Archiveren van email is net zoiets als een verzekering afsluiten. Je doet het soms omdat het verplicht is, maar ook omdat je het archief nodig hebt als het goed mis gaat. Ben je je er wel bewust van hoe belangrijk het is om snel terug te kunnen zoeken in email? Nee? Dan is er zeker nog nooit iets misgegaan?
De belastingdienst stelt als eis dat de administratie van een onderneming zeven jaar wordt bewaard, en wel zodanig, dat het ook weer ingezien kan worden. Ook facturen, afspraken en agenda’s vallen onder de administratie. En wie maakt er nou geen afspraken via email? Factureren gaat tegenwoordig ook steeds vaker via email, en de agenda staat ook in Exchange. Daarmee is het bewaren van email dus gedurende zeven jaar verplicht. Als je zaken doet met het buitenland, of je hebt een vestiging in het buitenland, maar ook als je in een bepaalde sector actief bent, dan kunnen er nog hogere eisen worden gesteld aan die bewaarplicht.
Stel, je doet wat veel organisaties doen. Je zet een limiet per persoon, een quotum van enkele gigabytes op de email, en je vraagt aan je werknemers of ze regelmatig hun mail willen ‘opschonen’. Je gaat er even van uit dat de belastingdienst niet moeilijk doet. Wat gebeurt er dan als jouw bedrijf opeens in een hoog oplopend juridisch conflict terecht komt? Dan kan plotseling iedere email die voorheen redelijk onbenullig leek, het grootste verschil uitmaken. Dan wordt het opeens belangrijk; hoe werd er intern over die ene klant gesproken? Welke afspraken werden er – ook intern – over deze klant gemaakt? In zo’n geval ben je blij met elk bericht dat je nog terug kunt vinden.
Probleem
Bewaren van email is dus verplicht en verstandig. Maar met een standaard Exchange-server is dat niet te doen. De opgehoopte, nooit gebruikte email gaat dan een onevenredige druk leggen op die Exchange-server. Gaan we dan toch ‘opschonen’? Met de gigabytes van het bewuste quotum? En de essentiële correspondentie en afspraken uitprinten voordat ze digitaal worden gewist? Helaas, daar gaat de belastingdienst niet mee akkoord. Digitale correspondentie moet ook digitaal worden bewaard. Met het oog op eventuele rechtszaken en de snelheid van terugzoeken, is het ook verstandiger om email digitaal te hebben, en wel alles – en niet een deel.
De backup is toch ook archief?
Kan dan de backup niet als archief worden gebruikt? Die hebben we toch al. Ja, het zou kunnen, maar er kleven wel twee bezwaren aan:
Zoeken in backups is (heel) lastig. Backups zijn heel slecht doorzoekbaar. Bewaarde administratie moet in te zien zijn, en dat is met backups maar beperkt het geval.
Backups worden niet geconverteerd (archieven wel). Een echt archief wordt meegenomen bij een eventuele conversie naar een nieuw systeem. Een backup wordt nooit geconverteerd. Dus wanneer het bedrijf overschakelt op een nieuw systeem, is de backup waardeloos. Voor de backup is dat misschien niet zo van belang, maar voor een ‘backup-als-archief’ wel.
Oplossing
De technische oplossingen zijn er. Er zijn systemen die ervoor zorgen dat op basis van bepaalde regels, email volautomatisch naar een archief wordt weggeschreven. Dat archief bevindt zich dan op een apparaat dat veel goedkopere opslag biedt dan de Exchange server. Vaak is dat wel trager dan de Exchange server zelf, maar dat is toch minder belangrijk. Alle mail blijft wel benaderbaar. Zoeken in email kan wel heel snel, en het terugvinden van email die gaat om een bepaald onderwerp, denk aan het juridische conflict, kan in een handomdraai. In sommige gevallen is zelfs zoeken met een app op de mobiele telefoon mogelijk.
Soms hebben dat soort systemen nog meer functies. Omdat het min of meer gaat om een schil om Exchange heen, kan zo’n systeem bijvoorbeeld ook bijhouden wie wanneer toegang had tot welke gegevens. Of kan worden ingesteld dat gebruikers bepaalde bestanden niet mogen versturen (bijvoorbeeld databases, muziek of video).
Een goed archiveringssysteem voor Exchange kan een hoop kopzorgen schelen. Net als een verzekering.
Henri,
Het viel me op dat je altijd met een lang verhaal komt als iemand kritisch naar je reactie kijkt. Wat raakt je?
Als je goed kijkt dan zou je zien dat ik geen tegenstaander van cloud ben maar wel iemand die feiten op een rij zet en niet met tunnelvisie naar een oplossing kijkt. In dit kader benoem ik voor- en nadelen van een product, technologie, aanpak etc.
Ik ben onafhankelijk van cloud, het is de bron van mijn inkomen niet. Dit is ook weer een groot verschil tussen ons.
Ik heb die kruidendokter niet verteld dat hij beter zijn gezichtsveld zou moeten verbreden en niet alleen beperkt kijken naar zijn middel en waarschijnlijk de tijdelijke en beperkte effecten daarvan, nee dat had geen zin. Daarom ga ik ook verder niet in op je reactie hierboven.
P.s. ik doe geen afbreuk aan wat je schrijft. Soms leg ik je voor welke aspecten nog verder aan je voorstel kleven, gebaseerd op mijn ervaring (die ook niet 100% goed en compleet is)
archiveer je om kosten te verlagen? of om eventuele backup problematiek te verbeteren? of juist om regel- en wetgeving (waarbij kosten van hard-en software ineens minder relevant kunnen zijn? of is een email waarin de ene medwerker de ander bedreigd of sexueel intimideert bijzonder relevant bij het aanvoeren van bewijs en daarmee prettig danwel erg vervelend om in een archief te hebben..?
of het een cultuurshock oplevert? met tegenwoordige mogelijkheden kan een archiveringsoplossing transparant functioneren voor de gebruiker.
het voornaamste waar ik het mee eens ben is: Een goed archiveringssysteem voor Exchange kan een hoop kopzorgen schelen.
wat een goed systeem is, hangt natuurlijk sterk af van de mate van kopzorgen en of dat technisch of organisatorisch is.
Reza, vergelijkingen met een kruidendokter is niet kritisch kijken maar een manier om iemands mening in diskrediet te brengen. Net als dat je probeert een argument te gebruiken dat ik afhankelijk ben van cloud om mijn geld te verdienen, ook dat is niet waar. Ik bied kennis en ervaring aan organisaties die net als ik de mogelijkheden van cloud computing zie. Ik verkoop geen cloud. Je hebt het over tunnelvisie, zelf zie ik dat niet zo. Ik sta juist open voor heel veel dingen, jij bent het die zich richt op beperkingen, ik kijk juist naar de mogelijkheden.
Prive kunnen we prima met elkaar overweg, maar ons visie op automatisering verschilt heel erg waardoor we steeds botsen.
Ik word soms ook moedeloos over hoe cloud aan de man gebracht word, maar dat betekent niet online diensten daarmee meteen niet goed zijn. Ik investeer zeer veel tijd in onderzoek en ben zeer praktisch ingesteld waardoor ik mij sterk voel in de boodschap die ik breng, daar zit in mijn ogen weinig “spin dokter” of hijgerig hypen zoals Numoquest dat noemt in. Dat online diensten niet voor alles, iedereen en elke situatie is lijkt mij evident. Niettemin geloof ik in een toekomst waarmee je steeds minder IT op locatie doet en steeds meer met gebruik in plaats van bezit. Alle signalen en trends bevestigen dat ook.
@Henri
Jij bent inderdaad de Johan Cruijf – ogen gericht op de bal – maar helaas wel in het tennisspel want de uitzonderingen die ik zie zijn tenslotte vaak de regelmaat in Core IT land, we kijken dus vooral vanaf verschillende lagen naar de cloud. Nu gaat dit artikel helemaal niet over de cloud maar over archiveren, in dit geval specifiek voor Exchange.
Wat in dit artikel vrij onbesproken blijft is waarom je zou moeten archiveren, in reacties komen goede argumenten aangaande proces en compliance maar de auteur zelf blijft opvallend stil. Want afhankelijk van je datalaag zou het ook flink in de kosten kunnen schelen, zeker als je een SAN gebruikt met hoge RAID penalties. Gemiddeld genomen is een PST al snel 5 GB, zeker als er inderdaad niet gearchiveerd wordt en hebben we het dus over €300 tot €500 per gebruiker jaarlijks door replicaties en back-up.
De cloud is dan inderdaad goedkoper maar vraag die dan naar voren komt is of je daarmee nog wel aan de wettelijke eisen voldoet, oplossen van een organisatorisch probleem met techniek is meestal niet echt succesvol. Dus oude kruidendokter begin nu eens gewoon met een goede diagnose van de kwaal in plaats van overal maar je placebo bij te halen.
@Henri, @Ewout Er zijn slechtere vergelijkingen dan met Johan Cruijff vergeleken worden. Ik zou het als een compliment opvatten. JC heeft niet alleen verstand van voetbal maar ook van het tennisspel en zeker van de cloud. Waar heeft hij geen verstand van?
@Louis, dank 🙂 Ewout maakt inderdaad verkapte complimentjes 🙂
Ewout, wat is archiveren van email eigenlijk? Bij GMail is dat het labeltje Inbox van een email verwijderen.
De diagnose is vrij simpel. Als je op een traditionele manier met je email om gaat krijg je uitdagingen zoals deze in het artikel beschreven staan, maar ook hoge kosten en waarschijnlijk nog uitdaging met compliance, daarnaast heb je licentie beheer en nog wat ijzer wat in de lucht gehouden moet worden.
Laten we eerlijk zijn, zoveel moeite doen voor een commodity dat email is…. En als paaltje bij het puntje komt is er wettelijk best veel mogelijk. Er is zelfs geen dwingende noodzaak dat overheden hun email nog zelf moeten doen.
Eigenlijk zijn vreemde overheden (vooral amerikaanse) en de betrouwbaarheid van de leverancier een risico omdat ze bedrijfsgeheimen zouden kunnen doorspelen. Maar buiten dat zie ik echt geen reden waarom je email, archivering et cetera zelf zou moeten doen, zolang je data maar over twee leveranciers verspreid voor het geval van een ramp.
Er zijn nog bedrijven die een email client installeren op een werkplek, dat is ook al zo’n achterhaalde exercitie, PST is evil, als je daar op terug moet vallen ben je echt ver van het pad af.
Wel jammer om te zien dat Fred zich niet in de discussie gemengd heeft.
Ik ben namelijk erg benieuwd wat hij van de vele reacties vindt.
En de vergelijking van Henri en Cruyff heeft natuurlijk ook een negatieve kant. Cruyff wist altijd alles beter en bleef altijd vast houden aan dezelfde strategie namelijk aanvallend voetbal met vleugelspelers en een mee voetballende keeper. Dat heeft hem in het begin succes opgeleverd, maar uiteindelijk ook zijn baan gekost 😉