelijk heel veel. Gevoelsmatig is dat 50 procent van onze leveranciers. De verwachtingen en communicatie met deze groep moeten duidelijk zijn en er moet met hen goede afspraken worden gemaakt. De eerste (test)factuur naar Factuurportal wordt eigenlijk gelijk de echte factuur voor deze groep, want een volgende factuur gaat (voorlopig) niet meer komen. Hen goed begeleiden is de grootste uitdaging, ook al zullen de juiste systeemmeldingen hier natuurlijk wel behulpzaam bij zijn. Als je als leverancier tien facturen of meer aan ons per jaar verstuurt, dan heb je al snel alleen maar profijt van Factuurtotaal. Bij minder facturen per jaar heb je ook wel profijt, maar moet er meer gecommuniceerd worden.
Waarom hebben jullie gekozen voor Factuurportal?
Allereerst omdat we in dit systeem inkomende, leesbare pdf-facturen kunnen verwerken. Het percentage inkomende pdf-facturen is bij ons nu dus al 30 tot 40 procent en dat percentage zien wij groeien. Het kunnen versturen van pdf’s biedt onze leveranciers gemak, zo simpel is het. Als je kijkt naar de concurrentie, dan was ons in ieder geval geen pakket bekend dat hetzelfde kon leveren. In ons geval is een integratie met Budget-tot-Betaling van 2020 vision natuurlijk ook een voordeel.
Digipoort kennen we nog niet zolang, daar moet ik eerlijk in zijn. Maar wat ik van hen begrijp is dat ze ook niet zoveel voor ons daadwerkelijk kunnen oplossen. Ze leveren voor ons namelijk geen complete oplossing, maar willen dan bijvoorbeeld bemiddelen ‘tussen oplossingen’. Dat werkt voor ons minder, wij hebben liever direct iets dat voldoet aan onze wensen.
Massale adoptie van e-factureren door het mkb is belangrijk, maar hoe dit aan te pakken?
Bij Factuurtotaal kijk je in hoeverre jezelf de foutieve factuur bewerkt of, met feedback, automatisch terug laat sturen naar je leverancier. We moeten nog uitzoeken wat optimaal is, wat de minste weerstand en dus de meeste adoptie oplevert. Voor het opzetten van deze communicatie met de leverancier moet er onder andere afgestemd worden tussen de afdelingen Financiën en Communicatie, waarbij dan uiteindelijk Financiën de brief of e-mail verstuurt of het telefoontje pleegt.
Een apart communicatieplan opstellen is in ons geval niet nodig denk ik. Dat ligt ook aan de projectgrootte. Inkomende facturen verder digitaliseren en verwerken vinden wij een relatief klein project, belangrijk maar te overzien. In tegenstelling tot bijvoorbeeld de inrichting van een nieuwe wijk en alles wat daarbij speelt. Daar komt namelijk wel een heel communicatieplan bij kijken. Maar bij het introduceren en stimuleren van factureren per pdf via Factuurportal denken we het met een of twee informatieve brieven te kunnen doen, met wellicht nog een apart traject voor de zojuist genoemde groep met een (zeer) lage factuurfrequentie. Dit zijn overigens typisch projecten die je gewoon moet doen. Je begint aan de rit, lost problemen gaandeweg op en vooral niet teveel gedoe eromheen.
Waar zijn jij en je team het meest trots op?
Eigenlijk ben ik niet zozeer trots op één ding maar op alles wat te maken heeft gehad met de digitalisering, niet alleen de implementatie van de workflow van de inkomende facturen. De managers waren ook vrij snel overtuigd toen ze zagen hoe het systeem draaide. We horen uit diverse hoeken dat ze erg tevreden zijn. Natuurlijk is het mooi om van anderen te horen dat het een succes is. Onze benadering is dan ook om elk project goed te doen, de één na de ander, en zeker niet tien tegelijk.
Nog een tip of advies voor andere gemeenten?
Betrek vooral al je stakeholders erbij, dan pas kan je mensen voor je winnen. Benoem alle voordelen. Als je groen licht hebt en gaat implementeren, betrek dan ook de mensen van de werkvloer erbij.
