Werken met Indiërs wérkt!

In de it wordt offshore outsourcing veelvuldig toegepast. Met name India is een populaire outsourcing locatie, simpelweg vanwege de bekende voordelen als de aanwezigheid van veel gekwalificeerde it-professionals die een kwalitatief goede dienstverlening bieden tegen zeer lage kosten. Toch wordt er regelmatig negatief gesproken over de samenwerking met Indiërs.

Zo lees ik vaak over vooroordelen die de samenwerking zouden belemmeren, zoals het tijdverschil,  het cultuurverschil, de taalbarrière, en bovendien zouden Nederlandse it’ers de Indiase collega’s soms zien als een bedreiging voor hun baan. In mijn werk als Scrummaster vaak samen met Indiërs, en belicht ik graag ook eens de positieve kanten van de offshore-constructie.  

Hoewel kostenbesparing vaak een belangrijk argument is voor offshore outsourcing, is met name de overvloed aan goed geschoold it-personeel in India interessant. It-bedrijven in Nederland hebben grote moeite met het vinden van het juiste personeel. Er is sprake van een tekort aan it-professionals. Zo voorspelt Nederland ICT in 2017 een tekort van ruim 6800 ict’ers. Dit probleem wordt alleen maar groter vanwege de vergrijzing en het feit dat weinig mensen een technische opleiding kiezen.

Vooroordelen over Indiërs

De meest gehoorde vooroordelen over het werken met mensen uit lageloonlanden zoals India zijn het tijdsverschil, het cultuurverschil en de taalbarrière. Zo schreef Frank Garten het boek ‘Werken met andere culturen’. Hierin beschrijft hij dat cultuurverschillen vaak leiden tot verwarring en irritatie. Een opvallende uitspraak van een Nederlandse it-manager uit het boek: ‘Ze missen competenties, en wat ook zo typisch is aan die Indiërs: als het project uitloopt zeggen ze dat niet, ze blijven zeggen dat ze de deadline zullen halen, terwijl dat totaal onrealistisch is. Ze zijn zó onbetrouwbaar.’

Positief over samenwerking

Ik werk op dit moment bij een  pensioenverzekeraar die business Intelligence-oplossingen maakt voor verschillende vermogensbeheer-afdelingen. Het project bestaat uit een team van één designer, vier business-Intelligence engineers, waarvan twee afkomstig uit India, en een tester/Scrummaster. Mijn rol is die van Scrummaster en mijn voornaamste taak is het faciliteren van Scrum-meetings. Daarnaast houd ik mij bezig met richting geven aan het werk dat uitgevoerd moet worden, overleggen met de product owner over prioriteiten, het aansturen van het team op velocity en het behalen van het beoogde einddoel. De keuze voor het werken met Indiërs was in dit geval voornamelijk een budgetkwestie.

Met de twee business-Intelligence engineers uit India werk ik sinds juli 2013 intensief samen. Ze zijn in september voor een volledige sprint van twee weken naar Nederland gekomen. Verder is er elke ochtend contact via Google Hangout voor de Daily Scrum (stand-up). Ze zijn betrokken bij alle Scrum-meetings. Voornamelijk is er contact via een messenger service of via Google Hangout, telefonisch contact is er nauwelijks.

Ondanks dat binnen het project de samenwerking met Indiërs zeer goed verloopt, is het in het begin wel even zoeken geweest naar het juiste level van communiceren. Omdat het project zich heel specifiek bezighoudt met het maken van bi-oplossingen voor vermogensbeheer, was er in de beginfase een gebrek aan inhoudelijke kennis. Hier heeft afkomst echter niets mee te maken, iedereen  moet eerst inhoudelijke kennis vergaren en leren omgaan met het vakjargon. Tijdens de beginfase moest het team ook wennen aan de Engelse taal. Vooral in de situaties waarbij technisch inhoudelijke discussies noodzakelijk waren (brainstormsessies), werden de Indiërs eerst buitengesloten. Dit is vooral verbeterd nadat de Indiërs twee weken in Nederland fysiek met het team hebben meegewerkt.

Het tegenspreken van vooroordelen

De vooroordelen die heersen over Indiërs kloppen niet altijd met de werkelijkheid. Kijkend naar bijvoorbeeld het tijdverschil tussen Nederland en India, dan hoeft dit geen probleem te zijn met een flexibele instelling en flexibele werktijden. Het werken met Indiërs bevordert hiermee het nieuwe werken omdat het noodzakelijk is verschillende en flexibele werktijden binnen het team te hanteren.

Een absoluut aandachtspunt voor de communicatie is het feit dat Indiërs een zachtaardiger karakter hebben. Ze zijn minder open en direct, willen het liefst pittige discussies vermijden en zijn voorzichtig met het geven van kritiek. De oplossing voor dit cultuurverschil is mijns inziens allereerst geduld te hebben en energie te steken in het opbouwen van een duurzame relatie om goed te kunnen samenwerken. Vooral in het begin is het van belang om de Indiase collega’s te betrekken bij alle conversaties en zorgvuldig door te vragen wanneer ze makkelijk met iets akkoord gaan. Geef ze tijd om ergens op te reageren en geef ze ruimte om kritiek te geven.

Qua taalgebruik is mij opgevallen dat Indiërs vaak veel beter in Engels zijn dan Nederlanders. Omdat de taal voor beiden geen moedertaal is komt een misverstand/spraakverwarring wel eens voor, maar dat ligt dus zeker niet altijd aan de Indiërs. Met wat geduld en het herhalen van een aantal woorden lukt het altijd om elkaar uiteindelijk te begrijpen. Een connectie die stabiel werkt is daarbij wel een voorwaarde om goed te kunnen samenwerken in offshore situaties.

Een andere negatieve beleving bij Indiërs is dat ze volgens sommige Nederlanders een bedreiging vormen voor hun baan. Hier valt wel iets voor te zeggen. Twee Indiërs kosten namelijk minder dan de helft van het uurloon van één extern persoon. Dus het is zeer interessant in de huidige markt om naar India uit te wijken. En dat kan betekenen dat er minder consultants in Nederland worden ingehuurd. Toch worden medewerkers uit India eerder (tijdelijk) toegevoegd aan een project dan dat ze echt medewerkers uit Nederland vervangen.

Regels voor succesvolle samenwerking

Ik ben van mening dat voor een succesvolle samenwerking het belangrijk is dat er duidelijk en vooral eenduidig gecommuniceerd wordt. Wanneer er sprake is van miscommunicatie dient de Scrummaster in te grijpen om de communicatie in goede banen te leiden. Verder werken Indiërs over het algemeen ontzettend snel en zijn ze ook heel flexibel. Daarom is het verstandig om een paar ‘regels’ in acht te nemen om de samenwerking zo soepel mogelijk te laten verlopen. Namelijk: 

• Communicatie-aspect: maak vooraf duidelijke afspraken over verwachtingen en geef de gelegenheid om elkaar open en met respect te benaderen en te communiceren;
• Sociaal aspect: maak vooral even een kort niet zakelijk praatje over het weekend, feestdag, familie, et cetera om de dag mee te beginnen;
• Complimenten: Indiërs zijn erg gevoelig voor kritiek en voor complimenten. Dus daar moet je oprecht en voorzichtig mee omgaan.

De ultieme tip om de samenwerking met Indiërs succesvol te maken is ‘respect!’ Respect voor elkaars cultuur, manier van werken en kennis. Alsmede een open, heldere en duidelijke communicatie. Wanneer je je als organisatie of it-collega aan de sociale vaardigheden houdt, verbetert dat de samenwerking enorm. Tevens is een omgeving waarin vragen gesteld mogen worden belangrijk. Want misverstanden kunnen alleen voorkomen worden als je er met elkaar over kunt praten. En dat is ook een kwestie van wennen aan elkaar.

Uit mijn ervaringen kan ik met een gerust hart zeggen dat werken met Indiërs wérkt! Wat zijn jouw ervaringen over werken met Indiërs in een offshoring-constructie?