Is Sharepoint wel dé ECM/DMS/RMS-oplossing?

Sharepoint wordt steeds meer ingevoerd als dé ecm oplossing. Van oudsher is Sharepoint onder andere bekend als Intranetsoftware, maar het advies wordt steeds meer gegeven om Sharepoint in te zetten als een document management (dm)- en record management (rm)-systeem. Het streven is dat met Sharepoint iedereen binnen een organisatie onderdeel moet kunnen uitmaken van het ecm-proces.

In vergelijking tot traditionele document management (dm)- en record management (rm)-systemen is Sharepoint geen dms of rms. Om Sharepoint te kunnen gebruiken als dms/rms is er bijna altijd een andere leverancier nodig. Op het gebied van documentmanagement- en recordmanagement systemen zijn er nog relatief weinig afgeronde en bewezen oplossingen van leveranciers op het Sharepoint-platform. Steeds meer organisaties overwegen of zetten Sharepoint in als dms- of rms-oplossing, maar er zijn nog veel uitdagingen.

Groei als dms/rms

Volgens het onderzoek ‘Sharepoint strategies and experiences’ in 2010 van AIIM werd Sharepoint voor ongeveer 12 procent ingezet als rms. Ongeveer 50 procent gebruikte Sharepoint als documentmanagement voor versiebeheer en check-in/check-out, maar dit gebruik mocht niet beschouwd worden als de geprefereerde dms. Sharepoint werd voor slechts 12 procent gebruikt voor het vastleggen van gescande images, wat in tegenstelling tot traditionele ecm oplossingen vrij laag was. In 2010 was de discussie veel meer of Sharepoint kon groeien als dms/ecm oplossing en of Sharepoint de documentmanagement, recordmanagement en social collaboration behoeften en problemen bij organisaties kon helpen oplossen.   

Vanwege het feit dat veel organisaties vandaag de dag Sharepoint al in huis hebben, gaat de discussie nu veel meer over hoe Sharepoint als ecm/dms/rms-oplossing succesvol in te zetten, in combinatie met de noodzakelijke maatwerk en add-ons van andere leveranciers. Add-ons zijn stukjes software die nieuwe functies of functionaliteiten toevoegen. Volgens het onderzoek van AIIM ‘Sharepoint 2013 – clouding de issues?’ en volgens de publicatie van Thedmcollaborators.com ‘Is Sharepoint still an IT-driven DM solution’, is de rol van Sharepoint als dms/ecm oplossing groter geworden binnen organisaties (538 respondenten). 31 procent van de organisaties hebben aangegeven Sharepoint te zien als hun primaire dms/ecm oplossing, 10 procent geeft aan dat Sharepoint hun enige dms/ecm oplossing is en 57 procent gebruikt Sharepoint voor een of andere vorm van dms/ecm. Ondanks dit hoge percentage van gebruik worstelt 26 procent van de organisaties met hun Sharepoint-implementatie, is de implementatie bij 7 procent gefaald en is bij 27 procent de vooruitgang van de implementatie tot stilstand gekomen. Terwijl 40 procent van de organisaties doorgaat, typeert maar 6 procent de implementatie van Sharepoint als een groot succes. Dit komt erop neer dat ongeveer 60 procent van de organisaties het moeilijk hebben met de implementatie van Sharepoint als ecm/dms/rms.

Volgens de respondenten heeft Microsoft in de laatste versie van Sharepoint (2013) de zoekfunctie en navigatie sterk verbeterd en is er een nauwere integratie van Outlook, Exchange en Lync met Sharepoint gerealiseerd. Ondanks de verbeteringen blijft het gebruik van Sharepoint in zijn basis vorm een grote uitdaging voor organisaties. Uit het onderzoek blijkt dat maar 18 procent van de organisaties Sharepoint in zijn basis vorm gebruikt als dms/ecm oplossing en dat 30 procent een aangepaste vorm van Sharepoint gebruikt. Om Sharepoint te laten voldoen aan de behoeften van dms/rms gebruikt een meerderheid van 52 procent Sharepoint met tenminste enige maatwerk en/of add-ons van andere leveranciers.

Pluspunten en valkuilen

Mijn ervaring is dat Sharepoint in tegenstelling tot de traditionele dm- en rm-systemen het principe en gedachtegoed van een dms/rms dichter bij de eindgebruikers heeft gebracht. Met Sharepoint is de invoering en gebruik van een dms/ecm gestegen binnen organisaties en onder eindgebruikers. Sharepoint stimuleert bewust het digitaal werken bij niet alleen informatiespecialisten, maar vooral bij een grotere groep gebruikers, de zogenaamde ‘leken’. 

De valkuilen van Sharepoint izijn dat het in tegenstelling tot traditionele dm-/rm systemen laagdrempelig in gebruik lijkt te zijn en hebben beslissers en eindgebruikers het beeld dat Sharepoint in zijn basis vorm eenvoudig te gebruiken is als dms/rms. Bij beslissers leeft ook veelal het beeld dat het gebruik van Sharepoint zonder al te veel kennis en training van medewerkers moet lukken. Sharepoint wordt ook nog over het algemeen vanuit de ict-afdeling geïmplementeerd met een zwaartepunt op de techniek in plaats van op de toegevoegde waarde voor de bedrijfsprocessen en organisatiedoelstellingen. Met Sharepoint koop je als organisatie geen standaard ontwikkelde dms/rms. Sharepoint is wel een platform met steeds meer dm- en rm-functionaliteiten, maar is geen vastomlijnde dms/rms die af is.

Door de ongenuanceerde beelden die er leven bij beslissers en ict’ers, is het wel of niet succesvol implementeren van Sharepoint een grote uitdaging. Ook de migratie van de ene Sharepoint-versie naar een nieuwe Sharepoint-versie is behoorlijk anders dan bij traditionele dm- en rm-systemen. Vanwege het feit dat de basis van Sharepoint in de meeste gevallen wordt gewijzigd en aangevuld met add-ons van andere leveranciers moeten organisaties, indien ze willen overgaan naar een nieuwe basisversie van Sharepoint, Sharepoint opnieuw inrichten. Sharepoint is een flexibel platform dat zich goed leent om maatwerk te realiseren, maar het succes als dms/rms hangt niet alleen af van Microsoft, maar ook van andere leveranciers die de ontwikkelde add-ons aanbieden, leveranciers die migratietools kunnen aanbieden en van de beelden die er zijn bij organisaties over wat Sharepoint nou echt is.