Voor een doorsnee bedrijf zou het een nachtmerrie zijn: achttienhonderd rechtspersonen die grotendeels zelfstandig zijn. Dochterondernemingen die financiële diensten kunnen afnemen van het hoofdkantoor, maar ook voor eigen systemen kunnen kiezen. De Protestantse Kerk in Nederland is op die manier georganiseerd. Dat maakte de overstap naar Single Euro Payments Area (SEPA) tot een uitdagend traject, ook voor het testproces.
De Protestantse Kerk in Nederland (PKN) ontstond in mei 2004, toen de Nederlandse Hervormde Kerk, de Gereformeerde Kerken in Nederland en de Evangelisch-Lutherse Kerk samengingen. De ruim twee miljoen leden wonen in een van de achttienhonderd gemeenten die de kerk telt. Bij het hoofdkantoor van PKN in Utrecht komen van de leden betalingen binnen via acceptgiro, overschrijving en incasso. Daarnaast moeten de salarissen (traktementen) van de predikanten verwerkt worden én kan het publiek geld doneren aan goede doelen. Ten slotte zijn er de reguliere geldstromen, zoals het uitbetalen van salarissen aan het eigen personeel.
Henk Lubberts was de projectleider bij de overstap naar SEPA. Hij legt uit dat de transitie al in een vroeg stadium op de agenda van de PKN kwam te staan. ‘Sinds 2008 volgde de PKN de ontwikkeling rond SEPA. In 2012 was de einddatum bekend: 1 februari van dit jaar.’ In zekere zin gaf die harde einddatum net zoveel duidelijkheid als eerder de millenniumbug en de overstap op de euro. Lubberts: ‘En die duidelijkheid was meteen ook het gevaar, omdat veel medewerkers de neiging hadden de complexiteit van SEPA te onderschatten. Het millenniumprobleem en de euro-omschakeling bleken immers nogal mee te vallen.’ De projectleider wilde in een vroeg stadium aan de slag vanwege de complexiteit van de organisatie. ‘We wilden ruim voor de deadline alle systemen aangepast en getest hebben.’
SEPA als ijsberg
Al snel bleek de omgang met SEPA als een ijsberg te zijn: de grootste problemen zie je niet. Met name op het gebied van automatische incasso zijn de veranderingen groot. Ook bleek het een hele klus om de complete betaalketen te testen. ‘Daarnaast is SEPA geen echte standaard. Niet alleen heeft elk land zijn ‘dialecten’, maar ook kent elke bank eigen interpretaties die afwijken van het rulebook. Bijvoorbeeld bij het afronden van de decimalen.’
In een projectgroep ontstond een beeld van de complexiteit. Vooral in de relatie tot de individuele gemeenten, waarvan sommige alles op financieel gebied door het hoofdkantoor laten verzorgen, maar andere zelfstandig met financiële pakketten naar keuze werken. ‘Daarnaast inventariseerden we wat er bij ons en onze leveranciers aangepast moest worden om de overstap succesvol te maken: denk aan de softwareoplossing die de uitbetaling van de salarissen van de medewerkers verzorgt, of de betaling van de traktementen’, herinnert Lubberts zich.
Ervaren tester nodig
Al snel bleek dat PKN voor al deze connecties en interfaces een ervaren tester nodig had. ‘Iemand die de kerk met alle complexiteit snapt. Een tester met ruimte ervaring, maar vooral ook iemand die goed kan communiceren. Geen tester, kortom, die zich alleen met regels software zou bezighouden, maar iemand die advies kon geven en over de verschillende schuttingen heen kon kijken. Die vonden we bij Salves, in de persoon van Jan-Willem de Jong.’
De Jong: ‘Toen ik kwam, was er al een consultant van Enigma die de sessies met de stuurgroep begeleidde. Ik bouwde voort op het traject dat Enigma had geschetst. Samen met Lubberts nam ik de regierol.’
Directe payment-hub
Een van de bankrelaties van PKN is SKG, de Stichting Kerkelijk Geldbeheer. Dit is de financiële dienstverlener voor kerken en kerkelijke instellingen, aangesloten bij de Protestantse Kerk Nederland. Lubberts: ‘Wij wilden een directe payment-hub, niet meer via Equens, dat tot de invoering van SEPA de hofleverancier was voor alle betalingen. Dat zijn ze nu niet meer, er is keuzevrijheid.’
De Jong: ‘Er moesten dus directe connecties komen tussen PKN en de banken: ING Bank, Rabobank, ABN AMRO en Van Lanschot, via SKG. Via de laatstgenoemde verbinding wordt het grootste deel van de traktementen uitbetaald aan de predikanten vanuit de dienstenorganisatie. Een ander type verbinding maakt het innen via incasso’s mogelijk. Het geheel aan verbindingen moest zo ingericht worden, dat PKN zogezegd in control zou zijn.’
In het hart van het betalingsverkeer van de donateursadministratie draait een softwareoplossing van RDMS. Het gaat daarbij om een hybride pakket dat deels in de cloud draait, maar lokale kopieën maakt. Van hieruit worden grote bulkbetalingen gedaan. In de loop van het traject besloot PKN over te stappen van ING Bank naar ABN AMRO, vooral doordat deze bank gunstiger tarieven hanteert voor Goede Doelen-organisaties. De Jong: ‘Bij dit systeem kwam veel complexiteit bij elkaar. Niet alleen vanwege de grote hoeveelheid betalingen, maar ook vanwege het complexe testtraject met de bank.’ Om die reden onderhield de tester samen met een specialist van RDMS nauw contact met ABN AMRO.
Naast de lagere tarieven voor Goede Doelen had deze bank nog een voordeel: er konden complete ketentesten uitgevoerd worden, terwijl andere banken – zoals ING Bank en de Rabobank – dit in veel mindere mate mogelijk maakten en veel meer een virtuele tool aanboden.
SEPA: leertraject voor alle partijen
Lubberts: ‘We liepen als PKN voor de muziek uit, zodat ook RDMS en de bank samen met ons een leertraject doormaakten.’ Door de omvang en complexiteit van het traject had PKN op hoog niveau toegang binnen de bank.
ABN AMRO maakte het mogelijk 99.999 betalingen in één keer te verrichten, zodat de bestanden niet hoeven te worden opgeknipt. Opknippen maakt de kans op fouten groter en het is onduidelijk of in een dergelijke situatie alle tranches worden geblokkeerd, of alleen het blok waar de fout zit. Een andere wijziging in het proces was, dat PKN zelf de regie wilde gaan voeren over het transactieproces.
Lubberts: ‘Vanuit RDMS bestaat er nu een directe lijn met ABN AMRO. Voorheen maakte RDMS de selectie, bood deze bij de bank aan en wij kregen de afschriften. We konden dus slechts naderhand controleren. Nu zijn wij in de lead. Het is weliswaar geheel geautomatiseerd, maar we kunnen de bestanden vooraf controleren.’ Nadat PKN de bestanden heeft vrijgegeven, verzorgt RDMS de betaling. De Jong: ‘Maar voor noodgevallen is er een extra verbinding tussen het hoofdkantoor van PKN en de bank, zodat de betaling toch kan plaatsvinden.’ Als extra waarborg zijn ook de oude ING-rekeningen nog steeds beschikbaar. Alle verbindingen met de banken zijn getest en vrijgegeven voor gebruik.
Incasso bleek uitdaging
Dit alles moest natuurlijk getest worden en daarbij komen fouten aan het licht, waar je ze het minst verwacht. Een heel praktisch probleem was bijvoorbeeld SEPA Incasso. Lubberts: ‘Normaal heeft een incasso een ID, gebaseerd op het KvK-nummer van de incasseerder. Bij ons zijn er achttienhonderd gemeenten die incasseren, maar die staan alle geregistreerd op hetzelfde KvK-nummer.’
Met de Betaalvereniging Nederland, de organisatie die alle banken in Nederland vertegenwoordigt, kon PKN afspreken dat het mogelijk werd een Incasso-ID samen te stellen uit het centrale KvK-nummer, aangevuld met een nummer per gemeente. Ook dat werd natuurlijk getest. De Jong: ‘Toen bleken twee gemeenten hetzelfde nummer te hebben door een tikfout bij het ingeven van de ID’s. Het blijft mensenwerk.’ Was het niet getest, dan had het wellicht geleid tot een betaalblokkade, meent De Jong.
Ruim voor de deadline wist het team de SEPA-overstap af te ronden. Henk Lubberts kan zich nu weer richten op zijn dagelijks werk bij PKN: fondsenwerving.
