Bedrijfsgegevens komen in 2014 in beweging nu het landschap voor zakelijke technologie sneller verandert dan ooit. Beslissingen ten aanzien van de locatie waar gegevens worden opgeslagen en decentralisatie van data staan steeds vaker centraal binnen de bedrijfsstrategie. Maar het mes snijdt aan twee kanten: de locatie van bedrijfsgegevens kan zowel een krachtig strategisch wapen zijn als de stabiliteit van de onderneming ondergraven.
In een recent rapport van mijn werkgever werden de locatie van gegevens en decentralisatie van data geïdentificeerd als een van vier belangrijke factoren die van invloed zijn op de besluitvorming en planning rond het datacenter en het reactievermogen daarvan. De andere drie factoren zijn bedrijfstransformatie, energiebeheer en risicobeheer & compliance. Elk van deze vier factoren biedt mogelijkheden om te innoveren of zakelijke voordelen te realiseren, maar vergroot tegelijkertijd de complexiteit van, en onzekerheid over de toekomstige gegevensbehoeften. Cio’s staan voor de opgave om deze vier factoren met elkaar in evenwicht te brengen om ervoor te zorgen dat de bedrijfsvoering zo min mogelijk wordt verstoord. In dit artikel gaan we nader in op de uitdagingen die de locatie van gegevens en decentralisatie van data met zich meebrengen.
Aansluiten op moderne bedrijfsbehoeften
De meeste bedrijven hanteren momenteel een heterogene datastrategie die bestaat uit een combinatie van intern en uitbesteed gegevensbeheer. Deze aanpak vindt zijn neerslag in de infrastructuur. Veel bedrijven doen in het ene geval een beroep op centrale gegevensopslag en kiezen in het andere geval voor gedistribueerde data. Deze willekeurige benadering sluit niet aan op de behoeften van alle bedrijven en al helemaal niet op die van grote ondernemingen die worden overstelpt door big data.
Cio’s hebben een groot aantal opties tot hun beschikking, en hun beslissingen ten aanzien van gegevensbeheer worden niet in een vacuüm genomen. Deze worden ingebed in bredere strategische besluiten.Voor het eerder genoemde rapport ondervroeg het onafhankelijke onderzoeksbureau Loudhouse 503 ict-besluitvormers binnen grote ondernemingen (met meer dan vijfhonderd werknemers en een omzet van meer dan een miljoen euro) in vier Europese landen. 90 procent van de respondenten gaf aan dat de nabijheid en het belang van hun bedrijfsgegevens verband houden met regelgeving en risicoreductie. Beslissingen over de locatie waar gegevens worden opgeslagen, kunnen niet los van de bredere bedrijfsstrategie worden genomen. Uit het rapport blijkt dat bedrijven hun gegevens op grote schaal verplaatsen. 72 procent van de respondenten heeft het afgelopen jaar overwogen om hun data op een andere locatie onder te brengen dan het hoofdkantoor. Dit percentage zal waarschijnlijk toenemen naarmate er meer flexibele opties voor de opslag van bedrijfsgegevens beschikbaar komen en regionale verschillen in prijzen en regelgeving duidelijker zichtbaar worden.
Het rapport ‘Data Centre Risk Index’ (Cushman Data Centre Risk Index 2012) onderschrijft deze bevindingen: ‘Datacenters waren traditioneel gevestigd in belangrijke economische centra zoals Londen en Amsterdam. Maar aangezien de meeste datacenter-toepassingen in het teken staan van opslag en minder hoge eisen stellen op het gebied van latency, kan men stellen dat het met het datacenter vanuit technisch oogpunt alle kanten op kan gaan, mits de regelgeving in acht wordt genomen.’
Strategisch denken
Uiteraard werken de invloed en druk beide kanten op. Nu de mogelijkheden op het gebied van gegevensbeheer groeien, krijgen cio’s de beschikking over meer strategische en budgettaire mogelijkheden. 86 procent van hen geeft aan dat de locatie van gegevens en hun nabijheid bij de onderneming steeds meer van invloed zijn op hun strategische visie. In 2014 staat het opstellen van een bedrijfsplan synoniem aan het opstellen van een planning voor de bedrijfsgegevens. En daarbij draait het niet louter om de kosten: 64 procent procent van de respondenten geeft aan dat het energieverbruik een belangrijke rol speelt in het denken van cio’s, en neen zelfde percentage noemt milieuoverwegingen en de beschikbaarheid van energie als groeiende invloeden op beslissingen rond de locatie waar gegevens worden ondergebracht. Geld is dus duidelijk niet de enige factor die een rol speelt.
En ook het regelgevingklimaat is volop in beweging. Twee op de drie cio’s ziet compliance als een belangrijk punt van zorg ten aanzien van de locatie waar gegevens worden opgeslagen. Internationale risico’s voor de informatiebeveiliging halen steeds vaker het nieuws. Deze nieuwsberichten hebben zowel betrekking op gegevenslekken als op de ontwikkeling van internationale beroepsorganisaties en standaarden. Bedrijven moeten een steeds meer holistische kijk hanteren op hun strategie voor het beheer van hun data en rekening houden met de regelgeving op de locaties waar zij hun gegevens opslaan en gebruiken. Daarnaast is het belangrijk oog te hebben voor de specifieke risico’s die gepaard gaan met de overdracht van gegevens tussen deze locaties.
Cloud-oplossingen kunnen waar nodig flexibiliteit bieden. 65 procent van de respondenten die voor het onderzoek werden ondervraagd, zei van plan te zijn om in de toekomst de cloud een belangrijker onderdeel van hun strategie te maken. Het in evenwicht brengen van de risico’s en voordelen is de sleutel tot succes wat betreft de inzet van nieuwe technologische hulpmiddelen zoals de cloud. Risicoreductie door middel van modularisatie, servicegebaseerde modellen voor het beschikbaar stellen van gegevens en een strategisch gebruik van de cloud moeten duidelijk hoog op de strategische agenda van bedrijven komen te staan.
Operationele verstoring terugbrengen
De uitdaging voor ict-organisaties is om overeenstemming te bereiken over de algemene koers die wordt gevaren ten aanzien van de locatie waar bedrijfsgegevens worden opgeslagen. Ze moeten daarbij rekening houden met de aanjagers en voordelen van verandering. Vervolgens moeten zij hun plannen voor het gegevensbeheer voortdurend evalueren en bijwerken naarmate de situatie verandert. Het belangrijkste uitgangspunt daarbij is dat wat een jaar geleden nog werkte, in de toekomst mogelijk niet langer uitkomst biedt. De snelle technologische vooruitgang vergroot immers de kans dat er op korte termijn aanpassingen nodig zijn. Voor cio’s is het uit den boze om hun datastrategie te laten verouderen.
Voor een effectief gegevensbeheer hebben cio’s regelmatig statusrapporten nodig over problemen rond de locatie van gegevens. Op basis van deze informatie moeten ze een goed doordacht plan opstellen voor het verplaatsen van gegevens indien dit voordelen kan opleveren. Nu steeds meer kwesties van uiteenlopende aard een rol gaan spelen bij beslissingen rond de locatie van bedrijfsgegevens, is het zaak om input te verkrijgen van mensen in andere functies, zoals juridische experts, professionals op het gebied van facilitair beheer en milieutechniek en financiële experts. Cio’s moeten oog hebben voor de waarde die hun collega’s in andere functies te bieden hebben buiten snelle kostenbesparingen. De locatie waar gegevens worden opgeslagen is niet langer een technologisch probleem. Het is de pijler van zakelijk succes.
De locatie van gegevens is een belangrijk punt van zorg voor moderne ondernemingen. Door beslissingen over de locatie waar gegevens worden opgeslagen beter af te stemmen op de bedrijfsstrategie, zullen cio’s hun beslissingen op dit gebied kunnen gebruiken als hefboom voor succes. Het datacenter is niet langer gebonden aan een specifieke locatie. Nu de bedrijfsgegevens in beweging komen, staan cio’s voor de opgave om de locatie waar deze worden opgeslagen te transformeren in een strategisch bedrijfsinstrument. In 2014 maken bedrijven met het meest flexibele gegevensbeheer de grootste kans om als winnaar uit de bus te komen.
@Arno
Stellen dat datacenter niet langer gebonden is aan een specifieke locatie lijkt me een onzinnige opmerking omdat niet alleen de infrastructuur bepalend is in de vorm van netwerk, stroom en koeling maar tegenwoordig dus ook betreffende de wetgeving. Wie nu nog met Safe Harbor principles wappert is als de Iraakse minister van informatie Mohammed Saeed al-Sahaf “There are no American infidels in Baghdad. Never!”
Roepen dat bedrijven met het meest flexibele gegevensbeheer de grootste kans hebben om als winnaar uit de bus te komen lijkt me een omgekeerde voorstelling van zaken als ik overweeg dat de eindverantwoording nimmer aan een provider gegeven kan worden. Maar misschien bedoel je alleen de technische kant van de opslag die inderdaad steeds flexibeler wordt door ontwikkelingen als storage virtualisatie. Nu is misschien latency niet zo’n probleem maar de bandbreedte zeker nog wel, lees nog eens de lessen die CIO’s geleerd hebben met Nirvanix. Gegevensbeheer is tenslotte meer dan opslaan alleen.
Ewout,
Je hebt een zeer valide punt. Latency en bandbreedte is hoe je het wendt altijd een aandachts punt.
De technische kant van flexibel gegevensbeheer is relatief makkelijk in te regelen. Ik zie wel veel uitdaging aan de politieke kant hier van. Wie doet de regie? Wie is er eindverantwoordelijk? Bij wie klop je aan als je een probleem hebt? Waar kan ik de data in geval van nood terug halen?
Dat is allemaal wel erg kort door de bocht en eenzijdig.
“het opstellen van een bedrijfsplan synoniem aan het opstellen van een planning voor de bedrijfsgegevens”
Volgens mij ga je dan snel failliet. Je hebt je data mooi op orde maar verkoopt niets . . .
Aan het einde van een hele reeks sofware staat nog altijd een fysiek opslagmedium, dat mis ik en beetje. Verder geloof niet in het rondom hopsen met data om wat geld te besparen.
De technologie verandert, bij mensen gaat dat gelukkig wat langzamer.