De transitie van de werkplekken en het rekencentrum van de gemeente Almere bij oude leverancier Atos naar de nieuwe partner Fujitsu gaat uiterst moeizaam. Accountant Price Waterhouse Coopers (PWC) heeft in een rapportage bij de jaarrekeningcontrole gewezen op de grote risico's voor de continuïteit van de ict-dienstverlening. Op last van B&W is er een verbeterplan opgesteld waarmee de gemeente dit voorjaar de overgang toch denkt te kunnen afronden.
Fujitsu is afgelopen 1 augustus officieel begonnen als nieuwe ict-partner voor de gemeente Almere (2400 werkplekstations). Na een aanbesteding volgt de ict-dienstverlener Atos op en gaat het voor minimaal vier jaar de werkplek- en rekencentrumdiensten verzorgen. Daarbij wil de gemeente ook de ict-infrastructuur vernieuwen, een ‘nieuwe werken’-concept invoeren en een tweede datacenter als uitwijkcentrum laten inrichten.
Ook moet de aansturing worden verbeterd via een service level agreements-checklist en een uniformering van het leveranciersbeheer middels ISO 27002. De samenwerking met leverancier-van-het-eerste-uur Atos verliep namelijk niet soepel. Er was herhaaldelijk gedoe over de monitoring van de prestaties en de kosten en tot twee keer toe waren er grote ict-storingen die het werken onmogelijk maakte.
Gevaar voor continuïteit
Ruim zeven maanden nadat Fujitsu als nieuwe ict-partner door de gemeente Almere werd binnengehaald is de overgang naar de door de nieuwe partner ingerichte en beheerder ict-omgeving echter nog steeds niet afgerond. Accountant PWC blijkt afgelopen najaar in een jaarrekeningrapportage de gemeente al gewezen te hebben op de grote impact die de migratie heeft op de organisatie. ‘2013 is evenals 2012, een jaar van grote veranderingen op it-gebied. Vooral de transitie van uw leverancier Atos naar Fujitsu heeft grote impact op uw organisatie. Het traject heeft een lange doorlooptijd, verloopt moeizaam en beperkt de beschikbaarheid van uw eigen mensen en middelen’, schrijft PWC aan het college van B&W.
Het bureau stelt vast dat opgelopen vertraging onder andere heeft geleid tot een verlenging van de overeenkomst met Atos en het uitstellen van investeringen in hardware (HP-switches en -servers en Unix-systemen), een ict-beveiligingsassessment voor DigiD en de Oracle 11-implementatie (Oracle 10 wordt niet meer ondersteund). ‘Wij benadrukken dat het niet vervangen van end-of-life it- componenten gevolgen kan hebben voor de continuïteit van uw geautomatiseerde gegevensverwerking en kan leiden tot down time en data-verlies’, waarschuwt PWC.
Verbeterplan
Het bureau snapt dat de gemeente niet wil investeren in de oude Atos-omgeving. PWC raadt wel aan een overzicht te maken van de componenten die minimaal vervangen moeten worden om de risico’s van verouderde hardware te beperken en de continuïteit van de kritische systemen en data te waarborgen. Dat het college een verbeterplan heeft opgesteld en mede op basis hiervan de projectorganisatie en -aanpak heeft aangescherpt, juicht PWC toe maar de accountant adviseert de gemeente ‘dringend om blijvend aandacht te houden voor de voortgang en kwaliteit van het transitietraject.’
Wel moet hierbij de kanttekening worden gemaakt dat de gemeente al van begin af aan zich bewust was van de complexheid van de ict-transitie zou betekenen. Het contract met Atos betekende in 2007 de eerste keer dat Almere zijn ict uitbesteedde; zo’n 45 man moesten overstappen naar de ict-dienstverlening. Het contract met Fujitsu – het telefoniedeel is overigens naar Imtech gegaan en wordt wel naar tevredenheid uitgevoerd – is een tweede-genereratiecontract voor minimaal vier jaar (met verlengingsopties van twee keer twee jaar). De waarde van het contract is 14,5 miljoen euro, waarbij de gemeente voor de transitie een extra voorziening heeft opgenomen van 2,6 miljoen euro. Daarvan is inmiddels al zeker 1,6 miljoen euro uitgegeven.
Capaciteitsgebrek
Het college heeft PWC laten weten dat er actief wordt gestuurd op het project en dat naar verwachting in het voorjaar 2014 de transitie en migratie kan worden afgerond. Een zegsvrouw van de gemeente reageert echter niet op de vraag of Fujitsu wel de capaciteit in huis heeft om het omvangrijke transitietraject uit te voeren. De Japanse ict-dienstverlener is in Nederland geen grote speler, maar heeft in Nederland wel al een aantal grote klanten, waaronder recent ING, die aandacht vergen. De woordvoerster erkent wel dat de uitvoering trager verloopt ‘dan dat we vooraf hadden beoogd. Dat is inherent aan een transitieproces.’ Ook een zegsman van Fujitsu wil niet inhoudelijk ingaan op vragen hierover.
Zo zie je maar dat het uitbesteden van ICT vaak belachelijk is. En bovendien erg duur, werknemers jawel de gene met kennis zijn vaak de dupe. En krijgen een projectcontract voor de duur van het project.
Een gebrek aan Goed Opdrachtgeverschap? Het lijkt er wel weer op.